Ошибки в расчете компенсации за неиспользованный отпуск 2025

Когда и как можно выплатить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск? Какие самые частые ошибки допускают бухгалтеры при увольнении работника в 2025 году? Почему выплата компенсации за отпуск важна независимо от военного положения и финансовых трудностей работодателя? В этой статье вы найдете ответы на эти и другие вопросы, касающиеся начисления компенсации за отпуск.

Нормативная база: на что опираться?

Вопрос замены отпуска денежной компенсацией регулируется частями 1 и 3 статьи 83 Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ), а также частями 1 и 3 статьи 24 Закона Украины "Об отпусках" от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР. Эти нормы однозначно указывают: денежная компенсация выплачивается за все дни неиспользованного ежегодного отпуска и социального отпуска, в случаях, предусмотренных законом.

Ошибка 1: Отказ в выплате компенсации из-за отсутствия средств

Часто работодатели считают, что нехватка средств у предприятия является основанием для невыплаты компенсации. Это глубокое заблуждение. Ни один нормативно-правовой акт не предоставляет такого права работодателю. Объяснение "нет денег" не освобождает от ответственности.

Особенно это актуально в период действия военного положения. Согласно части 1 статьи 12 Закона Украины № 2136-IX от 15.03.2022 "Об организации трудовых отношений в условиях военного положения", даже в таких условиях работнику при увольнении должна быть выплачена денежная компенсация за неиспользованный отпуск согласно требованиям статьи 24 Закона об отпусках.

Ошибка 2: Компенсация только за текущий год

Часть бухгалтеров допускает ошибку, выплачивая компенсацию только за отпуск текущего рабочего года. Это нарушение. Работнику при увольнении должны быть компенсированы все неиспользованные дни ежегодного основного и дополнительного отпуска, которые были накоплены за все годы трудовых отношений. А также дополнительного социального отпуска на детей. Это прямо предусмотрено частью 1 статьи 24 Закона об отпусках.

Устанавливать в коллективном договоре или внутреннем локальном акте норму, по которой выплачивается компенсация только за текущий год, запрещено. Такой подход является ограничением трудовых прав работника. Статья 9 КЗоТ определяет, что условия трудовых договоров, ухудшающие положение работника по сравнению с действующим законодательством, считаются недействительными.

Ошибка 3: Не выплатили компенсацию из-за отсутствия заявления

Еще одна распространенная ошибка - требовать от работника заявление для начисления компенсации при увольнении. Важно помнить, что такое заявление нужно только в случаях, когда работник просит о денежной компенсации во время действия трудовых отношений (например, в случае мобилизации или частичной компенсации отпуска).

А вот при увольнении компенсация выплачивается автоматически. Наличие или отсутствие заявления не влияет на обязанность работодателя осуществить соответствующую выплату.

Если речь идет о компенсации социального отпуска на детей, то здесь следует предоставить дополнительные документы. В частности, работодатель должен получить подтверждение, что второй родитель не воспользовался этим отпуском в соответствующем году. Это может быть справка произвольной формы с места его работы. Хотя, по нашему мнению, следует выполнить хотя бы минимальную необходимость - работник должен указать в заявлении, что другой родитель не использовал отпуск за соответствующий год или не получил за него компенсацию.

Ошибка 4: Компенсация соцотпуска во время трудовых отношений

Денежная компенсация за социальный отпуск на детей допускается исключительно в двух случаях: при увольнении работника или по его заявлению в случае мобилизации. Все остальные ситуации (например, желание получить деньги вместо использования отпуска в календарном году) являются незаконными.

Пример:

Работница имеет право на 24 календарных дня ежегодного основного отпуска и 10 календарных дней социального отпуска как мать двоих детей до 15 лет. Эти 10 дней не учитываются в пределах 24 дней ежегодного отпуска.

Ошибочными будут следующие действия:

• Предоставить 24 дня ежегодного отпуска днями отдыха, а за 10 дней социального - выплатить компенсацию.
• Предоставить 14 дней ежегодного отпуска + 10 дней социального, а остальные 10 дней ежегодного компенсировать деньгами.

Соцотпуск должен предоставляться только днями отдыха или полностью компенсироваться при увольнении.

Ошибка 5: Частичная компенсация ежегодного отпуска

Компенсация части ежегодного отпуска возможна только тогда, когда общая его продолжительность за рабочий год превышает 24 календарных дня. Если работнику положено только 24 к.дн., компенсировать нечего.

Пример:

Майский В. П. имеет 24 дня ежегодного основного отпуска - компенсация не допускается. Петраковский Н.А. имеет 26 дней (из-за установленной инвалидности). В таком случае разрешено предоставить 24 дня отпуска и компенсировать 2 дня по его заявлению.

Ошибка 6: Компенсация накопленных дней "оптом"

Компенсировать все накопленные дни из разных лет одной суммой без детализации - некорректно. За каждый рабочий год следует оценивать продолжительность отпуска отдельно.

Пример:

Работник имеет инвалидность (3 группа), ему положено по 26 дней ежегодного отпуска за каждый год. Всего накоплено 52 дня за два года. Нужно предоставить по 24 дня днями отдыха за каждый год, а по 2 дня на каждый год компенсировать по заявлению работника. Следовательно, общая компенсация составит всего 4 дня.

Ошибка 7: Сначала компенсация, потом отпуск

Согласно письму Минсоцполитики от 07.12.2016 № 731/13/116-16, компенсация за отпуск выплачивается только после предоставления 24 к.дн. ежегодного отпуска. Сначала оформляется приказ на 24 дня, затем на основании заявления работника - компенсация за остаток.

Выводы

1. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении является обязательной и не требует заявления от работника.
2. Соцотпуск на детей не компенсируется во время трудовых отношений.
3. Компенсация мобилизованным возможна только по их письменному желанию.