ГНС предоставила обобщающую налоговую консультацию относительно применения факсимиле

Статья 205 ГКУ определяет, что сделка может совершаться:

— устно;

— в письменной форме.

Сделка считается совершенной в письменной форме, если:

— она подписана ее стороной (сторонами);

— воля сторон выражена с помощью средств связи:

• телетайпного;

• электронного;

• другого технического.

Сделка, которая совершается юридическим лицом, подписывается лицами, уполномоченными на это его учредительными документами, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства и скрепляется печатью.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

При этом действующим законодательством не установлено четкое определение терминов «факсимиле» и «факсимильная подпись», а также не урегулирован вопрос о порядке их использования.

Первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Заметим, что документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.

Итак, учитывая вышеуказанное, ГНС сообщила, что:

— плательщики налогов при составлении налоговой отчетности не имеют права использовать факсимиле;

— плательщики налогов при оформлении налоговой накладной не имеют права использовать факсимильное воспроизведение подписи;

— должностные лица органов ГНС не имеют права использовать факсимиле в налоговом уведомлении-решении, налоговом требовании, приказе и направлении на проведение проверки.

Таким образом, использование факсимиле допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором указаны образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей, а нормы НКУ и других актов законодательства не содержат положений относительно права должностных лиц органов государственной налоговой службы на применение факсимильного воспроизведения подписи на указанных документах.