Облік програмного забезпечення в бюджетній установі: три сценарії

Програмне забезпечення — обов’язковий інструмент для роботи сучасної бюджетної установи. Але як його правильно обліковувати? Відповідь залежить від виду прав на програму та способу її використання. Розглянемо докладно.

1. Нематеріальний актив

Програма визнається нематеріальним активом, якщо установа має виключні майнові права: володіння, користування, розпорядження. Наприклад, створений вебсайт або унікальна програма, розроблена під замовлення з передачею прав.

КЕКВ: 3160 або 2280

Рахунок обліку: 1211

Документи: НА-1, НА-2, НА-4

2. Витрати періоду

Якщо установа придбала тільки право користування — наприклад, ліцензію на Microsoft Office — програмне забезпечення не визнається активом, а обліковується як поточні витрати.

КЕКВ: 2240

Рахунок обліку: 8013

Позабалансовий рахунок: 013

3. Частина вартості основного засобу

Коли програма є невіддільною частиною техніки (наприклад, медобладнання з прошивкою або ноутбук з OEM-версією Windows), її включають до вартості основного засобу.

КЕКВ: 3110

Рахунок обліку: 1014

Документи: за Наказом № 818 Мінфіну

Первинні документи: що використовувати

• НА-1, НА-2, НА-4 — для нематеріальних активів
• Інвентарна картка ОЗ — з відміткою про встановлене ПЗ
• Видаткові накладні, акти, фіскальні чеки — для витрат періоду

Оподаткування

З 2023 року продаж програмного забезпечення оподатковується ПДВ на загальних підставах згідно з п.п. «а» п. 185.1 ПКУ. Пільга втратила чинність (п. 261 підрозд. 2 ПКУ).

Приклади бухгалтерських проведень

Приклад 1: створення вебсайту

• 1313 / 6211 — 17300 грн (Акт)
• 1213 / 1313, 5411 / 5111 — 17300 грн (Введено в експлуатацію)
• 6211 / 2313 — 17300 грн (розрахувались)
• 8014 / 1413 — 1730 грн (амортизація)

Приклад 2: купівля ліцензії

Ліцензія за 34000 грн — віднесена до витрат, відображена на позабалансовому рахунку.

• 2117 / 2313 — 34000 грн
• 8013 / 2117 — 34000 грн
• 013 — 34000 грн

Приклад 3: ноутбук з ОС Windows (Платник ПДВ)

Ціна — 48000 грн, ОС як частина ОЗ. 

• 1311 / 6211 — 40000 грн (отримали)
• 6311 / 6211 — 8000 грн (Податковий кредит)
• 1014 / 1311, 5411 / 5111 — 40000 грн (Введення в експлуатацію)
• 6211 / 2313 — 48000 грн (розрахувались)
• 8014 / 1411 — 4000,00 грн (амортизація)

Детальні пояснення, приклади проведень і нормативну базу читайте в статті Придбати комп і ПЗ: що в бухобліку?