997 0

Встречаем сезон ежегодных отпусков: расчет и учет отпускных

28.05.11
Для большинства из нас приближающееся лето ассоциируется, прежде всего, с предстоящим отпуском. Однако бухгалтеру отпускная пора приносит массу дополнительных хлопот: нужно начислить отпускные всем настроенным на отпускной лад сотрудникам. О том, что нужно знать бухгалтеру для того, чтобы правильно и без труда рассчитать отпускные и отразить их начисление в учете предприятия, и пойдет речь в этой статье.

Документы статьи

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Закон № 2464 — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.

Список № 1290-1 — Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость работников на работах в которых дает право на ежегодный дополнительный отпуск, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 17.11.97 г. № 1290.

Список № 1290-2 — Список производств, работ, профессий и должностей работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, которая дает право на ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 17.11.97 г. № 1290.

Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 08.02.95 г. № 100.

Порядок № 16 — Порядок применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость работников на работах в которых дает право на ежегодный дополнительный отпуск, утвержденный приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 30.01.98 г. № 16.

Рекомендации № 7 — Рекомендации относительно порядка предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда, утвержденные приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 10.10.97 г. № 7.

 

Согласно ст. 4 Закона об отпусках ежегодные отпуска подразделяются на основные и дополнительные. В свою очередь к ежегодным дополнительным отпускам относятся:

1) дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (ст. 7 Закона об отпусках);

2) дополнительный отпуск за особый характер труда (ст. 8 Закона об отпусках);

3) другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством.

Определившись с тем, какие виды отпусков, предусмотренных действующим законодательством, считаются ежегодными, а значит, относятся к теме сегодняшней статьи, переходим к рассмотрению основных вопросов их предоставления и оплаты.

 

Кто имеет право на ежегодный отпуск

Перечень лиц, имеющих право на ежегодный отпуск, представим в виде таблицы.

 

Вид ежегодного отпуска

Лица, имеющие право на ежегодный отпуск

Ежегодный основной отпуск (ст. 2 Закона об отпусках)

Граждане Украины, иностранные граждане и лица без гражданства, которые работают в Украине и состоят в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями и организациями, а также работают по трудовым договорам у физических лиц*

Ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (ст. 7 Закона об отпусках, п. 3 Порядка № 16)

Работники по Списку № 1290-1.
Работники, профессии и должности которых не предусмотрены в Списке № 1290-1, но которые отдельные периоды рабочего времени выполняют работу на производствах, в цехах, по профессиям и должностям, указанным в нем**

Ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда (ч. 1 — 2 ст. 8 Закона об отпусках)

Работники по Списку № 1290-2 (работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья)

Работники с ненормированным рабочим днем по списку должностей, работ и профессий, определенному коллективным договором***

* Граждане, выполняющие работы (предоставляющие услуги) для предприятий или физических лиц — предпринимателей на основании гражданско-правовых договоров, права на отпуск не имеют. Объясняется это тем, что в таком случае отношения регулируются не трудовым, а гражданским законодательством.

** Работники, которые в результате установления неполного рабочего дня работают в таких условиях меньше половины его продолжительности, установленной для соответствующих производств, профессий, должностей, не имеют права на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (см. письмо Минтруда от 22.03.2010 г. № 49/0/010/80-10 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 40).

*** Согласно п. 2 Рекомендаций № 7 ненормированный рабочий день не применяется для работников, занятых на работе с неполным рабочим днем, следовательно, такие работники не могут претендовать на ежегодный дополнительный отпуск по данному основанию. Работники, которым установлено неполное рабочее время путем уменьшения длительности рабочей недели с одновременным уменьшением длительности рабочего дня, также не пользуются правом на дополнительный отпуск за особый характер труда. В то же время для работников, которые работают на условиях неполной рабочей недели, применение ненормированного рабочего дня возможно, т. е. они вправе претендовать на дополнительный отпуск за особый характер труда
(см. письмо Государственного департамента надзора за соблюдением законодательства о труде Минтруда от 07.05.2002 г. № 010-430 //«Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 40).

 

Следует отметить, что при наличии нескольких оснований для предоставления работнику ежегодного дополнительного отпуска такой работник может воспользоваться только одним из них по своему выбору. Исключение составляют отдельные категории работников в соответствии со Списком № 1290-1 и Списком № 1290-2, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска по нескольким основаниям.

Кроме того, вышеуказанное ограничение не распространяется на дополнительные отпуска, установленные отдельными законодательными актами, возможность предоставления которых предусмотрена абзацем пятым п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона об отпусках (судьям, госслужащим, работникам прокуратуры и т. д.).

 

Продолжительность ежегодных отпусков

Продолжительность ежегодного основного отпуска, предоставляемого работникам за отработанный рабочий год, должна быть не меньше чем 24 календарных дня. При этом продолжительность отработанного рабочего года исчисляется со дня заключения трудового договора.

Отметим, что 24 календарных дня — это минимальная продолжительность основного отпуска за отработанный год, установленная ст. 75 КЗоТ и ст. 6 Закона об отпусках. В то же время отдельные категории работников имеют право на ежегодный основной отпуск большей продолжительности. Более длительные сроки основного отпуска установлены как самим Законом об отпусках, так и другими нормативно-правовыми актами.

