Подаємо відомості про працівників до ПФУ
Кого стосується, що подавати та як швидко?
Хто подає? Порушником спокою роботодавців стала постанова КМУ «Деякі питання бронювання військовозобов’язаних під час воєнного стану» від 05.06.2024 № 650 (далі — постанова № 650). Її п.п. 3 п. 3 зобов’язав інформувати ПФУ про рух кадрів:
— держоргани, органи місцевого самоврядування;
— підприємства, які є критично важливими для забезпечення потреб ЗСУ, інших військових формувань в особливий період;
— підприємства, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період.
На наш погляд, зазначені вище органи / підприємства інформують ПФУ про рух кадрів незалежно від того, бронюють вони працівників чи ні.
Всіх інших підприємств ця звітність не стосується (детальніше — наприкінці статті).
Про що інформуємо? До ПФУ подаємо інформацію щодо:
1) прийняття працівника на роботу;
2) переміщення працівника з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу;
3) тимчасове припинення / відновлення дії трудового договору. Зауважимо, що, на наш погляд, під тимчасовим припиненням, про яке йдеться в п.п. 3 п. 3 постанови № 650, урядовці мали на увазі призупинення дії трудового договору. Адже припинення дії трудового договору = звільнення працівника (див. ст. 36 КЗпП), й воно не може бути тимчасовим;
4) звільнення працівника з роботи;
5) поновлення на роботі.
На кого подаємо відомості? Перелічена вище інформація подається для цілей бронювання військовозобов’язаних під час воєнного стану. Проте вважаємо, що інформувати слід про всіх працівників підприємства. Тобто навіть якщо ви, припустимо, прийняли на роботу працівницю, яка не є військовозобов’язаною, все одно подаєте на неї інформацію до ПФУ. Можливо, це й не логічно, але винятків щодо військового статусу чи статі працівників, щодо яких слід подавати інформацію до ПФУ, п.п. 3 п. 3 постанови № 650 не містить.
Як швидко? Дуже швидко.
Проінформувати ПФУ слід не пізніше наступного дня після настання відповідної події
Тож якщо подія (наприклад, дата прийняття на роботу чи відновлення дії трудового договору) припала на п’ятницю, а наступний день є вихідним на підприємстві, краще відомості про таку подію надати до ПФУ в п’ятницю.
За який період? Постанова № 650, якою встановлено обов’язок надання інформації до ПФУ для цілей бронювання, набрала чинності з 08.06.2024. Тож формально роботодавці, про яких ішлося вище, зобов’язані надати на працівників відомості про події, які відбулися починаючи з цієї дати. Це підтверджує й ПФУ в роз’ясненні від 05.07.2024.
І ось тут зверніть увагу на важливий момент, про який інформують пенсійники в згаданому роз’ясненні.
До 15.07.2024 роботодавці мають змогу подати відомості про трудові відносини з працівниками, що мали місце в період з 08.06.2024 по теперішній час
А вже починаючи з 15.07.2024 можна буде подати лише відомості про зміни в трудових відносинах, які відбулись не пізніше ніж протягом наступного дня після події, тобто з додержанням строків, про який говорить постанова № 650.
Що це за дата «15.07.2024»? Це дата завершення апробації запровадженого на вебпорталі ПФУ в кабінеті страхувальника нового сервісу.
Яким чином подавати відомості? За допомогою вебпорталу електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
А для того, щоб усе наведене вище запрацювало, Пенсійний фонд зобов’язали забезпечити технічну можливість подання держорганами, органами місцевого самоврядування та «критичними» підприємствами таких відомостей через свій вебпортал (п. 6 постанови № 650). Дивимося, що у ПФУ вийшло в результаті.
Механізм подання
Роботодавці отримали можливість в особистому кабінеті страхувальника на порталі ПФУ в режимі реального часу подавати відомості про рух кадрів, що необхідні для цілей бронювання. Для цього розділ «Комунікації з ПФУ», що розташований зліва в особистому кабінеті, доповнено новою опцією «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)».
Натискаємо й отримуємо ось таке меню.
