Деловодство

[Wolf]

Сюда предлагаю добавлять все что касается документов и документооборота

Добавлено (16.04.2012, 06:20)
---------------------------------------------
Приспособление для сшивания документов
http://vse-sam.ru/2006/07/09/prisposopl ... ml#comment
может у кого-то есть размеры или чертеж подобного приспособления?

[QWERTY_ubr]

может у кого-то есть размеры или чертеж подобного приспособления?

У нас станок минулого століття власноручного виробництва)) Головний розмір формат А4 який Ви будет зшивати )))
а можа і тут купити http://www.paperdrill.ru/

[на_та]

Установлены новые сроки хранения документов!

Утвержден новый Перечень типовых документов, которые создаются во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков их хранения.
Перечень является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми организациями при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и длительное (более 10 лет) хранение (архивное хранение) или для уничтожения.
Перечень может использоваться также физлицами - предпринимателями.
Документ включает типовые документы, которые создаются во время документирования однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых органами государственной власти и местного самоуправления, другими учреждениями, предприятиями и организациями независимо от функционально целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также документацию, которая создается в результате производственной и научно-технической деятельности организаций.
В Перечень также включены отдельные виды документов нетипового характера.
Со вступлением в силу с 01.01.13 г. нового Перечня, утрачивает силу Перечень типовых документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 (размещен на нашем сайте в Справочнике бухгалтера «Справочная информация»).

Приказ Министерства юстиции Украины от 12.04.12 г. № 578/5 вступит в силу с 01.01.13 г.

[KOTIK]

А в Украине кто-то приобретал такой станок уже? И где? И почем?
У нас тоже станок ручной работы..... А шьем почти каждый божий день (имею ввиду всю организацию)

[Wolf]

У нас станок минулого століття власноручного виробництва)) Головний розмір формат А4 який Ви будет зшивати )))
а можа і тут купити http://www.paperdrill.ru/

понятно шо а4,я имею ввиду "алгоритм создания" по типу очумелых ручек - берем столько то фанеры, ГМО и т.д. и т.п. и схема с размерами,не поймите меня правильно(как говорят где?-правильно в Одессе-маме)

[nechivan]

Порядок хранения первичных бухгалтерских документов
Государственная архивная служба Украины в письме от 13.09.2012 г. № 01.2/2855 напомнила, что согласно действующему Перечню типовых документов и сроков их хранения* срок хранения первичных бухгалтерских документов временного хранения составляет 3 года (при условии завершения налоговой проверки). В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам такие документы хранятся до принятия окончательного решения.
* Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главархива от 20.07.98 г. № 41.
В новой версии Перечня**, которая вступит в силу с 01.01.2013 г., предусмотрен такой же трехгодичный срок хранения первичных бухгалтерских документов временного хранения, за исключением документов, содержащих информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, которые хранятся 5 лет.
** Перечень типовых документов, которые создаются в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.
Сроки хранения начинают исчисляться с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством.
Порядок работы с документами — от их создания в делопроизводстве до передачи на архивное хранение — устанавливают Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденные приказом Госкомархива от 16.03.2001 г. № 16.
В соответствии с п. 4.5 данных Правил отбор документов, сроки хранения которых истекли, и составление акта об изъятии этих документов для уничтожения осуществляются после сведения описей дел предприятия за соответствующий период. Сводные описи и акт рассматриваются экспертной комиссией предприятия одновременно. Одобренные комиссией описи дел, акты об изъятии для уничтожения документов вместе представляются на рассмотрение экспертно-проверяющей комиссии (ЭПК) соответствующего государственного архива. Одобренные ЭПК описи дел постоянного хранения, а также согласованные ею описи дел по личному составу и акты об изъятии для уничтожения документов утверждаются руководителем предприятия, после чего предприятие-фондосоздатель имеет право уничтожать документы.
(Письмо Государственной архивной службы Украины «О сроках хранения первичных бухгалтерских документов временного хранения предприятий» от 13.09.2012 г. № 01.2/2855)

[yaoleg]

Решил разместить ссылку на инструкцию по делопроизводству ПКМУ від 30 листопада 2011 р. N 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"

[yaoleg]

У зв'язку із набранням чинності нового "Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів" затвердженого наказом Мінюсту від 12.04.2012 №578/5 всі установи та організації повинні на 2013 рік розробити нову номенклатуру справ - із новими строками зберігання!!! 

А також, змінилися строки зберігання кадрових наказів та їх класифікація!

[EVGENIY]

Катя6888, ловите

[yaoleg]

Стаття про те, як правильно складати пояснювальні записки.

[Ksyusha]

Скажите, может кто знает со ссылкой на нормативные источники, обязательно ли писать заявления  (приём на работу/увольнение) от руки, нельзя эти шаблоны распечатать, а люди уже ставят дату и подпись ?

[nechivan]

Ksyusha, вопрос однозначно спорный, почитайте ссылка ветки форума, может и примите решение. Мое личное мнение - заявление должно быть НАПИСАНО, а вот шаблон для образца можно и напечатать, дабы пишущий не уточнял у вас что именно написано в нем.