Подробнее о том, какие же категории работников имеют право на основной отпуск большей продолжительности, читайте в статье «Ежегодные отпуска и их продолжительность» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 40).

Максимальная продолжительность дополнительных отпусков для работников конкретных производств, цехов, профессий и должностей устанавливается:

— за работу с вредными и тяжелыми условиями труда Списком № 1290-1;

— за работу, которая связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья,Списком № 1290-2.

Конкретная продолжительность дополнительных отпусков устанавливается в коллективном или трудовом договоре: для работников по Списку № 1290-1
в зависимости от результатов аттестации рабочих мест по условиям труда, а для работников по
Списку № 1290-2 — в зависимости от времени занятости работников в вышеуказанных условиях. При этом в расчет времени, дающего право на дополнительный отпуск, засчитываются только те дни, когда работник фактически был занят на работах с вредными и тяжелыми условиями труда или на работах с особым характером труда не менее половины продолжительности рабочего дня.

Ежегодный дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день предоставляется пропорционально времени, отработанному на работе или должности, которая дает право на этот отпуск, и его продолжительность также оговаривается в коллективном договоре. Максимальная продолжительность такого отпуска — 7 календарных дней.

Общая продолжительность ежегодного основного и дополнительного отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 календарных дней (ч. 3 ст. 10 Закона об отпусках).

По общему правилу, установленному ч. 2 ст. 5 Закона об отпусках, праздничные и нерабочие дни, перечень которых установлен ст. 73 КЗоТ, при определении продолжительности ежегодного отпуска не учитываются. То есть, если на период, на который работнику предоставляется ежегодный отпуск (как основной, так и дополнительный), попадают праздничные или нерабочие дни, продолжительность указанных отпусков увеличивается на количество таких дней. В то же время оплата праздничных и нерабочих дней не производится.

 

Порядок предоставления и оформления ежегодных отпусков

Статьей 6 Закона об отпусках предусмотрено, что ежегодный основной отпуск полной продолжительности предоставляется за отработанный рабочий год, исчисление которого начинается со дня заключения трудового договора с работником.

Стаж работы, который дает право на ежегодный отпуск (основной и дополнительный), определяют в соответствии со ст. 82 КЗоТ и ст. 9 Закона об отпусках.

Право работника на ежегодные основной и дополнительный отпуска полной продолжительности в первый год работы наступает после окончания шести месяцев непрерывной работы на данном предприятии.

Вместе с тем в ряде случаев ежегодный отпуск полной продолжительности в первый год работы предоставляется в обязательном порядке до истечения шестимесячного срока. Перечень таких льготных категорий работников установлен чч. 7 — 8 ст. 10 Закона об отпусках.

Если работнику предоставляется отпуск до окончания шестимесячного срока непрерывной работы на предприятии во всех остальных случаях, то продолжительность отпуска определяется пропорционально количеству отработанного времени.

Что касается ежегодного отпуска за второй и следующие годы работы, то отпуск полной продолжительности может быть предоставлен в любое время соответствующего года.

Очередность предоставления работникам отпусков устанавливается графиком, который ежегодно утверждается собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным представителем трудового коллектива.

Конкретный срок предоставления ежегодного отпуска согласовывается между работником и собственником или уполномоченным им органом, который обязан в письменном виде сообщить работнику о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках). Сделать это работодатель может двумя способами: либо путем составления специального уведомления о дате начала отпуска, либо путем ознакомления работника с приказом о предоставлении ему отпуска.

Обратите внимание: в случае, если администрация нарушит это условие, т. е. работник в установленный срок не будет предупрежден о предоставлении ему ежегодного отпуска, он может потребовать перенесения отпуска на другой период. Такое право работникам предоставлено п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках.

Как видим, в общем случае работник не может требовать предоставления ему отпуска в любое время по собственному усмотрению. Работник может обратиться с просьбой предоставить ему отпуск в желаемый срок, однако его конкретная дата должна быть в обязательном порядке согласована с администрацией предприятия.

В то же время существуют категории работников, которым отпуск должен быть предоставлен в любое удобное для них время. Перечень таких лиц приведен в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках.

Ежегодный дополнительный отпуск по желанию работника может быть предоставлен как одновременно с ежегодным основным отпуском, так и отдельно от него (ч. 2 ст. 10 Закона об отпусках). При этом предоставляются такие отпуска работникам, как правило, с таким расчетом, чтобы они были использованы до окончания рабочего года.

Кроме того, по просьбе работника ежегодный отпуск может быть разделен на части любой продолжительности при условии, что основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках).

Процедура оформления отпусков начинается с составления графика предоставления отпусков. Форма такого графика действующим законодательством не установлена, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников предприятия под роспись. При этом его соблюдение является обязательным как для предприятия-работодателя, так и для его работников.

Основанием для предоставления ежегодного отпуска является приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, изданный на основании графика предоставления отпусков. Типовая форма приказа (форма № П-3) утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489. В то же время эта форма носит рекомендательный характер и на практике зачастую применяют упрощенную форму приказа.

