Щодо подання електронних реєстрів при виплаті стипендій
Формування реєстру академічних та соціальних стипендій поширюється на осіб, які навчаються у навчальних закладах або за державним (регіональним) замовленням за рахунок коштів загального фонду державного (відповідного місцевого) бюджету та отримують соціальну або академічну стипендію, а саме згідно з підпунктами 2, 3 пункту 12 Порядку призначення і виплати стипендій, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.07.2004 р. N 882, та пунктом 4 Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті для виплати соціальних стипендій студентам (курсантам) вищих навчальних закладів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.12.2016 р. N 1045.
Враховуючи вищезазначене, просимо Державну казначейську службу надати роз'яснення віддаленим пунктам реєстрації акредитованого центру сертифікації ключів державної казначейської служби щодо забезпечення відповідним програмним забезпеченням та надання консультацій навчальним закладам, які подають електронні реєстри соціальних виплат, для якісного шифрування відповідних електронних реєстрів.
При опрацюванні отриманих реєстрів стипендій було виявлено те, що більшість реєстрів не відповідають формату назви, зазначеному у додатку 2 до постанови Кабінету Міністрів України від 18.02.2016 р. N 151 (далі - Постанова).
Нагадуємо, що згідно з пунктом 7 Порядку взаємодії Міністерства фінансів, органів Державної казначейської служби та установ, які здійснюють виплати пільг, субсидій, інших соціальних виплат, під час перерахування таких виплат, затвердженого Постановою, у разі невідповідності формату назви файла зазначеному у додатку 2 до Постанови, платіжне доручення повертається органами Казначейства установі, яка здійснює соціальні виплати, без виконання.
З метою покращення надання інформації від установ, які здійснюють соціальні виплати і формують реєстр в ручному, а не в автоматичному режимі,просимо завантажити на веб-портал Державної казначейської служби для загального доступу розроблений файл excel згідно з додатком 1 до Постанови. Зазначений додаток буде надіслано на офіційну електронну адресу ДКСУ: offise@treasure.gov.ua.
При заповненні електронного реєстру потрібно застосовувати відповідний порядок дій:
1) у клітинці D2 потрібно вказати номер реєстру виплат, якщо реєстр всього один - потрібно ставити 1;
2) у клітинці C4 потрібно вказати код виплат. З метою оптимізації та полегшення роботи при формуванні електронного реєстру стипендій надаємо класифікатор кодів для заповнення поля "на перерахування" (вид соціальних виплат) за формою, вказаною у додатку до цього листа*;
____________
* Не наводиться.
3) у клітинці C7 потрібно вказати дату початку періоду, за який виплачується стипендія, у форматі ДД.ММ.РРРР обов'язково через крапку, де ДД - день, ММ - місяць, РРРР - рік. Наприклад, якщо стипендія виплачується за березень 2017 року, то потрібно вказати: 01.03.2017;
4) у клітинці E7 потрібно вказати дату закінчення періоду, за який виплачується стипендія, у форматі, який згадано вище: якщо стипендія виплачується за березень 2017 року, то потрібно вказати - 31.03.2017;
5) у клітинці A11 та в усіх клітинках, які будуть під нею, відповідно до кількості записів у реєстрі потрібно вказати дату виплати, тобто ту дату, станом на яку надається реєстр до Казначейства у форматі ДД.ММ.РРРР;
6) у клітинці B11 та в усіх клітинках, які будуть під нею, відповідно до кількості записів у реєстрі потрібно вказати порядковий номер запису, тобто, 1, 2, 3...;
7) у клітинці C11 та в усіх клітинках, які будуть під нею, відповідно до кількості записів у реєстрі потрібно вказувати номер поточного рахунка студента, на який виплачується стипендія. Якщо одержувач отримує стипендію у касі навчального закладу, потрібно вказати: "Отримує в касі" та написати назву навчального закладу;
8) у клітинці D11 та в усіх клітинках, які будуть під нею, відповідно до кількості записів у реєстрі потрібно вказати найменування банківської установи, в якій відкритий рахунок одержувача стипендії, згідно з офіційною назвою на офіційному сайті Національного банку України.
