Мін’юст оновив правила діловодства та архівного зберігання документів

Міністерство юстиції України наказом від 16.03.2026 № 667/5 затвердило зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, які застосовуються в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

Що передбачає наказ

Документом оновлено чинні правила діловодства, а також визнано таким, що втратив чинність, наказ Мін’юсту від 07.09.2015 № 1656/5. 

Наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування. 

Нові вимоги до оформлення документів

Уточнено порядок оформлення копій документів: відмітка «Копія» повинна проставлятися у правому верхньому куті першого аркуша.

Знищення документів: нові правила

У разі вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (НАФ), зокрема фінансових і бухгалтерських, необхідно додавати довідку.

У довідці підтверджується:

• відсутність податкових перевірок і фінансового контролю;
• закінчення строків зберігання документів;
• відсутність спорів та кримінальних проваджень;
• відсутність документів, що можуть використовуватися для відшкодування шкоди.

Нові положення щодо особливого періоду

Правила доповнено новим розділом щодо поводження з документами в умовах особливого періоду (мобілізації, воєнного стану та післявоєнного часу).

Зокрема передбачено:

• особливості евакуації та зберігання документів;
• порядок передачі архівів у разі переміщення або ліквідації установ;
• фіксацію пошкодження або втрати документів після деокупації;
• обов’язок повідомляти архівні установи про переміщення документів.

Цифровізація архівів

Передбачено можливість створення фондів користування як у паперовій, так і в цифровій формі, а також ведення обліку копій у довільній формі.

Висновок

Оновлені правила спрямовані на адаптацію діловодства до умов воєнного часу, підвищення контролю за зберіганням документів та розвиток цифрових архівів.