На предприятиях, где графики отпусков не составляются, применяется несколько иной порядок оформления отпусков. В соответствии с ним основанием для предоставления отпуска является заявление работника, в котором указывается, с какого числа и на какой срок он хочет пойти в отпуск. Заявление, подписанное руководителем предприятия, является основанием для оформления приказа о предоставлении отпуска.

На практике часто встречаются случаи, когда работнику собственник предприятия отказывает в предоставлении ежегодного отпуска полной продолжительности, предоставляя лишь его часть, например 14 календарных дней.

По этому поводу отметим следующее. В соответствии с ч. 5 ст. 11 Закона об отпусках запрещается:

непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности на протяжении двух лет подряд;

непредоставление их на протяжении рабочего года лицам в возрасте до 18 лет;

непредоставление работникам, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

За нарушение требований законодательства о труде, в том числе за невыполнение вышеуказанных требований, ч. 1 ст. 41 КоАП предусмотрено наложение штрафа на должностных лиц предприятий, учреждений, организаций в размере от 510 до 1700 грн.

Более подробно вопросы предоставления и оформления ежегодных отпусков, а также правила их переноса и разделения на части рассмотрены в статье «Порядок предоставления и оформления ежегодных отпусков» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 40).

 

Общий порядок расчета отпускных

Расчет сумм отпускных работникам за время пребывания в отпуске осуществляется в соответствии с Порядком № 100.

Согласно п. 7 Порядка № 100 начисление выплат за время ежегодного отпуска производится путем деления суммарного заработка за последние перед началом отпуска 12 месяцев или за меньший фактически отработанный период на соответствующее количество календарных дней года или меньшего отработанного периода (за исключением праздничных и нерабочих дней). Полученный результат умножается на число календарных дней отпуска.

Данный расчет можно представить в виде формулы:

О = Д x ЗП : (К - П - В),

где О — сумма отпускных;

Д — количество календарных дней отпуска;

ЗП — сумма заработной платы, начисленной в расчетном периоде;

К — общее количество календарных дней в расчетном периоде (за 12 месяцев — это 365 (в високосном году — 366 календарных дней));

П — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, приходящихся на расчетный период;

В — время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично в расчетном периоде.

Итак, для расчета отпускных необходимо определить расчетный период и количество календарных дней в нем, а также выплаты, начисленные в расчетном периоде и участвующие в расчете средней зарплаты.

Продолжительность расчетного периода определяется в соответствии с положениями п. 2 Порядка № 100 и зависит от стажа работы на данном предприятии.

Так, если работник отработал на предприятии более года, расчетным периодом для определения сумм отпускных будут 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска.

Работнику, проработавшему менее года, средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактически отработанное время, т. е. с первого числа месяца после оформления на работу по первое число месяца, в котором предоставляется отпуск.

Для работников со сдельной оплатой труда в случае отсутствия оперативных данных для расчета заработка за последний месяц расчетного периода его можно заменить другим месяцем, который непосредственно предшествует расчетному периоду (абзац девятый п. 2 Порядка № 100).

При определении продолжительности расчетного периода из общего количества календарных дней (К) исключаются:

1) праздничные и нерабочие дни, установленные ст. 73 КЗоТ (П);

2) время, которое работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично (В) (абзац шестой п. 2 Порядка № 100). Заметим, что на этом основании из расчетного периода исключают:

дни простоя не по вине работника, за которые за работником частично сохранялся заработок;

— время нахождения в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (шестилетнего возраста — согласно медицинскому заключению);

— время нахождения в отпуске без сохранения заработной платы как по ст. 25, так и по ст. 26 КЗоТ (см. консультацию, опубликованную в газете «Праця і зарплата», 2011, № 15, с. 13);

— время, когда работники по не зависящим от них причинам работали в режиме неполной рабочей недели (согласно приказу работодателя по предприятию работники были переведены на работу в условиях неполной рабочей недели в связи с невозможностью обеспечить их работой в течение рабочей недели нормальной продолжительности (ст. 32 КЗоТ)).

Что касается выплат, которые включаются в расчет средней заработной платы (ЗП), то они перечислены в п. 3 Порядка № 100. А вот выплаты, которые в расчет не включаются, приведены в п. 4 Порядка № 100.

В том случае, если работник не по своей вине не имел заработка в расчетном периоде, исчисление средней заработной платы производится исходя из установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада.

При повышении месячных окладов и тарифных ставок (в соответствии с законодательством или по решениям, предусмотренным коллективными договорами) выплаты, которые включают в расчет средней заработной платы и которые начислены до такого повышения, корректируют на коэффициент повышения месячного должностного оклада (тарифной ставки) (п. 10 Порядка № 100).

В рамках этой статьи не будем перечислять выплаты, которые указаны в пп. 3 — 4 Порядка № 100, тем более нашим читателям они хорошо известны (см. статью «Порядок расчета отпускных» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 40). Гораздо важнее на конкретных примерах ознакомиться с порядком включения отдельных выплат и периодов в расчет средней заработной платы.

