4ДФ: важливі нюанси заповнення, про які часто забувають

Загальні правила

Порядок заповнення 4ДФ визначений Порядком № 4. У розд. І додатка роботодавець показує:

• нарахований дохід — у графі 3а в місяці його нарахування в бухобліку;
• утримані податки — у графах 4а та 5а (відображається також у місяці їх фактичного утримання);
• виплату доходу та сплату податків — у графах 3, 4 та 5. Тут є нюанси.

Зарплата з ознакою доходу «101», яка виплачується у встановлені строки в наступному місяці, відображається у 4ДФ за той період, за який вона нарахована. Інші виплати показують за фактом виплати.

Зарплата, відпускні та лікарняні — ознака «101»

Зарплата, доплати, надбавки, премії, індексація, відпускні та лікарняні у 4ДФ відображаються з ознакою доходу «101».

Відпускні та лікарняні:

• показують у місяці їх нарахування;
• включають до загальної зарплатної суми (не в окремому рядку);
• окремо не виділяють і не розподіляють за місяцями, за які вони нараховані.

Донарахована, сторнована та депонована зарплата

Якщо працівнику донарахували або сторнували зарплату, окремі рядки формувати не потрібно. Такі суми об’єднуємо в загальному зарплатному рядку того місяця, в якому проведене нарахування або сторнування в бухобліку.

Депоновану зарплату для цілей 4ДФ вважають виплаченою, якщо роботодавець своєчасно отримав кошти, провів виплату та сплатив податки, але працівник гроші не отримав. Отже, нарахування і виплату зарплати, а також сплату податків показуємо за загальними правилами.

Скільки рядків формувати на працівника

У більшості випадків на працівника формують один рядок з ознакою доходу «101», де загальною сумою показують усі зарплатні виплати та податки.

Якщо працівник працює за основним місцем роботи та за внутрішнім сумісництвом, зарплату за двома трудовими договорами також відображають в одному рядку. Орієнтиром є не кількість трудових договорів, а ознака доходу.

Якщо працівника прийнято та звільнено в одному місяці — формують один рядок, де зазначають і дату прийняття, і дату звільнення.

А ось якщо працівник звільнився і в тому ж місяці був прийнятий знову, потрібно сформувати два окремі рядки.

Дві підстави для ПСП

У загальному випадку до зарплати застосовують лише одну ПСП. Але якщо працівник має право одночасно на ПСП на дитину з інвалідністю та на іншу дитину, тоді в 4ДФ формують два рядки:

• перший — із сумою зарплати та ознакою ПСП «02»;
• другий — без сумових показників, але з ознакою ПСП «04».

Коли рядок не формують

Якщо у звітному періоді працівнику не нараховували та не виплачували доходи, рядок у 4ДФ не формують.

Дата прийняття та звільнення

Якщо працівника прийняли за внутрішнім сумісництвом, дату прийняття у графі 7 не зазначають. Аналогічно не показують і дату звільнення, якщо працівник припинив роботу лише за внутрішнім сумісництвом, але залишився працювати за основним місцем роботи.

Якщо працівник звільнений, але в місяці звільнення немає ані нарахувань, ані виплат, порожній рядок лише з датою звільнення не заповнюють.

Якщо після звільнення працівнику нараховують зарплатний дохід, у графі 8 потрібно зазначити дату звільнення.

Ознака доходу «127»

Якщо зарплатна виплата нарахована вже після звільнення працівника, її відображають не з ознакою «101», а з ознакою доходу «127».

Наприклад, якщо колишньому працівнику після звільнення нарахована премія, лікарняні або компенсація відпустки, у 4ДФ таку виплату показують з ознакою «127» та зазначають дату звільнення у графі 8.

У щоденній роботі бухгалтера майже не буває простих зарплатних ситуацій. Завжди виникають нюанси: як правильно відобразити виплату у звітності, що робити зі складними нарахуваннями, як не заплутатись при заповненні додатків або швидко виправити помилку, якщо вона вже потрапила у звіт.

Саме тому важливо мати не просто знання, а правильні алгоритми дій і зрозумілі приклади, на які можна спиратися у будь-який момент.

Наш курс «Заробітна плата» стане для вас не просто навчанням, а справжнім практичним помічником у щоденній роботі. Це курс, до якого можна повернутися у будь-який момент: коли потрібно швидко перевірити складний розрахунок, знайти відповідь щодо заповнення звітності або зрозуміти, як правильно виправити помилку без ризику штрафів.

Програма повністю актуалізована з урахуванням усіх законодавчих змін 2026 року. Ми оновили приклади розрахунків, нормативну базу та додали окремий блок із покроковим заповненням звітності й алгоритмами виправлення помилок.

Особливість курсу — його практична користь. Тут не просто теорія, а готові рішення для щоденної роботи бухгалтера: розрахунок відпускних, лікарняних, декретних, виплат при звільненні, донарахування МЗП, нюанси роботи із сумісниками та багато інших практичних ситуацій.

Окрему увагу приділено заповненню Об’єднаній звітності: 4ДФ та виправленню помилок, нестандартним випадкам, які найчастіше викликають труднощі на практиці.

Курс буде корисним як для новачків, які хочуть впевнено працювати із зарплатою, так і для досвідчених бухгалтерів — як зручний практичний довідник, де вже зібрані відповіді на складні робочі запитання.