Отправляете работника в командировку: проверьте его ФИО в билетах!
Минфин в письме от 21.10.2013 г. № 31-07230-16-10/30556 напомнил, что согласно Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу (далее — Инструкция) командировочные расходы возмещаются только при наличии подтверждающих документов в оригинале, в частности, транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов.
При этом госорган отметил, что фамилия работника, указанного в проездном билете, должна совпадать с фамилией направленного в командировку работника согласно приказу о командировке.
Напомним, что сейчас проездные документы, в том числе электронные, оформляются с внесением в них фамилии и имени пассажира со слов лица, оплачивающего проездной документ. При этом во время получения документа пассажир должен, не отходя от кассы, проверить правильность указанных в нем сведений, в том числе фамилии и имени.
Таким образом, Минфин обращает внимание на то, что учреждения, направляя работников в командировку, должны обращать их внимание на то, чтобы при оформлении проездных документов работники проверяли правильность указанной в них информации, в частности фамилий и имен.
Мы же, в свою очередь, отметим, что соблюдать требования Инструкции, а значит, и комментируемого письма, обязаны только госучреждения. В то же время заметим, что эти выводы справедливы и для других субъектов хозяйствования, и лучше все-таки их придерживаться во избежание лишних проблем с налоговиками и прочими контролирующими органами.