 

Расчет отпускных — практические ситуации

 

Если в расчетном периоде начислили премию или вознаграждение по итогам работы за год

Согласно п. 3 Порядка № 100 премии за месяц, квартал, полугодие, девять месяцев включают в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату. Другими словами, такие премии включаются в расчет в том месяце, в котором они начислены.

Одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается в средний заработок путем прибавления к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год. При этом рассматриваемые выплаты в расчет отпускных включаются с учетом следующих нюансов:

— для каждого месяца расчетного периода вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет учитывается как 1/12 начисленной суммы, которая прибавляется к заработку такого месяца. То есть одноразовое вознаграждение распределяется не между месяцами того года за работу, в которых она была начислена, а между месяцами расчетного периода, за который производится расчет средней заработной платы;

— в расчет включается только вознаграждение, начисленное в текущем году за предыдущий год. Если вознаграждение по итогам работы за год начисляется в текущем году за текущий год (например, в декабре 2010 года по итогам работы за 2010 год), то, по мнению Минтруда, его нельзя учитывать при расчете отпускных (см. письма Минтруда от 02.03.2007 г. № 696/0/10-07/13 и от 24.06.2008 г. № 411/13/84-08).

Пример 1. Работник принят на работу 13.09.2010 г. С 23.05.2011 г. ему предоставлен отпуск продолжительностью 14 календарных дней. В расчетном периоде работнику начислено вознаграждение в сумме 21000 грн. Кроме того, в январе 2011 года работнику начислена премия по итогам работы за 2010 год в сумме 2100 грн.

В связи с тем, что работник проработал на предприятии менее 12 календарных месяцев, исчисление средней заработной производится за фактическое время работы (с 1-го по 1-е число), предшествующее месяцу предоставления отпуска. Таким образом, в данном случае расчетным периодом будет октябрь 2010 года — апрель 2011 года (7 месяцев).

Вознаграждение по итогам работы за 2010 год включается в расчет средней зарплаты, так как оно начислено в 2011 году (абзац второй п. 3 Порядка № 100).

Учитывая, что расчетный период для исчисления средней заработной платы составляет 7 месяцев, вознаграждение попадет в расчет отпускных в размере 7/12 его суммы:

2100 х 7 : 12 = 1225 (грн.).

Определим количество календарных дней, принимаемых в расчет:

(31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31 + 30) - 4 (1 и 7 января, 8 марта, 24 апреля) = 208 (к. дн.).

Рассчитаем среднедневную заработную плату:

(21000 + 1225) : 208 = 106,85 (грн./дн.).

Сумма отпускных составит:

14 х 106,85 = 1495,90 (грн.).

 

Если в расчетном периоде начислили пособие по временной нетрудоспособностии пособие по беременности и родам

В соответствии с абзацем четвертым п. 3 Порядка № 100 при исчислении средней заработной платы для оплаты периода ежегодного отпуска в расчет включаются выплаты за период, на протяжении которого за работником сохранялся средний заработок и пособие по временной нетрудоспособности. При этом календарные дни, на которые приходится временная нетрудоспособность работника, включаются в общее количество календарных дней расчетного периода. Такого же мнения придерживается и Минтруда (см. письмо от 04.04.2006 г. № 2300/0/14-06/13-15, № 31-18040-02-5/6826).

Пример 2. С 30.05.2011 г. работнику предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня. Работник отработал на данном предприятии более 1 года, поэтому расчетный период для определения суммы отпускных: май 2010 года апрель 2011 года. Сумма заработной платы за расчетный период составила 40886,37 грн. Сумма оплаты больничного листа за период временной нетрудоспособности с 13 по 21 декабря 2010 года составила 1113,63 грн.

Определим количество календарных дней в расчетном периоде, принимаемых в расчет:

365 - 10 = 355 (к. дн.),

где 10 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.

Рассчитаем среднедневную заработную плату:

(40886,37 + 1113,63) : 355 = 118,31 (грн./дн.).

Сумма отпускных составляет:

118,31 х 24 = 2839,44 (грн.).

Пособие по беременности и родам также участвует в расчете средней заработной платы при исчислении сумм отпускных, что подтверждает и Минтруда в письме от 22.06.2006 г. № 4201/0/14-06/13 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 16.

Пример 3. Работнице предприятия по ее просьбе предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня сразу после окончания отпуска по беременности и родам. Отпуск по беременности и родам приходился на период с 13.01.2011 г. по 18.05.2011 г. включительно, а в ежегодный отпуск работница уходит с 19.05.2011 г.

Расчетный период для определения суммы отпускных: май 2010 года апрель 2011 года. Заработная плата за расчетный период составила 20000 грн. Общая сумма пособия по беременности и родам за период с 13.01.2011 г. по 18.05.2011 г. составила 10499,58 грн., в том числе за май 2011 года — 1499,94 грн.

Определим количество календарных дней, принимаемых в расчет:

365 - 10 = 355 (к. дн.),

где 10 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.

Рассчитаем среднедневную заработную плату:

(10499,58 - 1499,94 + 20000) : 355 = 81,69 (грн./дн.).

Сумма отпускных составляет:

81,69 x 24 = 1960,56 (грн.).

