Розрахунок відпускних 2025: Детальна шпаргалка з практичними прикладами

Станом на 15 травня 2025 року

Щорічна оплачувана відпустка – це гарантоване право кожного працівника. А правильний розрахунок відпускних – важливе завдання для бухгалтера та корисна інформація для самого працівника. У цій статті ми детально розглянемо, як розрахувати відпускні у 2025 році, які нормативні акти це регулюють, та наведемо практичні приклади.

Зверніть увагу: законодавство може змінюватися. Завжди перевіряйте актуальність нормативних актів на момент розрахунку.

Нормативна база для розрахунку відпускних у 2025 році

Основними документами, що регулюють порядок надання відпусток та обчислення середньої заробітної плати для їх оплати, є:

• Кодекс законів про працю України (КЗпП);
• Закон України "Про відпустки" від 15.11.1996 № 504/96-ВР;
• Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 № 100 (далі – Порядок №100).

Рекомендуємо стежити за можливими змінами та роз'ясненнями державних органів протягом 2025 року.

Ключові етапи розрахунку відпускних

1. Визначення розрахункового періоду

За загальним правилом, розрахунковим періодом для обчислення середньої зарплати для оплати відпусток є останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

• Якщо працівник працював менше року, розрахунковий період – це фактично відпрацьовані повні календарні місяці (з 1-го до 1-го числа).
• Якщо працівник не мав заробітку в розрахунковому періоді не зі своєї вини, розрахунок проводиться з урахуванням встановленого йому тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.
• Якщо працівник пропрацював менше одного повного календарного місяця, середня зарплата обчислюється виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

2. Визначення сукупного доходу за розрахунковий період

До сукупного доходу включаються:

• Основна заробітна плата;
• Доплати та надбавки (за надурочну роботу, роботу в нічний час, суміщення професій, розширення зони обслуговування, високі досягнення, вислугу років тощо);
• Виробничі премії та премії за економію конкретних видів ресурсів, які мають систематичний характер;
• Індексація заробітної плати;
• Виплати за час, протягом якого за працівником зберігався середній заробіток (наприклад, попередня щорічна відпустка, виконання державних або громадських обов'язків, службові відрядження тощо);
• Допомога по тимчасовій непрацездатності (лікарняні). (Увага: згідно з останніми змінами до Порядку №100, лікарняні включаються. Перевіряйте чинність цієї норми на момент розрахунку!)

До сукупного доходу НЕ включаються (згідно з п. 4 Порядку №100):

• Одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога разового характеру, вихідна допомога тощо);
• Компенсаційні виплати на відрядження та при переведенні на іншу роботу;
• Окремі види премій (наприклад, до ювілейних дат, за винаходи та раціоналізаторські пропозиції);
• Вартість виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту;
• Дотації на обіди, проїзд;
• Виплати, пов'язані з наданням соціальних пільг.

3. Обчислення кількості календарних днів у розрахунковому періоді

Із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді виключаються:

• Святкові та неробочі дні, встановлені законодавством (ст. 73 КЗпП). Обов'язково перевірте актуальний перелік святкових та неробочих днів на 2025 рік!
• Час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (наприклад, відпустка без збереження заробітної плати згідно зі ст. 25, 26 Закону "Про відпустки", час простою не з вини працівника).
• Час, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану.

4. Розрахунок середньоденної заробітної плати

Середньоденна заробітна плата обчислюється за формулою:

5. Розрахунок суми відпускних

Сума відпускних розраховується так:

Практичні приклади розрахунку відпускних у 2025 році

Увага: наведені нижче приклади є умовними. Кількість святкових та неробочих днів у 2025 році слід уточнювати згідно з чинним законодавством на момент розрахунку.

Особливі випадки та нюанси

• Відпустка для догляду за дитиною: Період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку не включається до розрахункового періоду.
• Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами: Оплата днів такої відпустки включається до розрахунку середньої зарплати для наступних відпусток.
• Розрахунок відпускних при звільненні (компенсація за невикористану відпустку): Розрахунок компенсації проводиться аналогічно до розрахунку відпускних, виходячи з середньоденної зарплати та кількості невикористаних днів відпустки.
• Мінімальна заробітна плата та відпускні: Якщо нарахована зарплата працівника, який виконав місячну норму праці, є нижчою за законодавчо встановлений розмір мінімальної заробітної плати, роботодавець проводить доплату до рівня МЗП. Однак, розрахунок відпускних здійснюється з фактично нарахованої зарплати (якщо вона вища за МЗП після всіх нарахувань). Якщо ж середня зарплата виходить меншою за МЗП, то для працівників, які відпрацювали повний місяць, відпускні мають розраховуватися з МЗП.

Поширені запитання (FAQ)

Коли виплачуються відпускні?

Заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується  до її початку (ст. 115 КЗпП, ст. 21 Закону "Про відпустки").

Чи оподатковуються відпускні?

Так, відпускні є частиною заробітної плати, тому з них утримується податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовий збір. Також на суму відпускних нараховується єдиний соціальний внесок (ЄСВ).

Що робити, якщо в розрахунковому періоді не було заробітку не з вини працівника?

Якщо в розрахунковому періоді у працівника не було заробітку не з його вини (наприклад, тривалий простій не з вини працівника, або працівник не працював у зв'язку з призупиненням дії трудового договору), розрахунок проводиться виходячи з установленої йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу. Якщо оклад менший за МЗП, розрахунок проводиться з МЗП за умови повної зайнятості.

Висновки та рекомендації

Правильний розрахунок відпускних є важливим аспектом трудових відносин. Ключовими моментами є:

• Точне визначення розрахункового періоду.
• Правильне включення всіх належних виплат до сукупного доходу.
• Коректне визначення кількості календарних днів для розрахунку, враховуючи святкові/неробочі дні та періоди, що виключаються.

Завжди пам'ятайте про необхідність перевірки актуальності норм законодавства та Порядку №100 на момент проведення розрахунку, оскільки можливі зміни та уточнення. Для складних випадків рекомендується звертатися за консультацією до фахівців.

Сподіваємося, ця шпаргалка допоможе вам у розрахунку відпускних у 2025 році!