О нюансах заверения документов
Государственная регистрационная служба в письме от 07.02.2013 г. № 43-06-15-13 разъяснила порядок заверения копий документов, необходимых для проведения государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их ограничений. Так, госорган разъясняет, что вместе с заявлением о государственной регистрации прав и обременений в бумажной форме представляются оригиналы документов, необходимых для государственной регистрации прав и обременений, их копии, заверенные в установленном порядке.
Законодательство Украины выделяет различные механизмы заверения копий документов, а именно:
1) нотариусы, должностные лица органов местного самоуправления, которые совершают нотариальные действия, заверяют копии документов, выданных предприятиями, учреждениями и организациями, при условии, что эти документы не противоречат закону, имеют юридическое значение и заверение их копий не запрещено законом. При этом верность копии документа, выданного гражданином, заверяется в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на оригинале этого документа заверена нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления либо предприятием, учреждением, организацией по месту работы, учебы, проживания или лечения гражданина;
2) в соответствии с п. 77 Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти надпись о заверении документа состоит из слов «В соответствии с оригиналом», наименования должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его инициалов (инициалов имени) и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись». При этом надпись о заверении копии скрепляется печатью с указанием на ней наименования соответствующего учреждения (без изображения герба) или печатью структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и др.) учреждения;
3) удостоверение документа руководителем предприятия, учреждения, организации осуществляется в соответствии с требованиями Национального стандарта Украины «Требования к оформлению документов» ДСТУ 4163-2003. Так, заверять документы следует с указанием названия должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его инициалов и фамилии, с отметкой «Всоответствии с оригиналом», удостоверенной печатью, даты заверения копии;
4) законодательство не содержит требований относительно случая, когда физическим лицом осуществляется заверение копии документа, который «касается» этого лица, поэтому, исходя из общих положений относительно заверения копий документов, на таких копиях проставляется подпись лица, удостоверяющего копию, его инициалы и фамилия, с отметкой «В соответствии с оригиналом», дата заверения копии.
Исходя из вышеперечисленного, Государственная регистрационная служба делает следующий вывод: для целей проведения государственной регистрации прав к копиям документов, заверенных в установленном порядке, следует относить копии документов, заверенные как нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления, так и уполномоченным лицом органа государственной власти, предприятия, учреждения, организации (для юридических лиц) или физическим лицом (для физических лиц), которые подают такой документ.
