Кредиторська заборгованість перед батьками: повернути чи списати?

Продукти харчування зіпсувались: не поспішайте списувати

Зазвичай продукти, які втратили свої споживчі властивості через закінчення строку придатності, підлягають списанню з балансу.

Але майте на увазі: перш ніж списати зіпсовані харчі, необхідно з’ясувати причини псування таких цінностей.

Наприклад, якщо ЗДО розташований на території, де велися бойові дії та, як наслідок, не було доступу до місць зберігання таких продуктів. За таких умов причини псування таких продуктів харчування цілком можна вважати об’єктивними.

Інша річ, якщо продукти харчування зіпсувалися через порушення умов їх зберігання та/або невжиття (несвоєчасне вжиття) заходів для запобігання їх псуванню.

З огляду на це, у кожному конкретному випадку має бути з’ясовано причини псування продуктів харчування, встановлено винуватців та притягнуто їх до відповідальності. Детально про це ми розповідали в матеріалі «Прострочені продукти харчування: як списати?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2022, № 21).

Що робити з «кредиторкою» перед батьками?

Плату за харчування дітей у ЗДО батьки вносять щомісяця до банківських установ не пізніше 10-го числа поточного місяця, за який вноситься плата. Тобто фактично батьки сплачують за харчування своїх дітей наперед. Саме такий порядок унесення батьківської плати передбачено п. 2.7 Порядку встановлення плати для батьків за перебування дітей у державних і комунальних дошкільних та інтернатних навчальних закладах, затвердженого наказ МОН від 21.11.2002 № 667.

Тож у ситуації читача батьки до 10 лютого 2022 року внесли плату за харчування дітей за лютий. Відповідно такі кошти мали бути зараховані на наступний місяць — березень. Але через початок війни та ведення бойових дій ЗДО припинив свою діяльність. І фактично виникла кредиторська заборгованість перед батьками.

Зазвичай для обліку розрахунків зі здобувачами освіти ЗДО застосовують субрахунок 6414 «Розрахунки за спеціальними видами платежів». Тобто кредитове сальдо за цим субрахунком свідчить про наявність переплати батьків за харчування дітей.

За рахунок яких джерел ЗДО має погасити заборгованість перед батьками? Розглянемо можливі варіанти розв’язання цієї ситуації.

Варіант 1. Кредиторська заборгованість погашена

Погашення кредиторської заборгованості перед батьками може бути здійснено за рахунок різних джерел.

Наприклад, виявлено, що продукти харчування зіпсувались через порушення умов їх зберігання та/або невжиття (несвоєчасне вжиття) заходів для запобігання їх псуванню. У такому разі погашення кредиторської заборгованості перед батьками слід провести за рахунок коштів, стягнутих із винуватців у псуванні продуктів.

Якщо ж псування продуктів стало наслідком надзвичайної ситуації (обстрілу, відсутності доступу до місця зберігання через активні бойові дії тощо), ЗДО проводить покриття заборгованості за рахунок залишку власних надходжень установи (кошти спецфонду).

Нагадаємо: кошти спеціального фонду слід використовувати з урахуванням пп. 23 та 49 Порядку № 228* у такій послідовності:

1) за встановленими напрямами використання;

2) на погашення заборгованості установи з бюджетних зобов’язань за спеціальним та загальним фондом кошторису;

3) на проведення заходів, пов’язаних з виконанням основних функцій, які не забезпечені (або частково забезпечені) видатками загального фонду.

* Порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 № 228.

Тож якщо ЗДО має залишки власних надходжень від плати за надані послуги, їх цілком можливо спрямувати на погашення заборгованості перед батьками. Якщо ж залишків таких надходжень немає, то здійснювати погашення такої заборгованості за рахунок коштів загального фонду неприпустимо. Це випливає з норми пп. 43 та 49 Порядку № 228.

Також майте на увазі: цей варіант можливий, якщо ЗДО має зв’язок з батьками на момент погашення заборгованості. Для повернення коштів батьки мають написати заяву і зазначити в ній реквізити рахунку для перерахування коштів. За таких умов ЗДО перераховує кошти батькам на підставі платіжної інструкції і тим самим закриває кредиторську заборгованість.

Варіант 2. Кредиторська заборгованість не погашена

Звісно, не завжди у ЗДО є змога повернути переплату батькам. Передусім це можна пояснити відсутністю фінансової можливості. Наприклад, винна особа не погодилася відшкодувати завдану шкоду і подала до суду. Або ж якщо псування продуктів стало наслідком дії обставин непереборної сили, а залишки коштів за спецфондом відсутні.

Що робити з такою заборгованістю?

Якщо ж повернути переплату батькам немає змоги, доведеться обліковувати таку заборгованість на балансі за такими правилами.

По-перше, для цілей бухобліку кредиторська заборгованість відповідає поняттю «зобов’язання». Це підтверджує термінологія, наведена в Національному положенні (стандарті) бухгалтерського обліку в державному секторі 101 «Подання фінансової звітності», затвердженому наказом Мінфіну від 28.12.2009 № 1541. Так, це заборгованість суб’єкта держсектору, яка виникла внаслідок минулих подій і погашення якої в майбутньому, як очікується, призведе до зменшення ресурсів суб’єкта держсектору.

Отже, визнання та оцінку таких зобов’язань перед батьками слід здійснювати відповідно до вимог Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 128 «Зобов’язання», затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.2010 № 1629.

По-друге, кредиторську заборгованість перед батьками ЗДО обліковуємо на балансі, тобто на субрахунку 6414 до моменту погашення протягом строку позовної давності. Загальна позовна давність установлена тривалістю в три роки (ч. 1 ст. 257 ЦКУ*).

* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.

По-третє, на період воєнного часу строки, визначені в ст. 257 ЦКУ, продовжено на на строк дії воєнного стану. Такі правила продовження зазначеного строку прописано в п. 19 Прикінцевих та перехідних положень ЦКУ.

Це означає, що до закінчення воєнного стану кредиторська заборгованість перед батьками не може бути визнана такою, за якою минув строк позовної давності, та списана у загальному порядку. Відповідно механізм списання кредиторської заборгованості, визначений Порядком бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затвердженим наказом Мінфіну від 02.04.2014 № 372, протягом строку дії воєнного стану не застосовується.

Порядок відображення повернення переплати батькам на рахунках бухобліку розглянемо на прикладі.

Варіант 1. Повернуто батькам кошти за харчування у сумі 3200 грн. Кошти перераховано зі спеціального реєстраційного рахунка ЗДО на рахунки батьків. Розрахунок проведено в безготівковій формі на підставі платіжних інструкцій.

Варіант 2. Переплату за харчування у сумі 3200 грн не повернуто батькам. Кредиторську заборгованість за розрахунками з батьками, строк позовної давності якої минув, списано з балансу після закінчення воєнного стану.