Внесено зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку

Зокрема, уточнено перелік обов'язкових та додаткових реквізитів первинних документів, регістрів бухобліку, а також виправлення помилок у первинних документах та регістрах бухобліку. Подивимось, що саме змінено. 

1. Визначення термінів

З Положення прибрано визначення терміну «первинні документи» (п. 2.1 виключено), натомість додано до нього новий п. 1.2, де прописано значення термінів «первинні документи» та «регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри)», а саме:     

Усі інші терміни у Положенні слід використовувати у значеннях, визначених Законом про бухоблік, національними положеннями (стандартами) бухобліку, національними положеннями (стандартами) бухобліку в держсекторі та міжнародними стандартами фінзвітності. 

2. Електронна первинка

Передбачено, що первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухобліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухобліку з використанням електронних засобів оброблення інформації установа зобов’язана за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами. 

3. Правила вилучення документів

Копії первинних документів та регістрів бухобліку можуть бути вилучені лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються у порядку, встановленому законодавством.

При цьому вилучення оригіналів таких документів та регістрів забороняється, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством. 

4. Обов’язкові та додаткові реквізити

Первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках), посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються НБУ) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: печатка, ідентифікаційний код підприємства, установи з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо. 

5. Як робити записи у документах

Записи у первинних документах, регістрах бухобліку, створених в паперовій формі, повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок.

Записи у первинних документах, створених в електронній формі, здійснюються за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. 

6. Лише українська мова

Усі первинні документи, регістри бухобліку, бухгалтерська та інша звітність повинні складатись українською мовою.

Документи, що є підставою для записів у бухобліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на українську мову. 

7. Правила виправлення помилок у первинних документах та регістрах бухобліку

У паперовій формі:

1. У тексті та цифрових даних первинних документів і регістрів бухобліку підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.
2. Виправлення помилок у первинних документах і регістрах бухобліку, що складені у паперовій формі, з використанням способу «червоного сторно» здійснюється шляхом внесення неправильного запису (кореспонденції рахунків чи суми) червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо, що означає від’ємні числа, які в підсумку вираховуються. Одночасно під записом червоним кольором чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору здійснюється другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків чи суми.
3. Використання коректурного способу здійснюється шляхом закреслення неправильного тексту або цифри і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
4. Виправлення помилок з використанням способу додаткових бухгалтерських проведень здійснюється шляхом внесення додаткової кореспонденції рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах.
5. Як і раніше, помилки в регістрах бухобліку за минулий звітний період виправляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком «мінус», а виправлення (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до регістру бухобліку у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухобліку. Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та регістри бухобліку, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки - головним бухгалтером

Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

В електронній формі:

1. Помилки в первинних документах і регістрах бухобліку, що складені в електронній формі, виправляються способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.
2. Виправлення помилок способом сторно передбачає здійснення зворотного запису на величину помилки та одночасного зазначення правильної суми.
3. Під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, та міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.

Виправлення вносяться до первинних документів та регістрів бухоблікув тому звітному періоді, у якому виявлені помилки.

Як і раніше, у документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.

Наказ № 467 набере чинності з дня його офіційного опублікування.