Оплата добових якщо в рахунок включено харчування

Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, які визначені  пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, встановлено постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98 (далі – Постанова № 98).

Крім цього, основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 N 59, зареєстрована в Міністерстві юстиції України 31.03.98 за N 218/2658 (далі - Інструкція N 59).

При цьому, інші підприємства та організації також можуть використовувати Інструкцію  N 59 як допоміжний (довідковий) документ.

Відповідно до п. 15 розділу "Загальні положення" Інструкції N 59  визначено, що окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв'язку з таким відрядженням).

Зокрема, п.4 розділу II Інструкції N 59 передбачено, що сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За відсутності наказу добові витрати не виплачуються.

Так, зокрема, згідно п.5 розділу II Інструкції N 59 підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує в межах граничних сум витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, які оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат.

Якщо працівник, відряджений для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням організаторами таких заходів або якщо вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до Постанови N 98, зокрема 80 відсотків - при одноразовому, 55 відсотків - дворазовому, 35 відсотків - триразовому харчуванні.

Таким чином, у разі коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування,  граничні норми добових витрат для відряджень у межах України становлять 30 грн.

При цьому, витрати на харчування, вартість якого включено до рахунків на оплату вартості проживання, оплачуються відрядженим за рахунок добових. Тобто від того, скільки разів працівник харчувався, залежить розмір належних йому добових.

Так, якщо до рахунків вартості проживання у готелях включаються витрати на одноразове харчування, то норми добових витрат становлять – 24 грн. (80%),  дворазове харчування – 16,50 грн. (55%), триразове харчування – 10,50 грн. (35%).

Разом з цим, слід зазначити, що не дозволяється включати до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми чайових, за винятком випадків, коли суми таких чайових включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плату за видовищні заходи.

Лист ГУ ДФС у м. Києві від 01.08.2016 №17236/10/26-15-13-01-12