Яку програму обліку обрати?

Сучасні програми обліку надають власникам торговельних бізнесів різноманітні функції. Їх впровадження у повсякденну роботу сприяє швидкому розв'язанню задач і посилює загальну продуктивність компанії.

Правильне програмне забезпечення не лише оптимізує процеси обліку товару чи складу, а й дозволяє підприємцям краще планувати діяльність.

В Україні є чимало компаній, котрі продають облікові системи. Проте не всі вони пропонують необхідний функціонал для комплексної автоматизації торгівлі, і мало хто є розробником програм.

Ліцензійна українська програма обліку, яка розроблена фахівцями як універсальна ERP-система для автоматизації торгівлі, інтернет-магазинів, виробництв, складів, сфери послуг — це програма обліку Торгсофт.

Чому варто обрати Торгсофт для ведення власного бізнесу?

11 функцій програми обліку товару та складу

1. Управління складськими запасами

Програма обліку — це ключовий інструмент для управління товарними запасами. Вона автоматизує процеси від закупівлі до продажу, зменшуючи потребу в ручній роботі. Завдяки програмі, можна в будь-який час переглянути актуальну інформацію про запаси, що допомагає швидко реагувати на зміни в попиті та оптимізувати роботу складу.

У програмі зберігається вся необхідна інформація про товар, у ній можна відстежити весь колообіг товару від постачальника чи виробника до споживача.

Функція управління запасами допомагає компаніям уникнути дефіциту або надлишку товарів на складі. Система обліку фіксує рівні запасів і автоматично рекомендує замовлення нових партій товарів, коли необхідного товару на складі стає замало. Це допомагає ідентифікувати затримки й проблеми з доставкою, підвищує ефективність логістики, а також оптимізує витрати.

2. Інтеграція з іншими системами й сервісами

Програма обліку виступає як центральна точка збору інформації з різних систем та платформ. Це полегшує обмін даними та інтеграцію між сервісами, що робить управління та аналіз більш зручними.

Програма обліку може автоматично отримувати інформацію про продажі з інтернет-магазину, маркетплейсу і використовувати цю інформацію для аналітики та звітності. Або інтегруватися із поштовими службами, клієнт-банкінгом, сервісами масових розсилок, бухгалтерськими додатками тощо.

Наприклад, синхронізація даних з інтернет-магазином забезпечує оновлення даних на сайті в реальному часі, веде облік замовлень, фіксує кожен етап продажу товару — від закупки до оплати, формує накладні для подальшого відвантаження. Інтеграції дозволяють робити все в єдиній системі — в програмі обліку.

3. Фінансовий облік та звітність

Програма обліку — це інструмент, що точно відображає фінансовий стан компанії.

Програма надає детальну інформацію про продажі та прибуток, що дозволяє керівництву мати чітке уявлення про фінансові показники бізнесу. Це допомагає у прийнятті обґрунтованих рішень щодо ціноутворення, маркетингу та розвитку продуктів, ефективно працювати з клієнтськими системами лояльності та знижками.

У програмі Торгсофт є безліч детальних фінансових звітів для аналізу продажів, витрат, запасів товару, розрахунків із партнерами тощо. Вони допоможуть власнику чи іншому співробітнику компанії визначити суми собівартості реалізацій, повернень, суму знижок, середню націнку на товар, оборот, прибуток, рентабельність та інше.

4. Штрих-кодування товару

Програма обліку забезпечує точний облік усієї продукції, доступної в магазині чи на складі, відстежує кожну одиницю товару — від надходження до продажу.

Функція штрихкодування спрощує процес ідентифікації й відстеження товарів за допомогою маркування їх штрихкодами. Це забезпечує швидке сканування товарів при прийманні на склад, під час інвентаризації або продажу.

Завдяки штрихкодуванню товару можна відстежувати зберігання, повернення, резервування та переміщення товарів між точками. Облік продукції у програмі Торгсофт можна вести як за штрихкодами, так і за артикулами.

5. CRM: управління відносинами з клієнтами

Програма обліку допомагає підтримувати безперервний зв'язок із клієнтами, спрощує процеси взаємодії та покращує якість обслуговування.

