Выполнили ремонт собственными силами: как списать материалы?

Проведение любых ремонтных работ требует надлежащего документального оформления. Вместе с тем перечень документов, которые необходимо составить, напрямую зависит от вида работ, их сложности и объема, способа выполнения, а также порядка расчетов с контрагентом.

Но даже если ремонт выполнен собственными силами учреждения, а работы не отличаются ни особой сложностью, ни значительными объемами, без оформления определенных документов все равно не обойтись. Поэтому далее рассмотрим основные вопросы, связанные с документальным оформлением ремонтных работ хозяйственным способом.

Принятие решения о проведении ремонта и планирование расходов

Прежде всего работник, ответственный за исправное состояние и безопасную эксплуатацию здания, составляет докладную (служебную) записку о необходимости проведения ремонтных работ.

Понятно, чтобы принять решение о проведении ремонта, руководитель учреждения должен ознакомиться с данными о фактическом состоянии здания. В свою очередь, зафиксировать фактическое состояние и неисправности объекта должна комиссия, созданная по приказу руководителя учреждения. Последнюю можно создать отдельно для такого случая или заранее возложить соответствующие обязанности на постоянно действующую комиссию по списанию имущества. Но в любом случае в такую комиссию желательно привлечь специалистов, компетентных в этом вопросе, таких как: инженер, работник по ремонту зданий, сооружений, слесарь-сантехник, завхоз.

По результатам технического обследования комиссия учреждения составляет дефектный акт.

Зачем составлять такой акт? Именно в этом документе комиссия определяет физические объемы ремонтных работ и условия их выполнения.

Форма дефектного акта приведена в приложении 29 к Руководству*. Подробно о составлении этого документа мы рассказывали в материале "Планируем мелкий ремонт: нужен ли дефектный акт?" (см. "Бюджетная бухгалтерия", 2022, № 28).

* Сметные нормы Украины "Руководство по определению стоимости строительства", утвержденные приказом Минрегиона от 01.11.2021 № 281 (ср. USER_SHOW_ID).

Будьте внимательны: наличие и содержание этого документа проверяют представители органа Казначейства на этапе регистрации бюджетных обязательств, бюджетных финансовых обязательств и проведении платежей, а также контролирующих органов. Поэтому советуем иметь такой документ наготове.

После этого переходим к следующему заданию - необходимо составить смету на выполнение работ по текущему ремонту. Определяем стоимость таких работ на основании обоснованных трудовых и материально-технических ресурсов и их стоимости, исчисленной по текущему уровню цен. В то же время для определения стоимости таких работ можно воспользоваться положениями Руководства (в случае принятия такого решения).

Закупка материалов и выполнение работ

Далее занимаемся закупкой необходимых строительных материалов в соответствии с перечнем запланированных ремонтных работ. Приобретенные стройматериалы оприходуем по общим правилам на основании накладной или другого подтверждающего документа от поставщика.

Для выдачи строительных материалов со склада применяем накладную (требование) по типовой форме, утвержденной приказом № 431*.

* Приказ Минфина "Об утверждении типовых форм по учету и списанию запасов субъектами государственного сектора и порядка их составления" от 13.12.2022 № 431.

Обратите внимание: такой документ не является основанием для списания стройматериалов, переданных ответственному лицу для выполнения ремонтных работ. Ведь на момент передачи материалы фактически еще не использованы по назначению.

Подведение итогов ремонтных работ и списание материалов

На этом этапе нужно подвести как количественные, так и стоимостные итоги показателей, связанных с ремонтными работами.

Начнем с количественных показателей. Как правило, после того, как запланированные ремонтные работы выполнены, такой факт подтверждают документально. Например, в случае выполнения ремонта подрядным способом таким документом является Акт приемки выполненных работ (форма № КБ-2в) и Справка о стоимости выполненных подрядных работ и расходов (форма № КБ-3). Как быть в ситуации с ремонтом, выполненным собственными силами?

По нашему мнению, аналогичный документ целесообразно составлять и в ситуации читателя. Это может быть, например, Акт выполненных ремонтных работ хозяйственным способом, составленный комиссией учреждения в произвольной форме. В акте прежде всего следует указать все виды выполненных работ и их объемы. Также в этом документе следует привести перечень строительных материалов, использованных для такого ремонта.

Далее такой документ передают в бухгалтерию учреждения. Бухгалтер должен проставить стоимостные показатели в вышеупомянутом акте согласно учетным данным о стоимости единицы каждого вида использованных материалов. Именно тогда возникает основание списать стоимость материалов, использованных для проведения ремонтных работ. В подтверждение факта списания таких материалов оформляют Акт списания запасов по типовой форме, утвержденной приказом № 431.