 

Если в расчетном периоде начислили отпускные за предыдущий отпуск и материальную помощь

Отпускные, начисленные работнику за время нахождения в предыдущем ежегодном отпуске, участвуют в расчете средней заработной платы для оплаты периода ежегодного отпуска на основании абзаца четвертого п. 3 Порядка № 100.

Что касается материальной помощи к отпуску, то ее сумма не включается в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных (п.п. «б» п. 4 Порядка № 100). Причем материальная помощь не учитывается при исчислении средней заработной платы для оплаты отпусков независимо от того, является она разовой или нет, предоставлена она одному или всем (большинству) сотрудников (см. письмо Минтруда от 13.12.2005 г. № 694/13/84-05 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 56).

Кроме того, на основании п.п. «б» п.п. 4 Порядка № 100 не учитываются при расчете средней заработной платы для оплаты ежегодных отпусков другие одноразовые выплаты, например: компенсация за неиспользованный отпуск, помощь работникам, выходящим на пенсию, выходное пособие и др.

Пример 4. Работнику предприятия предоставляется ежегодный отпуск с 30.05.2011 г. продолжительностью 24 календарных дня. В расчетном периоде (май 2010 года апрель 2011 года) ему были начислены следующие выплаты:

заработная плата 19772,73 грн.;

отпускные (отпуск с 6 по 29 июля 2010 года включительно) 1329,36 грн.;

материальная помощь на оздоровление к отпуску 500 грн.

Определим количество календарных дней в расчетном периоде, принимаемых в расчет:

365 - 10 = 355 (к. дн.).

Рассчитаем среднедневную заработную плату:

(19772,73 + 1329,36) : 355 = 59,44 (грн./дн.).

Сумма отпускных составляет:

59,44 x 24 = 1426,56 (грн.).

 

Если в расчетном периоде работник работал на условиях неполного рабочего времени

Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет за собой каких-либо ограничений объема трудовых прав работников, в том числе они имеют право на ежегодный основной отпуск полной продолжительности, а расчет отпускных производится в общем порядке. Такой вывод прямо следует из положений ч. 3 ст. 56 КЗоТ.

При этом, если работник работал в режиме неполной рабочей недели по не зависящим от него причинам, т. е. по инициативе работодателя (ст. 32 КЗоТ), то количество рабочих дней, на протяжении которых он не работал, исключается из расчета средней заработной платы для выплаты отпускных (см. письмо Минтруда от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 42).

При расчете средней заработной платы для оплаты отпуска работника, который работает на условиях неполной рабочей недели в соответствии со ст. 56 КЗоТ, дни, в течение которых он не работал, не исключаются.

Пример 5. Работница предприятия идет в отпуск с 16.05.2011 г. на 24 календарных дня. Расчетным периодом для определения суммы отпускных является май 2010 года апрель 2011 года. С мая 2010 года по февраль 2011 года включительно сотрудница работала в режиме полной рабочей недели. С марта 2011 года по желанию работницы она была переведена в режим неполной рабочей недели (3 дня в неделю). Заработная плата с мая 2010 года по февраль 2011 года составляла 3000 грн. в месяц, с марта по апрель 2011 года 1800 грн.

Рассчитаем количество календарных дней, принимаемых в расчет:

365 - 10 = 355 (к. дн.).

Определим среднедневную заработную плату:

(3000 x 10 + 1800 x 2) : 355 = 94,65 (грн./дн.).

Сумма отпускных составляет:

94,65 x 24 = 2271,60 (грн.).

Пример 6. Работник предприятия идет в ежегодный основной отпуск с 23.05.2011 г. на 24 календарных дня. Расчетным периодом является май 2010 года апрель 2011 года. Режим работы указанного сотрудника в течение расчетного периода был таков:

май сентябрь 2010 года включительно полная рабочая пятидневная неделя;

с октября 2010 года по январь 2011 года работники предприятия были переведены на неполную рабочую неделю (3 дня в неделю: понедельник — среда) в связи с изменениями в организации производства и труда, о чем они были уведомлены за два месяца;

— февраль апрель 2011 года полная рабочая пятидневная неделя.

Сумма заработной платы за расчетный период составила 20006 грн.

Рассчитаем среднюю заработную плату для определения суммы отпускных.

Количество календарных дней в расчетном периоде составит:

365 - 10 - 34 = 321 (к. дн.),

где 10 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период;

34 — количество рабочих дней, в течение которых работник не работал с октября 2010 года по январь 2011 года в связи с изменениями в организации производства и труда предприятия.

Средняя заработная плата составит:

20006 : 321 = 62,32 (грн.).

Сумма отпускных составит:

62,32 x 24 = 1495,68 (грн.).

 

Если в расчетном периоде был простой

В соответствии с абзацем шестым п. 2 Порядка № 100 из расчетного периода исключается время, которое работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично. На этом основании из общего количества дней расчетного периода исключаются дни простоя по вине предприятия, которые оплачиваются согласно нормам ст. 113 КЗоТ в размере не ниже 2/3 установленной работнику тарифной ставки (оклада). Такой вывод подтверждает и Минтруда письмами от 20.12.2007 г. № 929/13/84-07 и от 24.04.2009 г. № 247/13/8409 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 65.

