Електронні документи. Відповіді на запитання

Електронний документообіг має багато переваг. Економить час та заощаджує витрати на логістику. Але у деяких підприємців залишаються сумніви, чи варто відходити від звичних традицій та освоювати нове.

Відповідаємо на поширені запитання та розвінчуємо сумніви.

 Чи мають електронні документи юридичну силу?

Так, і це закріплено законодавством. Оригіналом електронного документа є електронний примірник з обов’язковими реквізитами та електронним підписом автора.

Якщо електронний документ надсилається кільком адресатам або зберігається на кількох електронних носіях інформації, кожен з електронних примірників є оригіналом.

 Чи є паперова копія електронного документа оригіналом?

Ні. Оригінальність затверджує саме електронний підпис. За необхідності, звісно, ви можете роздрукувати такий документ та квитанцію з інформацією про підпис. Але роздруковані документи обов’язково потрібно завірити власноручним підписом.

 Чи можна застосовувати такі документи в бухгалтерському обліку?

Так, первинні та зведені облікові документи можна створювати в електронній формі.

 Чи вважаються електронні документи доказами у суді?

Звісно! На них розповсюджуються загальні правила доказування та оцінки судом доказів. Подати такий документ до суду можна в оригіналі чи в електронній копії, підписаній КЕП. Але скріншоти та роздруківка електронного листування не вважаються електронними документами, тому не беруться до уваги судом.

 Що вважається датою створення електронного документа?

Документ отримує юридичну силу з моменту підписання. Але дата накладання е-підпису на договір не завжди є датою набуття чинності. Якщо ви плануєте підписати договір після його укладення, зазначайте це за допомогою формулювання “Договір набуває чинності з (дата)”.

Дізнайтесь, як підписувати документ онлайн, на порталі Дія.Бізнес.