UA | RU

Госархив о сроках хранения первичных бухгалтерских документов

Государственная архивная служба Украины в письме от 13.09.2012 г. № 01.2/2855 «О сроках хранения первичных бухгалтерских документов временного хранения предприятий» (далее — Письмо) сообщает, что типовые документы, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, хранятся: 



3 года (при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам хранятся до принятия окончательного решения);


5 лет (документы, содержащие информацию о финансовых операциях, которые подлежат финансовому мониторингу).


Также в Письме указано, что:


— порядок работы с документами от их создания в делопроизводстве до передачи на архивное хранение устанавливают Правила работы архивных подразделений, утвержденные приказом Госкомархива Украины от 16.03.2001 г. № 16 и зарегистрированные в Министерстве юстиции Украины 08.05.2001 г. под № 407/5598 (с изменениями, далее — Правила);

— исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2009 году, начинается с 01 января 2013 года;

— документы хранятся по месту формирования дел;

— сохранность документов обеспечивается руководителем структурного подразделения и должностным лицом, ответственным за делопроизводство в указанном подразделении;

— в рабочих комнатах дела должны храниться вертикально в закрывающихся шкафах;

— одобренные экспертно-проверяющей комиссией описи дел постоянного хранения, а также согласованные ею описи дел из личного состава и акты об изъятии для уничтожения документов утверждаются руководителем предприятия, после чего предприятие-фондосоздатель имеет право уничтожить документы.


Таким образом, срок сохранности документов определяется в зависимости от информации, содержащейся в типовых документах, которые могут быть уничтожены после истечения срока хранения и прохождения всех необходимых процедур согласно Правилам.



Тризуб.jpg


ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА УКРАИНЫ


ПИСЬМО


от 13.09.2012 г. № 01.2/2855


О сроках хранения первичных бухгалтерских документов временного хранения предприятий


В соответствии со ст. 288, 315, 321, 325, 326, 330, 342 Перечня типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (далее — Перечень), утвержденного приказом Главархива Украины от 20.07.98 г. № 41, зарегистрированного в Министерстве юстиции 17.09.98 г. за № 576/3016 (с изменениями и дополнениями), срок хранения первичных бухгалтерских документов временного хранения составляет 3 года (при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения).


В соответствии с Перечнем типовых документов, которые образуются в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Министерства юстиции от 12.04.2012 г. № 578/5 и зарегистрированным в Министерстве юстиции 17.04.2012 г. за № 571/20884, который вступает в силу с 01.01.2013 г., срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет 3 года (при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения. Документы, содержащие информацию о финансовых операциях, которые подлежат финансовому мониторингу, хранятся 5 лет).


Исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2009 году, начинается с 01 января 2013 года.


Порядок работы с документами от их создания в делопроизводстве до передачи на архивное хранение устанавливают Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденные приказом Госкомархива Украины от 16.03.2001 г. № 16 и зарегистрированные в Министерстве юстиции Украины 08.05.2001 г. за № 407/5598 (с изменениями) (далее — Правила).


Подпунктом 3.3 Правил указано, что документы с момента их создания (на стадии делопроизводства) хранятся по месту формирования дел. Сохранность обеспечивается руководителем структурного подразделения и должностным лицом, ответственным за делопроизводство в указанном подразделении. В рабочих комнатах дела должны храниться вертикально в закрывающихся шкафах.


В соответствии с п. 4.5 Правил отбор документов, сроки хранения которых истекли, и составление акта об изъятии этих документов для уничтожения осуществляются после сведения описей дел предприятия за соответствующий период. Сводные описи и акт рассматриваются экспертной комиссией (ЭК) предприятия одновременно. Одобренные ЭК предприятия описи дел, акты об изъятии для уничтожения документов вместе представляются на рассмотрение экспертно-проверяющей комиссии (ЭПК) соответствующего государственного архива. Одобренные ЭПК описи дел постоянного хранения, а также согласованные ею описи дел из личного состава и акты об изъятии для уничтожения документов утверждаются руководителем предприятия, после чего предприятие-фондосоздатель имеет право уничтожать документы.


И. о. Председателя службы                                                                                                                                                                                                                                                                         В. Воронин

 

 

Наш сайт корисний для вас?

Підписатися на найактуальнішу розсилку для бухгалтера
бюджетної установ



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
Коментарі (0)
Залишити коментарі:
Ваше ім`я
Коментарі