Минфин: как возместить расходы, осуществленные во время загранкомандировки?
Мінфін в листі від 08.01.2014 р. № 31-07250-06-29/19 роз'яснило питання щодо відшкодування витрат на відрядження за кордон державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів).
В листі зазначено, що виходячи з вимог Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон:
1) у разі оплати витрат за проживання у готелі кількох відряджених осіб однією корпоративною платіжною карткою (в межах наданих під звіт коштів) оригінали підтвердних документів фактичних витрат на наймання житлового приміщення (квитанції (рахунка) на оплату вартості проживання у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні) мають містити конкретну інформацію стосовно кожного відрядженого працівника, а саме: прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату; терміни проживання у готелі зазначених осіб; вартість найнятих ними номерів готелю; види та вартість включених до квитанції (рахунка) витрат.
Оригінал квитанції (рахунка) на оплату вартості проживання у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні без визначення вказаних реквізитів не може бути прийнятий до звіту про використання коштів, виданих на відрядження.
Питання відшкодування відрядженому працівнику витрат на оплату вартості проживання врегульовано п. 7, 12 та 13 розділу III Інструкції.
При цьому якщо вартість харчування включається до рахунків на наймання житлового приміщення без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98, зокрема 80 % — при одноразовому, 55 % — дворазовому, 35 % — триразовому харчуванні; витрати на харчування, вартість якого визначена і включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях, оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат;
2) повернення працівником залишку коштів понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження, здійснюється у грошових одиницях, в яких було надано аванс, у встановленому законодавством України порядку. У разі коли працівник за кордоном під час відрядження отримував готівкові кошти із застосуванням платіжної картки і не використав їх у повному обсязі за цільовим призначенням, то при поверненні із відрядження він має здійснити необхідні заходи з повернення коштів до каси підприємства у грошових одиницях, в яких йому було надано аванс (у національній валюті держави, до якої відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті).
Також Мінфін зазначає, що з метою ознайомлення відряджуваного працівника з інформацією про те, які витрати, пов'язані з перебуванням у службовому відрядженні, відшкодовуються, про підтвердні документи, на підставі яких це здійснюється, а також про наслідки порушення порядку та термінів звітування, до запланованого відрядження підприємство зобов'язано ознайомлювати відряджуваних осіб з кошторисом витрат або з довідкою-розрахунком щодо виданого авансу, а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження.
