Чи можна підписувати первинні документи гелевою ручкою або чорним чорнилом?

Питання підпису первинних документів та договорів регулюється Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88.

Що говорить закон?

Згідно з п. 2.9 Положення №88:

• усі записи в первинних документах та регістрах бухгалтерського обліку у паперовій формі здійснюються чорнилом темного кольору або пастою кулькових ручок;
• заборонено використовувати олівець, оскільки записи можуть бути стерті чи змінені.

Які кольори дозволені?

Закон не визначає термін «темний колір», проте на практиці до нього відносять синій і чорний. Саме вони забезпечують чіткість і довготривалість збереження записів.

Що робити при відмові прийняти документи?

1. Посилатися на пряму норму п. 2.9 Положення №88.
2. Зафіксувати відмову письмово (акт, службова записка).
3. Застосувати ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» — колір підпису не є обов’язковим реквізитом.

Висновок

• Підписання документів гелевою ручкою (синього або чорного кольору) відповідає вимогам закону.
• Відмова у прийнятті таких документів не має правового підґрунтя.
• Головне — щоб записи були чіткими, розбірливими та стійкими до збереження.

Джерело: Положення №88, Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»