Не исключается из расчетного периода время простоя не по вине работника, если за время простоя за ним сохранялся средний заработок.

Время простоя, произошедшего по вине работника, не оплачивается и из расчетного периода, за который производится расчет средней заработной платы для определения суммы отпускных, не исключается.

Пример 7. Работник уходит в ежегодный отпуск с 16.05.2011 г. продолжительностью 24 календарных дня. С 01.02.2011 г. по 28.02.2011 г. работник не работал в связи с простоем предприятия, возникшим не по его вине. Оплата за время простоя производилась в размере 2/3 оклада работника. Расчетным периодом для определения суммы отпускных является май 2010 года апрель 2011 года. Заработная плата, начисленная в расчетном периоде, — 58333,33 грн., в том числе за период с 01.02.2011 г. по 28.02.2011 г. 3333,33 грн.

Определим количество календарных дней, принимаемых в расчет:

365 - 10 - 28 = 327 (к. дн.).

Среднедневная заработная плата составляет:

(58333,33 - 3333,33) : 327 = 168,20 (грн.).

Рассчитаем сумму отпускных:

168,20 х 24 = 4036,80 (грн.).

Пример 8. Работник уходит в ежегодный отпуск с 23.05.2011 г. продолжительностью 24 календарных дня. С 01.02.2011 г. по 04.02.2011 г. работник не работал в связи с простоем по его вине. Расчетным периодом для определения суммы отпускных является май 2010 года апрель 2011 года. Заработная плата, начисленная в расчетном периоде, 45500,00 грн.

Так как простой произошел по вине работника, то дни такого простоя из расчетного периода для расчета средней заработной платы не исключаются.

Количество календарных дней, принимаемых в расчет:

365 - 10 = 355 (к. дн.).

Среднедневная заработная плата:

45500 : 355 = 128,17 (грн.).

Сумма отпускных:

128,17 х 24 = 3076,08 (грн.).

 

Если на расчетный период приходится время нахождения в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста

На основании упомянутого ранее абзаца шестого п. 2 Порядка № 100 период, в течение которого работница находилась в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, не включается в расчетный период для определения суммы отпускных.

Пример 9. Работница предприятия 04.05.2011 г. вышла на работу после окончания отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. С 23.05.2011 г. работнице предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 14 календарных дней, не использованный ею до ухода в отпуск по уходу за ребенком. Размер месячного оклада работницы 2200 грн.

В данном случае работница не имела ни одного полностью отработанного месяца в расчетном периоде. В связи с этим согласно абзацу третьему п. 4 Порядка № 100 расчет средней зарплаты производится исходя из установленной в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада. Причем в соответствии с письмом Минтруда от 22.12.2005 г. № 717/018/84-05 в расчет принимается тарифная ставка (должностной оклад), установленная на день ухода в ежегодный отпуск.

Среднедневная заработная плата:

(2200 x 12) : (365 - 10) = 74,37 (грн./дн.).

Определим сумму отпускных:

74,37 x 14 = 1041,18 (грн.).

Иная ситуация складывается в случае, если женщина, находящаяся в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, одновременно работает на предприятии на условиях неполного рабочего времени (неполного рабочего дня или неполной рабочей недели). Расчет отпускных за время отпуска в такой ситуации будет осуществляться в общем порядке исходя из заработной платы, начисленной работнице за расчетный период, и количества календарных дней в расчетном периоде (естественно, без учета суммы пособия, выплачиваемого органами труда и социальной защиты населения).

 

Налоговый и бухгалтерский учет отпускных

Описание порядка налогообложения отпускных начнем с обложения указанных выплат налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ).

НДФЛ. Для целей обложения НДФЛ отпускные являются заработной платой с соответствующим налогообложением. В связи с этим:

во-первых, сумма отпускных в составе заработной платы облагается НДФЛ по ставке, установленной п. 167.1 НКУ (к сумме дохода, не превышающей 9410 грн., применяется ставка 15 %, а сумма превышения облагается по ставке 17 %);

во-вторых, сумма отпускных учитывается при определении предельного размера дохода, дающего право на получение налоговой социальной льготы (далее — НСЛ). Напомним, что размер дохода, при котором лицо имеет право на НСЛ, в 2011 году составляет 1320 грн., а для одного из родителей, содержащего двоих и более детей в возрасте до 18 лет, — 1320 грн. х количество детей, на которых предоставляется льгота;

в-третьих, объект обложения НДФЛ при начислении отпускных уменьшается на сумму удержанного с них единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование и НСЛ (при наличии права на нее).

При этом обращаем внимание: для целей применения ставок НДФЛ, а также при определении предельного размера дохода, дающего право на применение НСЛ, «переходящие» отпускные относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления. Это следует из положений абзаца третьего п.п. 169.4.1 НКУ.

Единый взнос на общеобязательное социальное страхование. Отпускные относятся в состав дополнительной заработной платы предприятия и включаются в базу обложения единым взносом на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ) на основании п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона № 2464.

