Відкриті асигнування: як не заплутатись між обліком і управлінськими даними

Що таке рахунок 9013?

Це рахунок відкритих асигнувань, і облік коштів на ньому веде Державна казначейська служба — не установа. Це управлінський рахунок. Тобто його не потрібно додавати до рахунків бухгалтерського обліку, не треба відображати в проводках і точно не потрібно вносити у ваші «особові рахунки».

Проте розуміти його роль — важливо.

Як працює механізм?

1. Казначейство відкриває асигнування — надсилає вам виписку з рахунком 9013.
2. Це — ліміт ваших витрат.
3. Як тільки ви проводите видатки з реєстраційного рахунку, казначейство перераховує на нього відповідну суму з рахунка 9013.
4. У результаті: видатки = надходження, а залишок на реєстраційному рахунку — нуль.

Цей механізм стосується державного бюджету. У випадку місцевого бюджету все простіше — надходження йдуть напряму на реєстраційний рахунок, і жодного 9013 немає.

Як це показати в обліку?

У бухобліку суми відкритих асигнувань не проводяться. Але відповідно до порядку ведення карток аналітичного обліку установа зобов’язана вести облік відкритих асигнувань у внутрішньому управлінському форматі.

Тобто це не бухгалтерський облік, а аналітика для внутрішніх цілей.

Що саме робити:

• У виписці відображати надходження з галочкою «Не проводити по управлінському обліку».
• Асигнування відображати окремо: вручну, через операції управлінського обліку.
• У картках відкритих асигнувань будуть зберігатись правильні залишки — саме на підставі цих ручних операцій.

Приклад у цифрах

Установа отримала виписку: відкриті асигнування — 220 000 грн. У кошторисі — 2 000 000 грн. У формі 2-дс мають бути відображені надходження, що дорівнюють касовим видаткам.

Рішення:

• Уводимо вручну запис про відкриття асигнувань.
• Вказуємо рахунок асигнувань в управлінському обліку, реєстраційний рахунок (цей рахунок є аналітичним параметром в управлінському обліку), КЕКВ, джерело фінансування.
• Фіксуємо цю операцію тільки в управлінському обліку.
• У формі 2-дс будуть правильні надходження (які фактично дорівнюють касовим видаткам), і при цьому — коректна картка аналітичного обліку відкритих асигнувань.

Чому це важливо?

На перший погляд — дрібниця. Але на практиці:

• якщо відображати 9013 у бухгалтерському обліку — буде перекручена звітність;
• якщо не вести управлінський облік — будуть плутанини, і перевіряючі матимуть питання;
• якщо не відрізняти державний бюджет від місцевого — легко зробити помилку.

А якщо хочеться не просто «розуміти», а контролювати?

У програмі FIT-Бюджет є зручна реалізація управлінського обліку відкритих асигнувань.

Ви можете:

• вручну додавати відкриті асигнування,
• контролювати залишки через аналітичні картки,
• автоматично формувати звіти з урахуванням внутрішніх рухів і
• не плутатись, що з чим пов’язано, — бо все вже прив’язано до реєстраційного рахунку.

До речі, саме завдяки зворотному зв’язку з бухгалтерами державних установ ми й реалізували цей блок управлінського обліку. Тепер не треба «обходити» або «вигадувати», — усе працює за логікою ДКСУ.

Підсумуємо:

• Рахунок 9013 — не бухгалтерський, а управлінський.
• У бухобліку його не показуємо.
• Асигнування — вводимо вручну, тільки для аналітики.
• Програма FIT-Бюджет дозволяє вести це без зайвого клопоту.

Хочете спробувати, як це працює в програмі? Замовте демо-доступ і подивіться на реальному прикладі.