Чи безпечний ВАШ бухгалтерський софт, навіть якщо це не 1С? Давайте розбиратись разом та обирати альтернативу

Альтернатива 1С та іншому ПЗ російського походження існує, більш того, вона ще й має українське коріння! Впевнені, ви ще ніколи не зустрічали настільки детального керівництва з вибору програм бухобліку. Тому не будемо гаяти часу, бо попереду багато інформації. 

Сьогодні важко уявити ведення обліку без спеціальних програм, які автоматизують роботу бухгалтера. Це можуть бути як прості електронні таблиці (Excel), так і потужні ERP-системи від провідних компаній.

З початку війни державні установи заплатили 460 млн грн за використання російських програм, таких як 1С. А за 2024 рік вже витратили понад 91 млн грн. Це величезні суми. Так не має бути, тому ми закликаємо всіх обирати українські чи зарубіжні аналоги. Як правильно зробити цей вибір, щоб не помилитися?

На сьогодні бюджетні установи можуть вибирати програмне забезпечення самостійно, враховуючи свої потреби. Інколи цей вибір робиться без повного розуміння потреби установи та можливостей програм.

Наслідки неправильного вибору можуть проявитися лише через місяці або роки (сьогоднішня ситуація тому підтвердження), тож важливо знати, на що звертати увагу при виборі ПЗ, аби мінімізувати ризики. 

Походження програмного забезпечення та репутація розробника

Більшість програм для бюджетних установ в Україні розробляють вітчизняні компанії, але деякі програми базуються на міжнародних платформах. Варто звертати увагу на те, що в Україні досі продаються програми, побудовані на базі російської 1С, що потрапили під санкції ще в 2017 році (Постанова РНБО). Попри зміну назв і власників, ці продукти все ще пов'язані з країною-агресором.

Придбання такого ПЗ може призвести до порушення законодавства та допомоги ворогу, тому важливо перевіряти походження програмного забезпечення. Ще у 2022 році був створений список альтернативних програм, якими можна безпечно замінити програми російського походження (перевірити, чи є ваша програма у списку заборонених можна тут). Уряд планує заборонити використання ПЗ, що має зв'язки з країною-агресором (про це йдеться у новому законопроєкті  № 11492), тому варто подумати про перехід на вітчизняний або альтернативний софт, щоб уникнути неприємностей.

Якщо програма, яку ви давно використовуєте, потрапить до списку заборонених, орган-регулятор може вимагати терміново припинити її використання. Це може призвести до того, що доведеться швидко обрати новий софт, переносити дані та навчатися в короткі строки. Щоб уникнути таких стресових ситуацій, почніть підготовку до переходу на український софт заздалегідь. 

Безпека

З початком війни питання безпеки стало ще актуальнішим. Облікові програми можуть бути мішенню для кібератак, як це було з вірусом Petya, який пошкодив комп'ютери по всій Україні та завдав збитків на понад 400 млн доларів. Деякі підприємства та держустанови втратили дані і не змогли їх відновити. Доводилось робити це вручну з паперових документів!

Щоб мінімізувати ризики, дотримуйтеся таких порад:

• Завжди використовуйте актуальне (оновлене) антивірусне ПЗ;
• Встановлюйте на комп'ютері ПЗ тільки із надійних (офіційних) джерел;
• Створюйте надійні паролі з цифрами, символами й змінюйте їх регулярно.

Якщо користуєтесь онлайн-сервісами для обліку, ризик зараження знижується, адже софт не встановлюється на ваш комп'ютер. 

Збереження даних

У нинішніх умовах важливо гарантувати безпеку даних вашої облікової системи, адже їхня втрата може стати серйозною проблемою для установи, потребуючи тижнів, а то й місяців на відновлення. Якщо резервна копія бази даних зберігається, наприклад, на ПК співробітника, це небезпечно — комп’ютер може пошкодитися чи потрапити в чужі руки, що поставить під загрозу відновлення даних у випадку збою чи кібератаки.

Щоб убезпечити дані, важливо мати резервні копії на зовнішньому носії або в хмарному сховищі. Деякі провайдери послуг можуть забезпечити надійне зберігання копій, і це навіть може входити в пакет послуг. 

Що робити, якщо ви вже використовуєте програму, створену на базі російського ПЗ? Як знайти гідну заміну? 

Наші реалії такі, що досить складний вибір спеціалізованого ПЗ для бухгалтерського обліку зазвичай лягає на плечі головного бухгалтера або керівника установи, які зазвичай не мають відповідного досвіду із впровадження автоматизованих систем, тому, скоріше за все, не можуть у повній мірі передбачити всі нюанси та наслідки. Тому нижче наведемо ключові фактори, які допоможуть зробити такий складний вибір трохи легшим. 

1.  Бренд 

Якщо ви вже відсіяли програми з російським походженням (перевіряємо тут), варто звернути увагу на вік ПЗ. Нові продукти можуть ще не мати стабільного функціоналу чи досвіду компанії на ринку і, відповідно, можуть бути недостатньо перевіреними часом. Через відсутність історії використання ви не побачите відгуків та успішних кейсів, а якщо продукт належить стартапу, є ризик, що його можуть закрити через фінансові труднощі чи інші причини.