У ньому обираємо «Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі)». Натискаємо й отримуємо вкладку з параметрами пошуку.
Оскільки нас цікавить саме подання інформації, то клацаємо на поле «Подати повідомлення +» (див нижче).
У вікні «Повідомлення про зміни в трудових відносинах», що з’явилося на екрані, вносимо дані працівника, відомості на якого надаємо, та натискаємо кнопку «Додати запис» (див. нижче) й отримуємо ще одне вікно «Запис про трудову діяльність», яке потрібно наповнити інформацією.
Декілька слів щодо інформації, яка відображається роботодавцями у відповідному полі вікна «Запис про трудову діяльність».
«Порядковий номер місця трудових відносин» — фахівці контракт-центру ПФУ роз’яснюють, що в цьому полі слід зазначити, яким за рахунком є підприємство відповідно до записів у паперовій трудовій книжці працівника.
Наприклад, якщо підприємство — перший роботодавець працівника (відкрило йому трудову книжку), то в цьому полі воно зазначає «1». Якщо ж до працевлаштування на це підприємство працівник, припустимо, вже мав двох роботодавців, які внесли записи до його трудової книжки, то теперішній роботодавець проставляє в полі «Порядковий номер місця трудових відносин» цифру «3», оскільки відповідно до трудової він є третім роботодавцем працівника.
Під цим номером у такого підприємства йтимуть усі записи щодо трудової діяльності цього працівника (про прийняття, звільнення, переведення тощо), незалежно від того, скільки їх буде
І тут, зрозуміло, виникає запитання: а що робити з працівниками-сумісниками? Адже відомості про роботу за сумісництвом можуть бути відсутні в паперовій трудовій!
Наразі в усних роз’ясненнях фахівці ПФУ радять рахувати роботодавців, які зазначені в трудовій книжці працівника до його працевлаштування за сумісництвом на ваше підприємство, та ставити наступний номер. Проте таке заповнення може призвести до того, що відомості на працівника під одним номером можуть бути подані двома роботодавцями. Тож було б добре, якби з’явилися якісь офіційні роз’яснення ПФУ щодо цього питання.
«Тип події» та «Атрибут події» обираєте із запропонованого списку. Наприклад, якщо ви надаєте відомості щодо переведення на іншу постійну роботу працівника, який прийнятий за основним місяцем роботи, то обираєте «Тип події» — «Період роботи за осн. місцем роботи», «Атрибут події» — «Переведено / переміщено».
«Дата події» — дата, з якої працівника прийнято на роботу, переведено / переміщено, поновлено на роботі, дата, з якої призупиняється або відновлюється дія трудового договору, чи дата звільнення з роботи. Тобто зазначаємо не дату відповідного наказу (розпорядження), а саме дату події.
«Текст запису» — наводите лаконічне формулювання з відповідного наказу (розпорядження) про подію, що відбулася, наприклад «Прийнято кур’єром».
Увага! Якщо ви обираєте «Атрибут події» — «Звільнено», оскільки вносите відомості про розірвання трудового договору, укладеного з працівником, то у вас з’явиться ще одне поле для заповнення «Причина звільнення». У ньому зазначаєте причину звільнення працівника, наприклад «Угода сторін, п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП України».
«Тип документу-підстави» обираєте із запропонованого списку, після чого автоматично буде заповнено поле «Документ-підстава». Номер та дату такого документа проставляєте в наступних полях із відповідними назвами.
Після того, як всі поля заповнені, натискаєте «Зберегти».
Збережений запис можна переглянути та за необхідності відредагувати або ж узагалі видалити (див. рисунок нижче). А ще можна за працівником, запис про якого вже створено, додати й інші записи про трудові відносини, натиснувши «Додати запис».
Якщо ж все добре й нічого додавати не плануєте, то натискаєте «Підписати та відправити в ПФУ».
Зауважимо, якщо роботодавець подає зазначені відомості через вебпортал ПФУ у наведений вище спосіб, то дані щодо працівника в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування оновлюються протягом доби.
