Практичні поради заповнення звіту з ЄСВ в програмі M.E.Doc

Зміна форм звітності для бухгалтера – це додаткові складності в налагодженому робочому процесі, і розуміючи це, розробники комп’ютерної програми «M.E.Doc» пропонують користувачам практичні поради по роботі з новими формами в програмі.

Для комфортної роботи зі звітністю ЄСВ в комп’ютерній програмі «M.E.Doc» реалізовано можливість копіювання раніше поданих звітів з конвертацією в нові форми бланків.

Для копіювання звіту потрібно у електронній таблиці модулю виділити курсором миші потрібний комплект документів (загальний рядок з назвою звіту) та обрати Файл/Копіювати або  натиснути на кнопку  на панелі інструментів вікна. 

У наступному вікні Копіювання звіту вказати звітний період, у який буде скопійовано звіт:

Після копіювання звіт за новою формою (J/F) буде розміщено у обраний період, всі скопійовані документи (таблиці) будуть виділені зеленим кольором, їх можна відкривати та редагувати. Конвертуються Таблиці 5, 6, 7, 8 та 9, а Таблиці 1, 2, 3 та 4 необхідно створити. Варто зауважити, що в програмі реалізовано можливість заповнення Таблиці 1 на основі Таблиці 6; Таблиці 2 на основі Таблиці 8; Таблиці 3 на основі Таблиці 9; така функція актуальна і для нових форм.

Такий фунціонал значно зменшує навантаження на бухгалтера, адже немає необхідності вносити великі об’єми даних по усіх співробітниках знову.

Бухгалтерам, які заповнюють звіти з ЄСВ у своїх бухгалтерських програмах, можна скористатися функцією завантаження звіту до КП «M.E.Doc» у форматі dbf. Імпортувати можна Таблиці 5-9 Додатка 4. Імпорт виконується у наступній послідовності:

1.Оберіть команду Файл / Імпорт / Імпорт з DBF.

2. Відкриється вікно Імпорт єдиного внеску. У полі Оберіть кодування вкажіть потрібне значення. У полі Оберіть каталог для імпорту вкажіть шлях до каталогу розміщення dbf-файлів.

3. Поля Таблиці № 5, Таблиці № 6, Таблиці № 7, Таблиці № 8, Таблиці № 9 заповняться автоматично, виходячи із наявності файлів в указаному каталозі.

4. Натисніть ОК для початку процесу імпорту.

5. Після закінчення процедури система виведе протокол імпорту даних. Якщо імпорт не виконано, буде повідомлена причина.

6. Звіти поміщаються у модуль, як ПОЧАТКОВИЙ ЗВІТ.

Всі таблиці після імпорту потрібно відкрити, перевірити (F4) та зберегти (Ctrl+S).

Звертаємо увагу на те, що імпортувати звіти у форматі dbf можна також зі звітів за старою формою (І). Розуміючи, що зміни стосовно реалізації нових форм звітів ЄСВ  (за кодами J/F) в бухгалтерських облікових системах можуть затягнутися,  розробники  КП «M.E.Doc» реалізували можливість імпорту звітів у форматі dbf як з нових форм (J/F), так і зі звітів за формою І. Структура DBF файлів для таблиць (5-9) Додатку 4.

В КП «M.E.Doc» враховано норму Порядку формування та подання страхувальниками звіту ЄСВ абзац 2 п. 3 розділу V та роз’яснення  ДФСУ щодо формування звітів за періоди «до» та «після» 2016 року. Тобто, якщо страхувальником не було подано звіти за період до 2016 року, то він, обравши  потрібний йому період, створює звіт за формою І, заповнює та відправляє до контролюючого органу. За період 2016 року звіти створюються на нових формах за кодамиJ/F. 

Функціонал КП «M.E.Doc» завжди розробляється з врахуванням вимог та обмежень, які регламентуються Порядками заповнення звітності. Для нових форм ЄСВ за кодами J/F реалізовано та підключено контролі та перевірки, які допоможуть бухгалтерам не допускати помилок при заповненні звітності.

Звичний сервіс з імпорту файлів звітності у форматі xml також доступний для версій форм ЄСВ за кодами J/F.

Хочемо звернути увагу фізичних осіб підприємців, які зобов’язані подавати звітність з ЄСВ (п. 13 розд. ІІ Порядку № 441). У зв’язку із вимогами Наказу № 441 передбачено формування різних комплектів Додатку 5 для ФОП та самозайнятих осіб. Формування певного комплекту Додатка 5  в програмі «M.E.Doc» залежить від встановленої відмітки «особи, які забезпечують себе роботою самостійно» в «Картка підприємства> Пенсійний фонд».

Для перегляду в модулі ЄСВ будуть доступні обидва комплекти Додатка 5,  для страхувальника це додатковий контроль за звітністю. Нагадаємо компоновки пачок Додатків 5:

ФОП платник збору на загальних підставах:

• F3000510       Додаток 5 Звіт про суми нарахованого доходу застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску
• F3050110       Таблиця 1. Нарахування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування фізичними особами - підприємцями
• F3050210       Таблиця 2. Нарахування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування фізичними особами - підприємцями, які обрали спрощену систему оподаткування
• F3050410       Таблиця 4. Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства

Особи, які забезпечують себе роботою самостійно:

• F3005110       Додаток 5 Звіт про суми нарахованого доходу застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску
• F3051310       Таблиця 3. Нарахування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування особами, які провадять незалежну професійну діяльність
• F3051410       Таблиця 4. Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства

Використовуючи надані вище рекомендації, вам вдасться значно скоротить час, необхідний для роботи зі звітністю ЄСВ.