Приклад обліку продуктів харчування.

[VOV]

Хочу показати приклад обліку продуктів харчування відділом освіти за допомогою механізму обліку активів програми РБюджет, яку було спеціально адаптовано для обліку продуктів користування (додано необхідні документи та добавлено певний функціонал для зручності). (Всі бажаючі можуть завантажити програму і спробувати)
Місцевий відділ освіти обліковує продукти харчування у розрізі кількох десятків ЗОШ та ДНЗ. Для зручності ведення обліку замість матерально-відповідальних осіб в довідник особового складу були внесені назви цих установ.
Подивимося які дії потрібно виконати для того щоб занести рух продуктів харчування по одній із шкіл протягом одного місяця.
На початку (якщо дані вносяться вперше) потрібно занести залишки на початок.
У школі на початок місяця були залишки продуктів по 4 позиціях:

Для внесення залишків вибираємо дату більш ранню ніж початок місяця (автоматично пропонується дата попередня початковій даті місяця). За цією датою ці залишки будуть обліковуватися і далі поки не використаються. Так як дата придбання даних продуктів невідома, приймаємо дату за замовчуванням. Під час внесення даних можна добавляти нові дані у довідник активів, для чого тут же є відповідна кнопка. Ціна ставиться така як в накладній, якщо при розрахунку суми значення відрізняється від реального то виправляємо вручну. Якщо ціни немає, то слід розрахувати орієнтовно, вона допоможе при частковому списанні продуктів.
Після занесення залишків починаємо вносити надходження та витрачання продуктів.
Якщо ведеться облік в модулі бухгалтерського обліку. Є можливість автоматично занести внесені в ньому накладні з загальними сумами та аналітичною інформацією, і залишиться лише занести до них список продуктів. Також якщо використовується облік договорів і в ньому вже є перенесені накладні то є можливість автоматично заповнити і специфакацію цієї накладної для експорту в ЄДату.
В нашому прикладі вносимо все вручну. Створюємо надходження згідно накладної:

Вводимо номер накладної, дату та дебет-кредит проведення, аналітичні дані. За цими даними програма буде визначати проведення на списання та формувати супутні документи. Справа від номера документа є список який формується із внесених накладних у модуль обліку договорів. Якщо вибрати якусь накладну то відбудеться синхронізація з нею, тобто при збереженні надходження, внесені тут дані автоматично запишуться також у специфікацію накладної. Наприклад:

Таким чином заносимо всі накладні по яких було куплено продукти протягом місяця. В даному випадку 6 накладних:

Подібним чином вносимо витрачання продуктів по днях:

Є можливість вибрати витрати на харчування або списання залишків продуктів які не йтимуть у відомість витрачання але зніматимуться із залишку.
Механізм списання розроблявся для максимальної наглядності процесу. При створенні документу списання по певній матеріально відповідальній особі ми бачимо в колонці «Залишок ДО» наявний залишок продуктів. Проставляючи в колонці списання кількість, програма автоматично ставить суму (яку можна коригувати) а також розраховує залишок який залишиться після списання «Залишок ПІСЛЯ», а також визначає дебетовий рахунок для експорту проведення списання у бухгалтерський облік (у деяких випадках програмі може не вистачити даних для визначення дебетового рахунку, тоді можна відкоригувати вручну). Таким чином програма пам’ятатиме які продукти куплено із загального фонду а які із спеціального і правильно їх спише, незважаючи на те що вони вносяться у один документ на списання. Також можна помітити що програма відображає продукти куплені по різних накладних (в тому числі з різною ціною) в різних рядках, допомагаючи правильно списувати залишок кожного продукту не відволікаючись на вираховування середньої ціни для вірного відображення суми, все робиться автоматично.
Використання такого механізму списання дозволяє візуально списувати наявні залишки і не списати (випадково) більше ніж є (при виявленні мінусового залишку кількості чи суми програма попередить і запропонує виправити помилку). При списанні всієї кількості продукту, програма автоматично списує весь залишок суми, незважаючи на значення ціни, що дозволяє контролювати відсутність залишків вартості без кількості.
Таким чином вносимо 14 документів списання що відповідає дням харчування у школі:

[VOV]

Тепер можемо сформувати документи, які відобразять введену інформацію:

1. Накопичувальна відомість надходження продуктів харчування:

2. Накопичувальна відомість витрачання продуктів харчування:

3. Оборотна відомість за місяць по рахунку в розрізі МВО:

4. Звіт про витрати по МВО в розрізі рахунків:

5. Реєстр надходжень по МВО в розрізі рахунків:

Крім цього є можливість обліковувати продукти через склад, тобто оприбутковувати продукти по накладних на одну МВО (по ній буде формуватися Відомість надходження продуктів харчування), потім від цієї МВО роздавати іншим МВО, які будуть списувати продукти як витрачання (по ним будуть формуватися відомості витрачання продуктів харчування). Механізм передачі подібний до механізму списання, бачимо наявний залишок і передаємо необхідну кількість іншій МВО:

За таким зразком як було показано з продуктами харчування можна обліковувати активи по будь яких рахунках а також проводити інвентаризацію залишків, нараховувати амортизацію та контролювати поточні залишки в реальному часі.
В планах добавити нові функції і документи для вирішення більш конкретних завдань обліку продуктів у відповідності до конкретних потреб користувачів даного механізму.
Може будуть які думки чи пропозиції по даному механізму обліку від людей які займаються цією роботою, було б цікаво почути.

[VOV]

Додана можливість аналізувати витрату продуктів харчування до встановлених норм. При цьому майже ніяких додаткових зусиль докладати не потрібно. Лише внести затверджені норми в довідник:

Вказати в довіднику активів до якої групи продуктів відноситься кожен актив:

Та при внесенні щоденних витрат вказувати яка категорія харчується:

В результаті після занесення всього витрачання за місяць крім вищезгаданих документів отримаємо і аналіз витрачання продуктів по кожній МВО або по всій установі разом:

Піддержується будь яка кількість категорій харчування. Єдине ускладнення: при внесенні харчування кількох категорій, харчування кожної категорії слід вносити окремо кожного дня. У відомості витрачання ці дані зводяться разом за день, а от норма аналізується по кожній категорії окремо.

[VOV]

VOV, Підкажіть будь ласка як внести фінансування загального фонду у модуль надходження активів, аналітичні дані Дякую

Для цього потрібно внести реєстраційні рахунки загального фонду для власної установи у довідник Мережа установи.

[bersenevan]

Хотелось бы попробовать поработать в этой программе, для меня это актуально т.как я веду питание в экселе .Сколько она стоит и где взять ключ. И еще вопрос формирует ли программа калькуляционные карточки

[VOV]

Хотелось бы попробовать поработать в этой программе, для меня это актуально т.как  я веду питание в экселе .Сколько она стоит и где взять ключ. И еще вопрос формирует ли программа калькуляционные карточки

Перші 6 місяців ознайомлення програма безкоштовна. Після встановлення та створення файла даних, програма повідомляє куди потрібно звернутися за ключем.
Що таке калькуляційні карточки я не знаю.

[Царенко Николай_1]

я так понимаю, меню-раскладка отсутствует?