Відрядження у 2025 році для бюджетних установ: оновлені правила та приклади розрахунків

У 2025 році правила оформлення та оплати відряджень для бюджетних установ зазнали змін. Бухгалтерам важливо орієнтуватися в нововведеннях, дотримуватися строків подання звітів, правильно розраховувати середню та денну зарплати. У цій статті – все, що потрібно знати: нормативна база, приклади, строки, документи.

Ключові зміни у відрядженнях з 2025 року

• Авансовий звіт обов’язковий навіть без витрат — не пізніше 5-го банківського дня після повернення (3 дні — якщо аванс видано готівкою).
• Підтвердні документи допускаються в електронній формі.
• Підтвердження факту перебування у відрядженні допускається без підтвердження витрат.
• Добові в Україні — 300 грн, проживання — до 900 грн/доба з чеками.

Розрахунок денної зарплати

Денна зарплата = Зарплата за місяць / Кількість робочих днів у місяці.

Розрахунок середньоденної зарплати

Середня = Зарплата за 2 попередні місяці / Робочі дні за цей період. Враховуються всі виплати, окрім разових, лікарняних, премій за підсумками року тощо.

Приклад 1: Оплата за денною зарплатою

Працівниця у лютому 2025 року відпрацювала 20 днів, з них 3 дні була у відрядженні. Її зарплата — 9200 грн (оклад + надбавки). Кількість робочих днів — 20.

• Денна зарплата = 9200 ÷ 20 = 460 грн
• Зарплата за 3 дні відрядження = 460 × 3 = 1380 грн
• Зарплата за решту днів (17) = 460 × 17 = 7820 грн
• Загальна зарплата за місяць: 9200 грн

Приклад 2: Оплата за середньоденною зарплатою

Працівник був у відрядженні 4 дні в березні 2025. Робочих днів у місяці — 21. Оклад — 8700 грн. У січні та лютому 2025 він отримав по 9700 грн.

• Середня зарплата = (9700 + 9700) ÷ 42 = 19400 ÷ 42 = 461,90 грн
• Денна зарплата березня = 8700 ÷ 21 = 414,29 грн
• Середня > денна → відрядження оплачується по середній
• 4 дні відрядження = 461,90 × 4 = 1847,60 грн
• Оплата за решту 17 днів: 414,29 × 17 = 7042,93 грн
• Загальна зарплата: 1847,60 + 7042,93 = 8889,53 грн

Приклад 3: Доплата до мінзарплати

Працівник з окладом 6200 грн був у відрядженні 2 дні в квітні 2025 (всього 22 робочі дні). Середньоденна зарплата за 2 попередні місяці = 350 грн, денна — 281,82 грн.

• 2 дні відрядження: 350 × 2 = 700 грн
• 20 днів роботи: 6200 ÷ 22 × 20 = 281,82 × 20 = 5636,36 грн
• Разом: 5636,36 + 700 = 6336,36 грн
• Мінімалка за 22 дні: 8000 грн → доплата: 8000 – 6336,36 = 1663,64 грн
• Фінальна сума до виплати: 8000 грн

Строки подачі авансового звіту

• Безготівкова форма — 5 банківських днів після повернення;
• Готівкова форма — 3 банківських дні;
• Можливе продовження до 20 днів (при обґрунтуванні);
• Невикористані кошти — повертаються у той самий строк.

Висновок

У 2025 році відрядження для бюджетних працівників регулюються оновленими нормативами. Особливу увагу слід приділяти правильному вибору між денною та середньоденною зарплатами, дотриманню строків подання звітів і обліку виплат. Це дозволить уникнути фінансових порушень і забезпечити працівникам належні виплати.