Номенклатура справ

[Hryhoryshyna]

Якщо у 2016 році затвердили нову номенклатуру справ,  потрібно змінювати індекс справ на минулорічних документах?

[yaoleg]

Номенклатура справ затверджується у грудні, а не у січні із погодженням держархіву(районного архіву) один раз на п'ять років. Індекс справ може відрізнятися на перехідних справах, тому на обкладинках маєте написати новий індекс справи і рік.

[Hryhoryshyna]

Чи можна вважати первинні бухгалтерські документи перехідними справами?

[Радистка_Кэт]

Они не постоянного хранения. Создавались при старой номенклатуре. Новую вы ввели в действие сейчас.
Если вы не реорганизируетесь - не нужно менять индекс

[yaoleg]

Перехідні справи в основному книги та журнали, особові справи, закони, накази та інструктивний матеріал.  Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом усього терміну їх вирішення під одним індексом. Зауважте, що не окремі документи є перехідними, а вся номенклатурна справа.
До теми "Упорядкування документації підприємства"

[mamochka]

а мені розкажіть, будь ласка, якщо один наказ мені підходить по змісту до двох справ по номенклатурі, то в одну підшивати оригінал, а в іншу копію?

[yaoleg]

Оригінал наказу в установі може бути лише один екземпляр, а копій можете виготовити скільки Вам потрібно.