Заполнение формы № Д4 на работника, который болел весь месяц и другого дохода не имел
Начисление больничных в бухгалтерском учете отражаем на основании листка нетрудоспособности в месяце, в котором его предоставил работник. Поэтому может сложиться ситуация, когда из-за болезни и не закрытого листка нетрудоспособности работнику за какой-либо месяц работодатель не осуществляет начисления. В вашей ситуации работнику не было начислений за сентябрь.
При заполнении ежемесячного приложения 4 (форма № Д4) следует помнить о таких правилах отражения больничных:
ПРАВИЛО 1. Больничные отражаем в форме № Д4 за месяц, в котором они начислены (отражено начисление в бухучете) на основании полученного от работника листка нетрудоспособности. В вашем случае больничные в сумме 4500 грн следует отразить в форме № Д4 за октябрь 2012 года.
ПРАВИЛО 2. Таблицу 6 заполняем следующим образом:
1. На работника заполняем столько строк, на сколько месяцев приходятся дни болезни. При этом месяц, на который приходятся больничные, отражаем в графе 11. Также отдельно заполняем строки для других выплат (зарплаты, вознаграждения по гражданско-правовому договору). В вашем случае будет 3 строки:
первая строка — больничные, приходящиеся на дни сентября (в графе 11 указываем «09-2012») в сумме 3000 грн (750 + 2250);
вторя строка — больничные, приходящиеся на октябрь (в графе 11 указываем «10-2012») — 1500 грн;
третья строка — начисленнаязарплата за октябрь (графу 11 не заполняем) — 2440 грн.
2. По строке, в которую записываем больничные, заполняем графу 9,куда вписываем код из приложения 2 к Порядку № 22-2* — «29».
3. В графе 13 показываем количество календарных дней болезни. В вашем случае в строке за сентябрь проставляем «30», а за октябрь — «12». В третьей строке, в которой отражаем начисленную зарплату, графу 13 не заполняем.
4. Заполнение граф 15 и 16 зависит от размера больничных, приходящихся на конкретный месяц:
— в графе 15 отражаем всю сумму больничных, приходящихся на календарный месяц;
— в графе 16 отражаем сумму больничных, приходящихся на календарный месяц, с которых взимали единый взнос после применения максимальной величины (17 прожиточных минимумов для трудоспособных лиц) к зарплате и вознаграждению по гражданско-правовому договору, а затем уже к больничному.
* Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления ПФУ от 08.10.10 г. № 22-2.
В вашем случае графы 15 и 16 будут равны.
ПРАВИЛО 3. Для заполнения Таблицы 6 не имеет значения, кто выплачивает больничные: оплата первых 5 дней за счет средств работодателя (в вашем случае — 750 грн) или пособие за счет средств Фонда нетрудоспособности (в вашем случае — 3750 грн). Выплаты, приходящиеся на один месяц, заносим одной строкой. Поэтому в вашем случае больничные, приходящиеся на дни сентября (в графе 11 указываем «09-2012»), в сумме 3000 грн показываем одной строкой. Эта сумма включает начисление за счет работодателя — 750 грн и за счет Фонда — 2250 грн. Но в Таблице 1 мы отдельно показываем больничные за счет предприятия (строка 1.3 — 750 грн) и отдельно за счет Фонда (строка 1.4 — 3750 грн).
Что касается заполнения формы № Д4 за сентябрь 2012 года, то в Таблице 6 на болевшего работника мы не заполняем строки. Если допустить, что на предприятии, кроме болевшего работника, других работников нет, то необходимо представить форму № Д4 в составе Таблиц 1 и 6 с прочерками. В этой ситуации возникает вопрос с заполнением полей Таблицы 1, в которых отражаем численность работников:
— «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, осіб» — при расчете этого показателя болевшего работника учитываем;
— «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді» — разъяснений от ПФУ на этот счет нет. Если исходить из определения застрахованного лица,* то и здесь болевшего работника следует учитывать, указав его как целую единицу независимо от того, как учитываем его при расчете среднеучетного количества. Однако в устных консультациях сотрудники ПФУ разъясняют, что здесь следует учитывать только тех работников, на которых есть заполненные строки в Таблице 6 (которым начислены выплаты, с которых был удержан ЕВС). Аналогичный алгоритм заложен и в бесплатном программном обеспечении, который ПФУ разработал для заполнения своей отчетности. Поэтому по поводу того, как заполнять данные поля, рекомендуем проконсультироваться в своем отделении ПФУ. Но ввиду отсутствия порядка заполнения отчета, на наш взгляд, пенсионщики не имеют права отказывать в приеме отчета по причине неправильного заполнения данных полей.
___________________________________
* Застрахованное лицо — физическое лицо, которое в соответствии с законодательством подлежит общеобязательному государственному социальному страхованию и уплачивает (уплачивало) и/или за которое уплачивается либо уплачивался в установленном законом порядке единый взнос. Работники — граждане Украины, иностранцы (если иное не установлено международными договорами, согласие на обязательность которых дано Верховной Радой Украины) и лица без гражданства, работающие у работодателя, являются застрахованными лицами в соответствии с законодательством об общеобязательном государственном социальном страховании (ч. 2 ст. 4 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.10 г. № 2464-VI).