Вбудована у програму обліку CRM-система допомагає управляти інформацією про клієнтів, накопичувати про дані про них і використовувати для планування маркетингових дій. CRM може включати інструменти для перегляду історій покупок, фіксацію кожного контакту з клієнтом, групування покупців за вподобаннями та іншими характеристиками.

6. Мобільний доступ до складу

Програма обліку перетворює ваш смартфон на мобільний офіс, дозволяючи керувати бізнесом з будь-якого місця.

За допомогою мобільного додатку можна управляти магазином з будь-якого місця. Продавець чи товарознавець має змогу перевіряти запаси на складі або оформлювати замовлення клієнта, перебуваючи поза магазином.

Мобільний додаток Торгсофт розроблений з урахуванням побажань клієнтів компанії, він дозволяє повноцінно вести виїзну торгівлю, облік товарів без торговельного обладнання, переглядати й аналізувати підсумки продажів, контролювати персонал, вести облік робочого часу, підключатися до програмного РРО та продавати фіскальні товари.

7. Прогнозування й аналітика в торгівлі

Програма обліку здатна з високою точністю прогнозувати майбутній попит на продукцію та зміни у вподобаннях аудиторії.

Детальні звіти торгівлі допомагають підприємцю підготуватися до зростання або спаду попиту на певні товари.

У програмі обліку підтримується актуальна аналітика щодо продажів, стану складу, розміру середнього чека покупки за період тощо. Ці дані дають керівникам бачення, як адаптувати маркетингові стратегії та приймати рішення на основі останніх трендів і змін у бізнесі.

8. Безпека даних

Програма обліку забезпечує захист інформації, обмежуючи доступ до даних бізнесу.

Системи обліку забезпечують захист і збереження конфіденційної інформації про клієнтів, продажі, постачальників, взаєморозрахунки з ними.

Спеціальна опція в програмі Торгсофт архівує базу даних на Google Диск і таким чином вберігає інформацію у випадках крадіжки, шахрайства, збою операційної системи, виходу з ладу чи зараження комп’ютера вірусами.

Гнучке налаштування доступу обмежує перегляд закритої інформації співробітниками.

9. Управління знижками та акціями

У програмі обліку є можливість налаштування знижок та акцій для збільшення продажів та ліквідації товару, що залежався на складі, наприклад:

• Акції на період. Ви можете створювати акції, які діють протягом певного періоду. Наприклад, розпродаж на святкові дні або акція до Дня народження.
• Акції на кількість дозволяє встановити знижку в залежності від кількості одиниць товару, які клієнт купує. Наприклад, знижка на покупку 3 і більше одиниць.
• Акції на суму. Ви можете налаштувати знижку від суми покупки. Наприклад, знижка 10% при покупці на суму від 1000 гривень.
• Акції на один товар дозволяє встановити знижку лише на певний товар. Наприклад, знижка на конкретний вид одягу або взуття.
• Аналіз популярності акцій допоможе визначити, які акції найбільше сприймаються клієнтами та відповідно адаптувати свою стратегію.

10. Торгівля в законодавчому полі

Програми обліку є надійними помічниками для дотримання законодавчих вимог та легалізації торговельної діяльності.

Налаштування РРО у систему обліку дає змогу реєструвати продажі та передавати звітність у податкову, друкувати електронні чеки, продавати фіскальний товар згідно з українським законодавством.

Зокрема, програмний РРО у Торгсофт автоматично передає фіскальні чеки у податкову, навіть коли немає інтернету та зв’язку.

11. Управління персоналом та облік розрахунків

Облікова програма гарантує точність в обрахунках зі співробітниками, партнерами та клієнтами, виключаючи людський фактор помилок.

Управляти персоналом в магазині чи на підприємстві — це великий обсяг роботи. Якщо він не автоматизований, це може призвести до непродуктивного використання часу і помилок у нарахуванні зарплат, надбавок; до погіршення взаємин з працівниками.

Торгсофт розраховує зарплату продавцям, враховує понаднормові, надбавки, погодинну оплату, нараховує відсоток від проданого товару, зв'язує продажі конкретних товарів з продавцем і це ще не все.

