Дострокове повернення працівника з відрядження: як оформити
Службове відрядження
Відповідно до п. 1 Інструкції № 59 , службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.
Інструкція № 59 поширюється на органи державної влади та підприємства, що фінансуються з бюджету, але її визначення доцільно використовувати для підприємств будь-якої форми власності.
У наказі про відрядження обов’язково визначають:
- службове завдання;
- строк відрядження.
Коли можна скоротити строк відрядження
1. Причини виробничого характеру:
- дострокове виконання службового завдання;
- зменшення обсягу робіт або завдань.
Порядок оформлення:
- Ініціатором може бути працівник або роботодавець.
- Якщо працівник виконав завдання достроково, він подає доповідну записку з обґрунтуванням.
- Якщо роботодавець погоджується, видається наказ про скорочення строку відрядження.
- Якщо ініціатор — роботодавець, він видає наказ про відкликання з відрядження (лист Мінфіну від 14.05.2015 № 31-08030-16-10/15972).
2. Причини особистого характеру:
- сімейні обставини, що унеможливлюють виконання завдань (раптова хвороба, нещасний випадок, смерть близького родича).
Варіанти оформлення:
- Працівник повідомляє роботодавця, просить відкликати з відрядження та надати, наприклад, відпустку без збереження зарплати (п. 9 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки), та гарантує надати підтвердні документи (наприклад, свідоцтво про смерть).
- Працівник подає роботодавцю відповідні заяви.
- Роботодавець оформлює наказ про скорочення строку відрядження працівника та наказ про надання йому відпустки без збереження зарплати.
Що врахувати бухгалтеру
- добові виплачуються лише за фактичні дні перебування у відрядженні;
- сума оплати за роботу у відрядженні розраховується пропорційно скороченому строку.
Висновок
Скорочення строку відрядження потрібно завжди оформлювати наказом, незалежно від причин. Це впливає на правильність розрахунку добових, заробітної плати та кадрового обліку.
При виробничих причинах — обов’язкова доповідна записка, при особистих — заява працівника з підтвердними документами.