Начисление ЕСВ осуществляется в пределах максимальной величины базы начисления единого взноса (ч. 3 ст. 7 и п. 4 ч. 1 ст. 1 Закона № 2464, п. 3.15 Инструкции № 21-5). При этом с сумм отпускных, приходящихся на период более одного месяца, ЕСВ начисляется и удерживается с учетом правил, установленных п.п. 4.3.2 Инструкции № 21-5. В соответствии с ними максимальная величина, с которой уплачивается ЕСВ, при начислении отпускных применяется отдельно за каждый месяц.

То есть для целей сравнения с максимальной величиной базы суммы отпускных необходимо распределить по периодам, к которым они относятся. Выплаты за каждый месяц (с учетом начисленной заработной платы за отработанные в этих месяцах дни) отдельно сравниваются с максимальной величиной базы начисления ЕСВ, действовавшей в периоде, за который осуществляется начисление отпускных.

Напомним, что в 2011 году максимальная величина базы для начисления ЕСВ равна пятнадцати размерам прожиточного минимума для трудоспособных лиц и составляет: в январе — марте — 14115,00 грн., в апреле — сентябре — 14400,00 грн., в октябре — ноябре — 14775,00 грн., в декабре — 15060,00 грн.

Сроки уплаты НДФЛ и ЕСВ с сумм отпускных представим в виде таблицы.

 

Вид выплаты

НДФЛ

ЕСВ

начисления

удержания

При получении денежных средств на выплату отпускных (перечисление отпускных)
с банковского счета

За дни отпуска, приходящиеся на отчетный месяц

Одновременно с получением денежных средств в банке (перечислением денежных средств с банковского счета)
(п.п. 168.1.2 НКУ)

Одновременно с получением денежных средств в банке (абзац второй ч. 8 ст. 9 Закона № 2464)

Не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем (абзац первый ч. 8 ст. 9 Закона № 2464)

За дни отпуска, приходящиеся на следующий месяц

Не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем начисления отпускных (абзац первый ч. 8 ст. 9 Закона № 2464)

При выплате отпускных из выручки

За дни отпуска, приходящиеся на отчетный месяц

В течение банковского дня, следующего за днем выплаты
(п.п. 168.1.4 НКУ)

В день выплаты отпускных (абзац второй ч. 8 ст. 9 Закона № 2464)

Не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем (абзац первый ч. 8 ст. 9 Закона № 2464)

За дни отпуска, приходящиеся на следующий месяц

Не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем начисления отпускных (абзац первый ч. 8 ст. 9 Закона № 2464)

 

Налог на прибыль. Как было указано ранее, суммы отпускных включаются в фонд оплаты труда в составе фонда дополнительной заработной платы на основании п.п. 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5. Таким образом, такие выплаты попадают в состав расходов предприятия в соответствии с п. 142.1 и пп. 138.10.1138.10.3 НКУ.

В свою очередь, суммы ЕСВ, начисленного на выплаты за время нахождения в отпуске, отражаются в составе расходов в соответствии с п. 143.1 и п.п. 138.10.4 НКУ.

Бухгалтерский учет. Начисление отпускных отражается по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате» в корреспонденции с дебетом субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков».

Выплата суммы заработной платы за все время отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала (ст. 21 Закона об отпусках). При этом из разъяснений Минтруда, приведенных в письме от 26.06.2009 г. № 155/13/116-09 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 66), следует, что в данном случае имеются в виду календарные дни. То есть работодатель обязан выплатить работнику всю сумму отпускных за три календарных дня до начала отпуска (между днем выплаты отпускных и первым днем отпуска должно пройти три календарных дня).

А теперь порядок отражения переходящих отпускных в бухгалтерском и налоговом учете рассмотрим на примере.

Пример 10. Работница отдела сбыта принята на работу 15.01.2007 г. В апреле 2011 года она написала заявление о предоставлении ей ежегодного отпуска с 16.05.2011 г. Работница является инвалидом III группы, поэтому продолжительность ее ежегодного отпуска составляет 26 календарных дней.

Таким образом, период нахождения работницы в отпуске: с 16.05.2011 г. по 10.06.2011 г. (включительно). К работе следует приступить 14.06.2011 г. (в воскресенье 12.06.2011 г. Троица, а значит, понедельник 13.06.2011 г. является выходным днем).

В течение расчетного периода (май 2010 года — апрель 2011 года) работница получила доход, состоящий из:

основной заработной платы 26300 грн.;

отпускных за время предыдущего ежегодного основного отпуска 2954,54 грн.;

материальной помощи 700 грн.;

пособия по временной нетрудоспособности — 538,26 грн.;

— премии за I квартал 2011 года 300 грн.;

вознаграждения по итогам работы за 2010 год (начислено в январе 2011 года) — 1200 грн.;

оплаты времени нахождения в командировке 850,26 грн.

Кроме того, с 08.09.2010 г. по 22.09.2010 г. работнице был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 15 календарных дней.

Оклад работницы в мае июне 2011 года составлял 2400 грн. Заработная плата за отработанные дни мая — 884,21 грн. Заработная плата за отработанные дни в июне после возвращения из отпуска — 1440,00 грн. Заработная плата за май и сумма отпускных перечислены на карточный счет работницы 12.05.2011 г.