Специфічні функції програми обліку

Окрім базових потреб, програма обліку закриває супутні завдання бізнесу, залежно від його специфіки:

• Веде облік матеріалів та готової продукції на виробництві, автоматизує технологічні процеси, витрати, робочий час.
• Автоматично розраховує гуртові ціни залежно від кількості придбаного товару, індивідуальної знижки для гуртових клієнтів.
• Здійснює облік мір і ваг для ювелірних виробів.
• Визначає метричні характеристики товарів, вимірювані у квадратних та погонних метрах.
• Здійснює прокат товарів, включаючи облік оренди інвентарю та обладнання, договорів прокату.
• Оформлює ремонт та гарантійне обслуговування товару, веде розрахунки з постачальниками та інші функції.

За якими критеріями обрати програму обліку?

При виборі програми обліку варто враховувати як потреби бізнесу, так і технічні особливості софту.

1. Розмір торговельної мережі чи магазину

Це відправна точка у виборі програмного забезпечення. Обирайте програму із набором функцій, які закриватимуть поточні задачі, відштовхуйтесь від об’ємів продажів, кількості товару та торгових точок, ваших бізнес-цілей і амбіцій.

2. Ціна програми

Програма, яка покриває всі потреби бізнесу, варта своїх грошей. Недорогі або безплатні програми можуть здатися привабливими, але часто вони обмежені у функціональності, мають нестабільну підтримку та оновлення продукту.

3. Час і легкість автоматизації

Щоб перехід до автоматизації обліку відбувся легко і не став складним завданням, зверніть увагу на наявність технічної підтримки компанії. Бажано, щоб спеціалісти мали достатній досвід у роботі з підприємцями й могли швидко зорієнтувати у виборі потрібних конфігурацій для бізнесу. І важливо, щоб налаштування й впровадження програми обліку не зайняло багато часу.

У середньому магазин переходить на автоматизований облік Торгсофт за 1 день, без зупинки торгівлі. При цьому персонал може на практиці відпрацювати робочі ситуації.

 4. Можливості програми та її оновлення

Зверніть увагу на наявність різноманітних опцій програми, які були б націлені на масштабування бізнесу: починаючи від інтеграції з банківськими терміналами й завершуючи створенням інтернет-магазину під ключ або можливістю синхронізації з інтернет-магазином чи маркетплейсами.

 5. Наявність тестової версії програми

Щоб впевнитися, чи потрібна вам зараз облікова система, бажано її випробувати перед покупкою. Якщо у компанії немає демоверсії або вона платна, це свідчить про небажання йти на зустріч клієнтам та розуміти їх потреби.

 6. Походження програми

Можливо, ще є частка компаній, які продовжують користуватися софтом країни-агресора, таким як 1C, Мой склад, Антисклад та ін. Проте якщо ви хочете відповідати всім змінам у законодавстві та не мати проблем з експлуатацією програми, краще обирати ліцензійний український продукт, який регулярно оновлюється. Перевірте, чи має компанія всі необхідні документи правовласності та сертифікати на програму.

7. Варіативність приймання оплат

Компанія турбується про своїх клієнтів, коли надає безліч способів оплат послуг. Коли користувач може викупити програму за повну вартість, придбати її на виплат, взяти на певний строк в оренду, щоб зрозуміти як вона працює.

Окрім вищеперерахованих критеріїв, на вибір програми обліку впливають технічні нюанси:

• Місце використання програми: для стаціонарних торговельних точок потрібна програма, яка працюватиме на комп’ютері, ноутбуці або POS-терміналі та інтегруватиметься з обладнанням, як-от принтери чеків, сканери штрих-кодів, ваги тощо.
• Онлайн та офлайн режими: важливо, щоб програма могла працювати як з інтернетом, так і без, з подальшою синхронізацією даних, коли з'явиться інтернет-з'єднання.
• Сумісність з операційними системами: операційна система, на яку налаштовується програма, має підтримувати роботу з великою кількістю моделей торговельного обладнання.
• Інтеграція з іншими сервісами: підтримка роботи з Rozetka, Prom, Нова пошта, Viber, Monobank та ін.

Усі ці вимоги до програми обліку враховані в Торгсофт.