Міністерство юстиції України наказом від 16.03.2026 № 667/5 затвердило зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, які застосовуються в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.
Що передбачає наказ
Документом оновлено чинні правила діловодства, а також визнано таким, що втратив чинність, наказ Мін’юсту від 07.09.2015 № 1656/5.
Наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.
Нові вимоги до оформлення документів
Уточнено порядок оформлення копій документів: відмітка «Копія» повинна проставлятися у правому верхньому куті першого аркуша.
Знищення документів: нові правила
У разі вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (НАФ), зокрема фінансових і бухгалтерських, необхідно додавати довідку.
У довідці підтверджується:
- відсутність податкових перевірок і фінансового контролю;
- закінчення строків зберігання документів;
- відсутність спорів та кримінальних проваджень;
- відсутність документів, що можуть використовуватися для відшкодування шкоди.
Нові положення щодо особливого періоду
Правила доповнено новим розділом щодо поводження з документами в умовах особливого періоду (мобілізації, воєнного стану та післявоєнного часу).
Зокрема передбачено:
- особливості евакуації та зберігання документів;
- порядок передачі архівів у разі переміщення або ліквідації установ;
- фіксацію пошкодження або втрати документів після деокупації;
- обов’язок повідомляти архівні установи про переміщення документів.
Цифровізація архівів
Передбачено можливість створення фондів користування як у паперовій, так і в цифровій формі, а також ведення обліку копій у довільній формі.
Висновок
Оновлені правила спрямовані на адаптацію діловодства до умов воєнного часу, підвищення контролю за зберіганням документів та розвиток цифрових архівів.