Госархив о сроках хранения первичных бухгалтерских документов

— 3 года (при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам хранятся до принятия окончательного решения);

— 5 лет (документы, содержащие информацию о финансовых операциях, которые подлежат финансовому мониторингу).

Также в Письме указано, что:

— порядок работы с документами от их создания в делопроизводстве до передачи на архивное хранение устанавливают Правила работы архивных подразделений, утвержденные приказом Госкомархива Украины от 16.03.2001 г. № 16 и зарегистрированные в Министерстве юстиции Украины 08.05.2001 г. под № 407/5598 (с изменениями, далее — Правила);

— исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2009 году, начинается с 01 января 2013 года;

— документы хранятся по месту формирования дел;

— сохранность документов обеспечивается руководителем структурного подразделения и должностным лицом, ответственным за делопроизводство в указанном подразделении;

— в рабочих комнатах дела должны храниться вертикально в закрывающихся шкафах;

— одобренные экспертно-проверяющей комиссией описи дел постоянного хранения, а также согласованные ею описи дел из личного состава и акты об изъятии для уничтожения документов утверждаются руководителем предприятия, после чего предприятие-фондосоздатель имеет право уничтожить документы.

Таким образом, срок сохранности документов определяется в зависимости от информации, содержащейся в типовых документах, которые могут быть уничтожены после истечения срока хранения и прохождения всех необходимых процедур согласно Правилам.

ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА УКРАИНЫ

ПИСЬМО

от 13.09.2012 г. № 01.2/2855

О сроках хранения первичных бухгалтерских документов временного хранения предприятий

В соответствии со ст. 288, 315, 321, 325, 326, 330, 342 Перечня типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (далее — Перечень), утвержденного приказом Главархива Украины от 20.07.98 г. № 41, зарегистрированного в Министерстве юстиции 17.09.98 г. за № 576/3016 (с изменениями и дополнениями), срок хранения первичных бухгалтерских документов временного хранения составляет 3 года (при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения).

В соответствии с Перечнем типовых документов, которые образуются в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Министерства юстиции от 12.04.2012 г. № 578/5 и зарегистрированным в Министерстве юстиции 17.04.2012 г. за № 571/20884, который вступает в силу с 01.01.2013 г., срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет 3 года (при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения. Документы, содержащие информацию о финансовых операциях, которые подлежат финансовому мониторингу, хранятся 5 лет).

Исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2009 году, начинается с 01 января 2013 года.

Порядок работы с документами от их создания в делопроизводстве до передачи на архивное хранение устанавливают Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденные приказом Госкомархива Украины от 16.03.2001 г. № 16 и зарегистрированные в Министерстве юстиции Украины 08.05.2001 г. за № 407/5598 (с изменениями) (далее — Правила).

Подпунктом 3.3 Правил указано, что документы с момента их создания (на стадии делопроизводства) хранятся по месту формирования дел. Сохранность обеспечивается руководителем структурного подразделения и должностным лицом, ответственным за делопроизводство в указанном подразделении. В рабочих комнатах дела должны храниться вертикально в закрывающихся шкафах.

В соответствии с п. 4.5 Правил отбор документов, сроки хранения которых истекли, и составление акта об изъятии этих документов для уничтожения осуществляются после сведения описей дел предприятия за соответствующий период. Сводные описи и акт рассматриваются экспертной комиссией (ЭК) предприятия одновременно. Одобренные ЭК предприятия описи дел, акты об изъятии для уничтожения документов вместе представляются на рассмотрение экспертно-проверяющей комиссии (ЭПК) соответствующего государственного архива. Одобренные ЭПК описи дел постоянного хранения, а также согласованные ею описи дел из личного состава и акты об изъятии для уничтожения документов утверждаются руководителем предприятия, после чего предприятие-фондосоздатель имеет право уничтожать документы.

И. о. Председателя службы                                                                                                                                                                                                                                                                         В. Воронин