Також варто переглянути відгуки про продукт на форумах та в соцмережах. Але будьте уважні — позитивні чи негативні коментарі можуть бути замовними. Репутація компанії-постачальника та історія роботи з клієнтами також має значення, особливо якщо компанія є частиною відомої та надійної групи. 

2.  Функціональність

Варто розуміти, що ідеального ПЗ для всіх задач не існує. Жодна програма не вирішить усі питання обліку в один момент. Виберіть ті процеси, які віднімають найбільше часу у вас і команди, і порівняйте їх із функціоналом ПЗ, який розглядаєте. Якщо програма покриває 70 — 80 % потреб в автоматизації — це вже хороший результат!

Щоб остаточно оцінити, наскільки софт підходить, запитайте про демоверсію. Перевірте, як реалізовані потрібні функції, чи зручний інтерфейс і чи зможе новий користувач легко розібратись у програмі. 

3.  Мобільність

Якщо хочете працювати не тільки в офісі, обирайте ПЗ з можливістю віддаленого доступу через інтернет. Онлайн-сервіси автоматизації обліку дозволяють працювати з будь-якого місця, де є мережа.

А от рішення, які вимагають серверного обладнання, можуть ускладнити це, а іноді й зовсім унеможливити. Для налаштування безпечного віддаленого доступу у такому випадку може знадобитись допомога ІТ-фахівців. 

4.  Міграція з інших систем

Перехід з іншої системи — дуже індивідуальна справа і не має одного універсального рішення. Якщо ви розглядаєте таку можливість, обов'язково уточніть це у компаній, чиї програми вам сподобалися. Зараз уже є варіанти, які можуть полегшити процес і не потребують повного переносу даних з нуля. Наприклад, у програмі FIT-Бюджет можна перенести залишки основних засобів і нематеріальних активів. Але все залежить від ситуації, тож це точно варто запитати. 

5.  Супровід і оновлення

Ваше програмне забезпечення має завжди відповідати вимогам чинного законодавства. Це не лише актуальні довідкові дані, як-от індекс цін чи мінімальна зарплата, які потрібні для правильного розрахунку заробітної плати. Це також стосується способів нарахувань, вимог до бухгалтерського обліку та правил звітності.

Тому важливо заздалегідь уточнити у постачальника програмного забезпечення або онлайн-сервісу, як вони будуть оновлювати програму відповідно до змін у законодавстві. Тут є два варіанти:

1. Ви самі оновлюєте ПЗ: Ви купуєте програму, а всі оновлення та виправлення виконуєте самостійно або з допомогою сторонніх ІТ-фахівців. Також вам доведеться стежити за своєчасним оновленням і роботою програми.

2. Оновлення забезпечує постачальник: Постачальник програмного забезпечення чи онлайн-сервісу бере на себе всю відповідальність за оновлення, моніторинг змін у законодавстві та їх автоматичне впровадження, без потреби в вашому втручанні. 

6.  Підтримка користувачів

Комунікація з клієнтами може бути різною. Іноді допомога обмежується лише наданням документації та вирішенням технічних проблем, наприклад збоїв у роботі програми, а інші послуги надаються лише за додаткову плату (погодинно). Деякі постачальники, крім технічної підтримки, пропонують повноцінну консультаційну лінію, де можна отримати відповіді на всі питання. 

7.  Вартість

Оскільки зазвичай установа обирає програму на тривалий час, потрібно оцінювати всі витрати, пов'язані з її використанням. Замість того щоб просто орієнтуватися на ціну покупки, важливо врахувати й інші витрати, які можуть виникати щороку. Ось кілька факторів, які варто враховувати:

1. Вартість придбання — залежить від кількості робочих місць, які матимуть доступ до програми.

2. Вартість оновлень — іноді оновлення продаються окремо.

3. Додатковий функціонал — інколи продається тільки базова версія програми, а додаткові функції треба купувати окремо.

4. Підтримка користувачів — підтримка може бути включена в ціну або надаватися окремо (зазвичай за погодинну оплату). 

Якщо ваша організація самостійно утримує сервери для роботи програм, то додатково потрібно врахувати такі витрати:

1. Вартість серверного обладнання, його обслуговування та забезпечення безперебійною електроенергією.

2. Якщо сервери орендуються в хмарі, потрібно врахувати витрати на оренду хмарних ресурсів.

3. Витрати на послуги ІТ-фахівців для обслуговування інфраструктури.

4. Витрати на зберігання даних і резервне копіювання. 

Іноді на сайті постачальника не вказана реальна ціна, і при детальному розгляді з'ясовується, що є додаткові витрати. Тому важливо поставити уточнюючі питання, щоб зрозуміти всі можливі витрати. 

Оцінивши всі ці витрати, ви зможете зрозуміти, який варіант програмного забезпечення буде для вашої організації найбільш вигідним. 

Для бюджетних установ вибір програм не такий великий, як для бізнесу, але все одно є варіанти, які покривають більшість завдань. Кожна програма має свої переваги та недоліки, тому вибирати потрібно, враховуючи всі «за» і «проти». Нижче ми навели таблицю, де зазначено функціонал деяких програм. Ви можете використовувати його за основу та додавати свої варіанти. До речі, що б ви хотіли сюди додати? Пишіть у коментарях.