Виправлення помилки у звітності з ЄСВ щодо зайво нарахованої зарплати

У практиці бухгалтерського обліку трапляються ситуації, коли працівнику помилково нарахували та виплатили заробітну плату, а також відобразили її у звітності з ЄСВ, ПДФО та військового збору. Розглянемо, як правильно виправити таку помилку, якщо вона допущена у жовтні 2025 року, а коригування здійснюється у грудні 2025 року.

Загальний підхід до виправлення помилки

Порядок виправлення залежить від виду податку:

• ЄСВ — дозволено виправляти сумові помилки у поточному звітному періоді;
• ПДФО та військовий збір — коригуються виключно через уточнюючий Податковий розрахунок за період, у якому виникла помилка.

1. Виправлення ЄСВ у Додатку 1 за грудень 2025 року

Відповідно до Порядку № 4, сумові помилки у Додатку 1 (Д1) можна виправляти у складі поточного «Звітного» Податкового розрахунку.

У звіті за грудень 2025 року на працівника формують окремий рядок із такими показниками:

• графа 09 (код типу нарахувань) — код «3» (зменшення бази нарахування та суми ЄСВ);
• графа 10 — період, за який проводиться коригування: «102025»;
• графи 16 та 17 — сума зайво нарахованої зарплати (без знака «–»);
• графа 20 — сума надміру нарахованого ЄСВ (також без мінуса).

Зверніть увагу: при застосуванні КТН «3» від’ємні значення не використовуються, адже сам код уже означає зменшення зобов’язань.

2. Відображення коригування ЄСВ у Податковому розрахунку

Сума зменшення ЄСВ із Додатка 1 переноситься до розділу I Податкового розрахунку за грудень 2025 року. Заповнюються такі рядки:

• рядок 6;
• рядок 6.1;
• рядок 6.1.1.

У цих рядках показується загальна сума, на яку зменшується нарахований єдиний внесок.

3. Виправлення ПДФО та військового збору у Додатку 4ДФ

На відміну від ЄСВ, помилки у Додатку 4ДФ не можна виправляти у поточному звіті. Для цього подається Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий» за жовтень 2025 року.

В уточнюючому Додатку 4ДФ необхідно:

• рядок на вилучення — повністю повторити помилковий запис та у графі 10 зазначити ознаку «1»;
• рядок на введення — заповнюється лише у разі, якщо виплата мала бути, але в іншому розмірі (у графі 10 — ознака «0»);

Якщо ж заробітна плата була нарахована повністю помилково, рядок на введення не подається.

Штрафні санкції

ПДФО та військовий збір

За подання недостовірних відомостей у формі 4ДФ, що вплинули на податкові зобов’язання, передбачений штраф 1 020 грн відповідно до п. 119.1 ПКУ. Самостійне виправлення через уточнюючий розрахунок, як правило, не звільняє від відповідальності.

ЄСВ

За самостійне зменшення бази нарахування ЄСВ штрафи, передбачені ст. 25 Закону про ЄСВ, не застосовуються, оскільки мова йде не про донарахування, а про зменшення зобов’язань.

Висновок

Якщо у жовтні 2025 року працівнику помилково нарахували заробітну плату, ЄСВ коригується у грудневому звіті через Додаток 1 із кодом типу нарахувань «3». Натомість ПДФО та військовий збір виправляються шляхом подання уточнюючого Податкового розрахунку за жовтень 2025 року.