Якщо одержувач отримує стипендію у касі навчального закладу, потрібно вказати: "Отримує в касі" та написати назву навчального закладу;
9) у клітинці E11 та в усіх клітинках, які будуть під нею, відповідно до кількості записів у реєстрі потрібно вказати код МФО банківської установи, в якій відкритий рахунок одержувача соціальних виплат (стипендій), згідно з офіційною назвою на офіційному сайті Національного банку України. Якщо одержувач отримує стипендію у касі навчального закладу, потрібно вказати: "Отримує в касі" та написати назву навчального закладу;
10) у клітинці F11 та в усіх клітинках, які будуть під нею, відповідно до кількості записів у реєстрі потрібно вказати код згідно з ЄДРПОУ банківської установи, в якій відкритий рахунок одержувача соціальних виплат (стипендій), згідно з офіційною назвою на офіційному сайті Національного банку України. Якщо одержувач отримує стипендію у касі навчального закладу, потрібно вказати ЄДРПОУ навчального закладу;
11) у клітинці G11 та в усіх клітинках, які будуть під нею, відповідно до кількості записів у реєстрі потрібно вказати суму стипендії без урахування профспілкових та податкових відрахувань;
12) у клітинці H11 та в усіх клітинках, які будуть під нею, відповідно до кількості записів у реєстрі потрібно вказати прізвище, ім'я та по батькові одержувача стипендії. Вказувати П. І. Б. потрібно обов'язково через кому наприклад: Іванов, Іван, Іванович;
13) у клітинці I11 та в усіх клітинках, які будуть під нею, відповідно до кількості записів у реєстрі потрібно вказати ідентифікаційний код одержувача стипендії, якщо ж за якоюсь з причин у особи немає ідентифікаційного коду (за релігійними переконаннями або якщо студент - іноземець), потрібно це вказати, записавши повністю причину відсутності ідентифікаційного коду;
14) у клітинці J11 та в усіх клітинках, які будуть під нею, відповідно до кількості записів у реєстрі, потрібно вказати серію та номер паспорта одержувача стипендії за форматом: серія, номер, наприклад: ВВ, 123456; якщо на момент нарахування стипендії особа не набула віку, при якому видають паспорт, потрібно вказувати серію та номер свідоцтва про народження, розділяючи серію та номер через кому; якщо студент, якому виплачується стипендія, має паспорт нового зразка, потрібно вказувати усі цифри (ID) паспорта;
15) у клітинці K11 та в усіх клітинках, які будуть під нею, відповідно до кількості записів у реєстрі потрібно вказати адресу реєстрації одержувача стипендії - ту, яка вказана у паспорті. Потрібно записувати за таким форматом (через кому): область, місто, вулиця, будинок, квартира.
Наприклад: Київська, Київ, вул. Межигірська, 11, 125;
16) у клітинці M11 потрібно вказати найменування посади керівника установи;
17) у клітинці O11 потрібно вказати ініціали та прізвище керівника установи;
18) у клітинці M15 потрібно вказати найменування відповідальної особи з бухгалтерії (зазвичай - головний бухгалтер);
19) у клітинці O15 потрібно вказати ініціали та прізвище відповідальної особи з бухгалтерії.
Також наголошуємо, що кожний вид соціальної стипендії має бути у вигляді окремого реєстру, із зазначенням у клітинці C4 відповідного коду соціальної виплати, який зазначений у додатку до цього листа.
З метою уникнення невідповідності назви реєстру формату, наведеному у додатку 2 до Постанови, надаємо роз'яснення щодо коректної назви файла.
Згідно з додатком 2 до Постанови назва реєстру має такий вигляд:
vfBBBBBBBRRRRTTTTYYMMDDEEEEEEEENN.xls,
де BBBBBBB - код програмної класифікації видатків та кредитування державного бюджету. Наприклад, для соціальної стипендії потрібно вказувати 2501180, а для академічної стипендії - 2201190, для вказання коду програмної класифікації видатків та кредитування місцевого бюджету, який має 6 символів, попереду потрібно вказувати додатковий символ - 0;
RRRR - код функціональної класифікації видатків та кредитування бюджету. Наприклад, для соціальної стипендії потрібно вказувати 1070, а для академічної стипендії - 0990;
TTTT - чотирицифровий код територіального органу Казначейства, який провів платіжне доручення, наприклад 2600;
YY - рік, наприклад 17;
MM - місяць, наприклад 02;
DD - день подання реєстру до територіального органу Казначейства, наприклад 20;
EEEEEEEE - код згідно з ЄДРПОУ органу, що подав реєстр виплат, наприклад 12345678;
NN - двоцифровий номер за зростанням, який визначається номером надання файла реєстру, який сформовано за один операційний день. Тобто, якщо в один день подавати реєстри усіх видів соціальних стипендій, потрібно для відповідних файлів вказувати нумерацію від 01 до 08 (відповідно до кількості видів соціальних стипендій, наведених у додатку до цього листа).
В результаті загальна назва реєстру виплат, наприклад для соціальної стипендії, буде мати такий вигляд:
vf2501180107026001702201234567801.xls.
Повідомляємо, що кількість символів, яка зарезервована для відповідного коду, має точно відповідати кількості символів, вказаних вище, заміна будь-якого коду нулями або іншими символами, які не передбачені цим роз'ясненням, недопустима.
У разі невідповідності формату назви файла зазначеному у додатку 2 до Постанови, згідно з пунктом 7 Порядку взаємодії Міністерства фінансів, органів Державної казначейської служби та установ, які здійснюють виплати пільг, субсидій, інших соціальних виплат, під час перерахування таких виплат, затвердженого Постановою, платіжне доручення повертається органами Казначейства установі, яка здійснює соціальні виплати, без виконання.
До Міністерства фінансів надходить багато звернень щодо неможливості вчасно отримати необхідне для шифрування програмне забезпечення та дуже великого терміну для отримання послуг електронно-цифрового підпису. Тому Міністерство фінансів продовжує тестовий період подання електронних реєстрів до 1 квітня 2017 року, а починаючи з 1 квітня 2017 року, у разі невідповідності форми платіжних доручень разом з реєстром виплат стипендій в електронному вигляді формі, наведеній у додатках 1, 2 до Постанови, платіжне доручення повертається органами ДКСУ установі, яка здійснює виплати.