Добре, а чого чекати, якщо відомості про працівників не подано до ПФУ? Припустимо, що підприємство проґавило граничний строк й не має змоги надати інформацію до ПФУ за допомогою блоку «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)», оскільки пенсійники, як і обіцяли, запровадили з 15.07.2024 обмеження за строками подання.
У такому разі, на наш погляд, є сенс спробувати надати цю інформацію за допомогою іншого блоку «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини». Пояснимо чому.
Бронювання працівників на період мобілізації та на воєнний час входить до мобілізаційної підготовки. Порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію в особливий період загрожує посадовим особам підприємств штрафом від 34000 до 59500 грн (ст. 2101 КУпАП).
Водночас зазначені штрафи не застосовуються в разі можливості отримання Міноборони персональних даних призовника, військовозобов’язаного, резервіста шляхом електронної інформаційної взаємодії з іншими інформаційно-комунікаційними системами, реєстрами (у тому числі публічними), базами (банками) даних, держателями (розпорядниками, адміністраторами) яких є державні органи (див. примітку до ст. 210 КУпАП).
Тож, грубо кажучи, якщо ви щось не подали, проте Міноборони може отримати таку інформацію з інших джерел, штрафи за ст. 2101 КУпАП застосовуватися не повинні.
Саме тому, якщо не встигли в строки, визначені постановою № 650, шукайте альтернативні способи заведення інформації про рух кадрів, яка відсутня в системі, проте необхідна для цілей бронювання.
Пам’ятайте, що відсутність необхідних відомостей може вплинути на процес бронювання ваших працівників.
Якщо не бронюєте
Чи потрібно окремо (незалежно від подання трудового Д5 до Податкового розрахунку) подавати відомості на працівників до ПФУ, якщо підприємство сьогодні не є «критичним» і не бронює своїх фахівців? Постанова № 650 цього не вимагає.
Водночас є ще Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі — Закон № 2464). В абзаці четвертому ч. 2 ст. 20 цього Закону зазначено, що з метою обліку в електронній формі відомостей про трудову діяльність працівника страхувальник подає відомості про працівника щодо:
1) переведення на іншу роботу (посаду);
2) звільнення;
3) поновлення на роботі;
4) призупинення / поновлення дії трудового договору;
5) присвоєння, зміни або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії;
6) складення присяги;
7) належності або неналежності до професійних спілок;
8) належності або неналежності до осіб, які підлягають обов’язковим медичним оглядам.
У разі відсутності таких відомостей в реєстрі застрахованих осіб вони подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ
Які відомості на працівника можуть бути відсутні в реєстрі застрахованих осіб? Ті, що перелічені вище в пп. 3 — 8. Вони окремо не зазначаються в Д5 Податкового розрахунку.
Яким чином їх подавати та в які строки? Відповіді на це запитання немає. Річ у тім, що порядок та строки подання таких відомостей має встановити Пенсійний фонд за погодженням із Мінекономіки. Наразі такий порядок відсутній.
Проте є інший порядок, а саме Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1. Він також (окремо від Закону № 2464) зобов’язує роботодавців-страхувальників подавати до ПФУ відсутні відомості на працівників, але знову ж таки не встановлює строків такого подання.
Звісно, роботодавець може (якщо цього бажає) не чекати, допоки ПФУ «утрясе» питання порядків та строків, і подати відомості, яких не вистачає, за допомогою порталу ПФУ (блок «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини»). Проте чи не доведеться потім усе це переподавати, коли порядок, про який говориться в ч. 2 ст. 20 Закону № 2464, буде затверджений?
У будь-якому разі кожен страхувальник приймає сам рішення, заморочуватися зараз із поданням чи ні. А ми підсумуємо.
Висновки:
- Постанова № 650 зобов’язує підприємства, які є критично важливими для забезпечення потреб ЗСУ, інших військових формувань в особливий період, підприємства, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період, оперативно інформувати ПФУ про рух кадрів.
- За допомогою порталу ПФУ подається інформація про прийняття, звільнення, переміщення працівника з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, призупинення / відновлення дії трудового договору, поновлення працівника на роботі.
- Наведена інформація подається не пізніше наступного дня після настання відповідної події.