Предприятие относится к 23 классу профессионального риска, которому соответствует ставка ЕСВ в размере 37,26 %.

Расчет средней заработной платы для выплаты отпускных по условию примера приведем в виде таблицы.

 


строки

Показатель

Значение

1

2

3

1

Количество календарных дней в расчетном периоде, дн.

365

2

Количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период, дн.

10

3

Продолжительность расчетного периода, учитываемая при расчете отпускных, дн. (365 - 10 - 15*)

340

* Из расчетного периода исключается время, которое работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок, в том числе время нахождения в отпуске за свой счет.

4

Суммарный заработок за расчетный период, учитываемый при расчете средней заработной платы для выплаты отпускных, грн.: (26300 + 2954,54 + 538,26 + 300 + 1200 + 850,26)*

32143,06

* Сумма материальной помощи не включается в расчет средней заработной платы при исчислении отпускных согласно п.п. «б» п. 4 Порядка № 100.

5

Средняя заработная плата для расчета отпускных, грн./дн.: (32143,06 : 340)

94,54

6

Сумма отпускных, грн.: (94,54 х 26), в том числе за дни отпуска:

2458,04

— приходящиеся на май 2011 года, грн. (94,54 х 16)

1512,64

— приходящиеся на июнь 2011 года, грн. (94,54 х 10)

945,40

7

Налогооблагаемый доход работницы за май, грн. (1512,64 + 884,21)

2396,85

8

Налогооблагаемый доход работницы за июнь, грн. (1440 + 945,40)

2385,40

 

Операция по начислению и выплате отпускных отразится в бухгалтерском и налоговом учете предприятия следующим образом*:

* Заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц (ст. 115 КЗоТ), однако для упрощения примера проводки по выплате аванса не приводятся.

 

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерский учет

Сумма,
грн.

Расходы

дебет

кредит

1

2

3

4

5

6

12 мая (день выплаты отпускных и заработной платы за май 2011 года)

1

На картсчет работницы перечислены:

— отпускные (2458,04 - 88,49 - 355,43)

661

311

2014,12

— заработная плата за май 2011 года (884,21 - 31,83 - 127,86)

661

311

724,52

2

Перечислены НДФЛ и ЕСВ с суммы заработной платы за май и всей суммы отпускных:

— НДФЛ (355,43 + 127,86)

641/НДФЛ

311

483,29

— ЕСВ (915,87 + 329,46 + 88,49* + 31,83*)

657

311

1365,65

* Обращаем внимание: Инструкция № 21-5 не содержит требований об обязательной уплате ЕСВ в части удержаний при каждой выплате дохода, однако для удобства большинство бухгалтеров предпочитают перечислять как начисленную, так и удержанную сумму единого взноса одновременно.

31 мая (день начисления заработной платы за май 2011 года)

3

Начислена сумма отпускных за май 2011 года

471

661

1512,64

1512,64

4

Начислена заработная плата за май 2011 года

93

661

884,21

884,21

5

Начислен ЕСВ на сумму:

— заработной платы за май 2011 года (884,21 х 37,26 : 100)

93

657

329,46

329,46

— отпускных за май 2011 года (1512,64 х 37,26 : 100)

471

657

563,61

563,61

6

Произведены удержания из суммы заработной платы и отпускных за май 2011 года:

— ЕСВ (2396,85 х 3,6 : 100)

661

657

86,29

— НДФЛ ((2396,85 - 86,29) х 15 : 100)

661

641/НДФЛ

346,58

30 июня (день начисления заработной платы за июнь 2011 года)

7

Начислена сумма отпускных за июнь 2011 года

471

661

945,40

945,40

8

Начислена заработная плата за июнь 2011 года

93

661

1440,00

1440,00

9

Начислен ЕСВ на сумму:

— заработной платы за июнь 2011 года (1440,00 х 37,26 : 100)

93

657

536,54

536,54

— отпускных за июнь 2011 года (945,40 х 37,26 : 100)

471

657

352,26

352,26

10

Произведены удержания из суммы заработной платы и отпускных за июнь 2011 года:

— ЕСВ (2385,40 х 3,6 : 100)

661

657

85,87

— НДФЛ ((2385,40 - 85,87) х 15 : 100)

661

641/НДФЛ

344,93

7 июля (день выплаты заработной платы за июнь 2011 года)

11

Перечислены НДФЛ и ЕСВ с суммы заработной платы за июнь 2011 года:

— НДФЛ ((1440 - 51,84) х 15 : 100)

641/НДФЛ

311

208,22

— ЕСВ (536,54 + 51,84)

657

311

588,38

12

Заработная плата за июнь 2011 года перечислена на картсчет работницы
(1440 - 51,84 - 208,22)

661

311

1179,94

 

На этом мы заканчиваем рассмотрение вопросов, связанных с предоставлением отпусков. Уверены, что с помощью этой статьи вы сможете правильно рассчитать и своевременно выплатить отпускные работникам своего предприятия, а также отразить их сумму в налоговом и бухгалтерском учете. 



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (0)