Електронна взаємодія керівника, бухгалтера та юриста

Поступово і держава, і бізнес рухаються в цифру. Українські компанії вже тривалий час подають податкову звітність в електронному вигляді. Тепер спостерігається тенденція з переводу договорів, первинної та іншої документації в електронний вигляд.

На сьогодні для цього існує достатня законодавча база. Основні нормативні акти, що регулюють здійснення документообігу в електронному вигляді - це Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» та Закон України «Про електронні довірчі послуги».

На основі цих законів розроблено ряд підзаконних актів, що деталізують роботу з електронними документами та електронним підписом.

Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає поняття, що таке електронний документообіг, регламентує, коли завершено створення електронного документа, як перевірити цілісність електронного документа, які документи можна перевести в електронний вигляд тощо. Закон передбачає, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Підходи та вимоги до створення електронного документа практично такі ж, як і до паперового документу, різниця лише в тому, що документ створюється в електронному вигляді і підписується електронним підписом. При цьому документ має містити всі необхідні реквізити.

Відповідно до Закону «Про електронні довірчі послуги», кваліфікований електронний підпис має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис, і має презумпцію відповідності власноручного підпису.

Електронні первинні документи

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» передбачає, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88 затверджено Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. Положення зокрема визначає, що первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Позиція податкових органів стосовно ведення первинних документів виражена у відповідних офіційних документах.

Ще в 2011 році Державна податкова служба України своїм листом № 10406/7/18-4017 від 26.12.2011р., адресованим державним податковим адміністраціям, надала роз’яснення щодо визнання органами ДПС електронних первинних документів. В листі зазначається, що чинним законодавством України передбачено створення та обіг первинних документів у електронному вигляді. При оформленні таких документів для цілей оподаткування слід дотримуватися вимог: Податкового кодексу України, Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», Закону України «Про електронні довірчі послуги», Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

В листі Міністерства фінансів України від 24.11.2009 р. № 31-34000-20-17/31818 щодо первинних документів в електронному вигляді говориться, що первинні документи в електронному вигляді створюються відповідно до Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» та Закону «Про електронний цифровий підпис» (на сьогодні це закон «Про електронні довірчі послуги»). Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

При цьому існує ряд листів Державної фіскальної служби України в яких роз’яснюється, з цитуванням відповідних норм чинного законодавства, питання можливості ведення первинної документації в електронному вигляді.

Листом ГУ ДФС в м. Києві від 07.04.2016 р. № 2849/К/26-15-13-02-15 прямо передбачається, що якщо первинний документ, зокрема акт приймання-передачі, оформлено відповідно до вимог чинного законодавства, то такий створений в електронному вигляді документ буде мати юридичну силу. Невиконання платником податку зазначених у законодавстві вимог до первинних документів та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, що ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання територіальними органами ДФС України, є підставою для невизнання їх підтверджуючими документами такими органами.

У Листі ГУ ДФС у м. Києві від 03.03.2017 р. № 4451/6/99-99-14-03-03-15 щодо використання документів, створених в електронному вигляді та в Листі ДФС від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15 щодо можливості ведення платниками податків виключно в електронному вигляді документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, використання документів, створених в електронній формі, порядку використання електронного цифрового підпису, а також вимог до електронних документів та порядку їх зберігання, платникам податків надається наступне роз’яснення.

Також пунктом 6.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку передбачено, що первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Отже, електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді.

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (пункт 6 статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Крім того, посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (пункт 85.8 статті 85 Податкового кодексу).

Як бачимо, ДФС визнає ведення бізнесом первинної документації в електронному вигляді, та посилається на чинні норми законодавства, які дозволяють це робити.

Інтегровані рішення

Для ведення бухгалтерських та юридичних документів в електронному вигляді необхідне відповідне  програмне забезпечення.

Керівницькі і юридичні потреби в організації електронного документообігу повністю задовольняє нове та перспективне рішення DEALS, яке містить функціонал погодження документів всередині компанії та можливість взаємодіяти з контрагентами в електронному вигляді. Потреби бізнесу у обміні документами, у тому числі і е-звітування, останні роки впевнено задовольняють відомі кожному бухгалтеру програма M.E.Doc та вебсервіс СОТА від національного розробника Linkos Group. Які нові можливості компаніям та державним установам надає рішення DEALS?