[Ksyusha]

заявление должно быть НАПИСАНО

да, но бывают ситуации когда человек не может (физически) написать много букв (после операции) и ему приносят напечатанный, а он только подписывает. У меня была такая ситуация, но на предприятии потребовали письменноручно переписать, а он был не в силах и это привело к очень неприятным последствиям для него. Так что я придерживаюсь мнения, что можно и напечатать, но хочу подтвердить это НПА

[economist102]

Ksyusha,  Знайшов!!! Наказ Державного комітету з питань технічного регулювання та споживчої політики №55 від 07.04.2003. Щоб довго не шукали:
7 ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ, ЩО ЇХ ВИГОТОВЛЯЮТЬ ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВ

7.1 Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки. Подані у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12 - 14 друкарських пунктів.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом. Саме дозволено, а не обов'язково!

[Ksyusha]

дозволено оформлювати рукописним способом. Саме дозволено, а не обов'язково!

что и следовало доказать ! Просто жизненные случаи бывают разные.

[nechivan]

Ksyusha, сегодня ознакомился с инструкцией по деловодству (хотя надо было ещё год назад это сделать ):
"17.Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів,здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом."

Инструкция сделана на основании Типової інструкції з діловодства у центральнихорганах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України 
від 30.11.2011 № 1242.

[Ksyusha]

дозволяється оформлювати рукописним способом

т.е. чёткого указания нет, что только рукописно и точка

[nechivan]

Ksyusha, согласен на все 100%.

[yaoleg]

Якщо організація налічує до 20 чоловік, то можна заяви від руки. Але якщо велика організація, тоді розробляються так звані трафаретні бланки на яких від руки працівники заповнюють заяви, службові записки і т.д., бо поки кожному поясниш, що і як правильно писати...

[Котёнок05]

Добрий день!  у нас в архіві знаходяться документи ще з 2000 року. як я розумію, їх потрібно списати, але незнаю як правильно це зробити. допоможіть, можливо  в когось була така ситуація. Номенклатура справ до архіву в нас є лише з 2011 року.

[yaoleg]

Котёнок05, постійні документи потрібно здати Держархів, а у Вас залишаться описи тих справ, які Ви передасте на зберігання. Всі інші справи згідно актів про знищення, які погоджуються в Держархіві знищуєте(спалювання або здаєте на макулатуру). Ну і звісно залишаються особові справи працівників та деякі накази, які повинні зберігатися 75 років з моменту звільнення працівника
P.S. У першу чергу зверніться в архівний відділ свого району, там вам допоможуть!

[Котёнок05]

Дякую, дуже доомогли.

[Радистка_Кэт]

Документы сдаются в архив только ликвидированных организаций, либо на коммерческой основе. А так - архивируются и вместе с описями хранятся в организации

[yaoleg]

Радистка_Кэт, Вы не правы, мы в 2012 сдали в архив документы за 6 лет, но можно было оставить на 5 лет у себя в организации, а на 6-й год эти документы должны передаватся в областной архив. В организации остаются только некоторые документы. А сдавать в архив документы нужно не реже чем каждые 2-3 года, не зависимо от того были изменения в структуре организации или нет!

P.S. имхо, чем больше лет Вы не сдавали документы в архив, тем сложнее их потом будет сдавать! Есть случаи, когда пытаются сдать архив с 60-х годов прошлого столетия... документов нет... и вообще ооочень трудно их восстановить. Лучше сдавать каждые несколько лет и не парится, тем более не так это и сложно если по чуть-чуть

[Радистка_Кэт]

Не принимают документы в архив, если не было ликвидации.
 
Я пробовала. Мало того, у меня была реорганизация. Но, поскольку есть правонаступнык, - не приняли. За деньги - да, можно.

[yaoleg]

Радистка_Кэт, у нас приняли без проблем, а вообще сказали что можно было эти документы у себя на предприятии хранить еще 5 лет

P.S. денег никому не платили, все сделали наши сотрудники!

[Радистка_Кэт]

А по тем документам,что вы сдали, код  ЕГРПОУ тот же?

[Котёнок05]

Добрый день!помогите разобраться,  организация была структурным подразделением УПСЗН, теперь терцентр отделился и стал самостоятельным юридическим лицом. В районном архиве не знают что с нами делать, так как под одним кодом получилось  две организации. то есть ведомости по зарплате УПСЗН уже сданы в архив, а терцентра-нет . При сдаче наших документов  получается дублирование (тот же код ЕДРПОУ а люди другие). Подскажите как поступить, у меня уже папки в архиве не помещаются, просто складывать у себя в архиве? заранее спасибо.

[Радистка_Кэт]

У вас не может быть тот же код ЕГРПОУ, что и у УПСЗН. Если вы были сознады как новое юрлицо, то код у вас должен быть новый

[yaoleg]

Радистка_Кэт, у нас действительно была реорганизация, но сказали через три года нужно снова сдавать документы в архив.