Нагадування як проводити закупівлі наприкінці року

Які строки публікації звіту про виконання договору?

Відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» та з урахуванням положень постанови Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюється замовником протягом 20 робочих днів з дня настання однієї з таких підстав:

• закінчення строку дії договору про закупівлю;
• повне виконання договору;
• розірвання договору.

Водночас ані Закон, ані постанова № 1178 не зобов’язують замовника оприлюднювати звіт саме за тією підставою, що настала першою. Момент публікації звіту замовник визначає самостійно — залежно від підстави, яка настала. Зокрема, звіт може бути оприлюднений після здійснення остаточного розрахунку за договором (якщо оплата здійснюється після постачання товару) або після завершення строку дії договору, навіть якщо зобов’язання за ним були виконані раніше. 

Водночас варто враховувати, що оприлюднення звіту про виконання договору фактично означає його закриття. Після цього замовник втрачає можливість вносити зміни до договору шляхом укладення додаткових угод. Тому, якщо наприкінці року може виникнути потреба у збільшенні обсягу закупівлі в межах 20 %, передбачених законодавством, доцільно утриматися від публікації звіту до настання відповідної підстави або до завершення строку дії договору. 

Чи можливо укласти 20% додаткову угоду у 2026 році до договору, укладеного у 2025 році? 

Ні, у 2026 році укласти додаткову угоду на 20% не можна, якщо строк дії договору 2025 року вже закінчився. Додаткову угоду на 20% потрібно укласти у 2025 році, до закінчення строку дії договору, навіть якщо постачання та оплата за нею відбуватимуться вже у 2026 році.  

Якщо замовник не встиг провести процедуру закупівлі або спрощену закупівлю на 2026 рік, а потреба в товарах (роботах, послугах) виникає з початку січня, він має право продовжити дію договору 2025 року на строк, достатній для проведення нової закупівлі, в обсязі, що не перевищує 20% від суми початкового договору, за умови затвердження відповідних видатків у встановленому порядку. 

Водночас слід врахувати ключові нюанси: 

Додаткова угода на 20% може бути укладена виключно до чинного договору. Якщо строк дії договору закінчується 31.12.2025, додаткову угоду необхідно укласти не пізніше цієї дати. Укладення додаткової угоди у 2026 році до договору, строк дії якого вже сплив, є неможливим.

Обсяги та сума, передбачені додатковою угодою на 20%, не включаються до річного плану закупівель 2026 року;

Вартість додаткової угоди не може перевищувати 20% від кінцевої вартості договору 2025 року — з урахуванням усіх змін, внесених до нього раніше (за їх наявності). 

Отже, ключовою умовою є чинність договору на момент укладення додаткової угоди, а не дата його укладення чи застосування постанови № 1178. 

Коли потрібно опублікувати додаткову угоду в системі? 

Оформлені додатковою угодою зміни до договору про закупівлю мають відповідати вимогам Закону України «Про публічні закупівлі». Так, частина п’ята статті 41 Закону чітко визначає випадки, у яких замовник має право змінювати істотні умови договору. 

Водночас важливо не лише правильно укласти додаткову угоду, а й вчасно відобразити ці зміни в електронній системі закупівель. Відповідно до частини першої статті 10 Закону, повідомлення про внесення змін до договору разом із додатковою угодою потрібно оприлюднити протягом трьох робочих днів з дня її підписання.

Закупівлі на наступний рік: як забезпечити безперервні поставки з 1 січня 

На практиці замовники часто стикаються з потребою забезпечити безперервні закупівлі товарів і послуг протягом усього року. Йдеться, зокрема, про організацію харчування в закладах освіти, закупівлю пального, енергоносіїв, послуг охорони тощо. Водночас у разі початку процедури закупівлі вже після новорічних свят, наприклад 3 січня, укласти договір зазвичай вдається не раніше середини місяця, що створює ризик перерв у постачанні.

Як діяти замовнику в такій ситуації?

Перший варіант — скористатися можливістю продовжити дію договору попереднього року в межах 20 %, про який ми писали вище. Проте цей механізм доступний не завжди та залежить від конкретних умов договору і наявності фінансування. 

Другий варіант — подбати про закупівлю заздалегідь і розпочати процедури ще наприкінці поточного року. Замовник має право у листопаді-грудні затвердити річний план закупівель (або його частину) саме для тих предметів закупівлі, які необхідні з перших днів наступного року, та оголосити відповідні процедури або спрощені закупівлі. 

Важливо врахувати, що Закон України «Про публічні закупівлі» не встановлює заборон на проведення процедур закупівель до набрання чинності Законом про Державний бюджет України, затвердження кошторису, плану використання бюджетних коштів чи фінансового плану. Тому для покриття невідкладних потреб замовник може розпочати закупівлю наприкінці поточного року або на початку наступного, орієнтуючись на очікувану вартість предмета закупівлі. 

При цьому в проєкті договору та безпосередньо в договорі про закупівлю обов’язково слід передбачити порядок виникнення зобов’язань сторін залежно від фактичного фінансування, щоб уникнути ризиків у разі затримки або зміни обсягів бюджетних призначень. 

Ірина Литвинчук