DEALS - це система зовнішнього юридично значущого електронного документообігу, яка працює у вигляді онлайн-сервісу за посиланням https://dealssign.com/, а також може поставлятися в форматі on site, тобто встановлюється на серверах замовника.

Вже сьогодні DEALS використовують як державні, так і приватні компанії, серед яких: «Київстар», «Прозорро», Baker Tilly, «AXA Страхування» та інші. Нещодавно запущений пілотний проект з переведення «Укрзалізниці» на електронний документообіг з контрагентами  DEALS. 

Документи в DEALS можуть бути підписані КЕП, в тому числі з використанням захищених носіїв – токенів та sim-карти з Mobile ID. Оскільки Закон «Про електронні довірчі послуги» передбачає презумпцію відповідності КЕП власноручному підпису особи, то електронні документи, підписані КЕП мають таку ж юридичну силу, що й паперові їх аналоги. DEALS відповідає всім вимогам чинного законодавства України, а тому підписання електронних документів в цій системі забезпечує їх юридичну значущість.    

DEALS здійснює миттєву перевірку валідності електронного підпису під час його нанесення на документ, а також забезпечує наявність мітки часу на підписаному електронному документі.

DEALS дає можливість:

• Підписувати документи електронним підписом (КЕП, Mobile ID).
• Вести обмін документами з постачальниками або покупцями.
• Здійснювати внутрішнє узгодження документів за заданим маршрутом.
• Безпечно зберігати електронні документи в архіві (хмарі).
• Спілкуватися з контрагентами у чаті для обговорювання документів.
• Отримати доступ до архіву документів в мережі Інтернет 24/7.
• Інтеграції з внутрішніми обліковими та інші системи за для обміну документами чи транспортування документів контрагентам.
• Забезпечити адміністрування розмежування доступу до документів між філіалами, департаментами, підрозділами, то що.

Українські бухгалтери вже звикли до ведення та передачі звітності в електронному вигляді. Вони є більш досвідченими у використанні електронного документообігу, ніж юристи та керівники. Але, в господарській діяльності важливо забезпечити взаємний доступ і можливість роботи з бухгалтерськими і юридичними документами для керівництва компанії, бухгалтерії та юридичного департаменту. Для надання такої можливості DEALS заручився партнерством з Linkos Group, розробником вебсервісу СОТА та програми M.E.Doc. Завдяки чому бізнес отримає усі можливості електронного документообігу та звітування до контролюючих органів. Також користувачі рішень DEALS, M.E.Doc та СОТА зможуть вільно обмінюватися електронними документами через роумінг між програмними продуктами. 

Інтеграція сервісів має на меті надання користувачам стратегічних переваг у впровадженні електронного документообігу. Об’єднання функціоналу  СОТА, M.E.Doc з DEALS комплексного задовольнить потреби компанії з зовнішнього управлінського, юридичного та бухгалтерського документообігу. Більше того, бухгалтер, керівник або юрист зможуть працювати і підписувати документи в тій системі, в якій їм більш зручно і до якої вони звикли.

Для користувачів сервісів буде передбачено спільний пакет ліцензій на вигідних умовах. Найближчим часом ліцензії DEALS можливо буде придбати сумісно з ліцензіями СОТА, M.E.Doc у мережі магазинів електронних послуг «Твій час», а також безпосередньо у маркетплейсах сервісів юридично значущого електронного документообігу DEALS, Star.Docs від Київстар. Завдяки цьому користувачі з кожного регіону країни матимуть можливість отримати особисту консультацію та навчитися користуванню DEALS, а також придбати ліцензії на використання інтегрованих продуктів онлайн.

Важливо сказати про переваги електронного документообігу. З переходом на ЕДО контрагенти зменшують витрати на створення, зберігання та логістику документів. Процес документообігу стає значно простішим. DEALS надає можливість погодження, відправлення, підписання та зберігання документів в електронному вигляді. Пошук необхідних документів здійснюється за лічені хвилини. Завдяки цьому відбувається економія часу та пришвидшення  бізнес-процесів. Взаємодіяти з контролюючими та податковими органами  стає простіше.