584 0

Сказки о потерянном времени, или Тайм-менеджмент в славянском соусе

Мы плетем и разбрасываем повсюду сети, пытаясь поймать и заставить бежать по нашим правилам не только свое, но и чужое время. К началу года мы дарим детям яркие календарики, сотрудникам раздаем фирменные ежедневники, все свои дела тщательно записываем в старые добрые блокноты или модные электронные органайзеры. Мы делаем серьезные лица, чтобы окружающим было ясно — мы люди взрослые, деловые и каждая секунда у нас учтена и тщательно утрамбована в плотный рабочий график.

Однако время по-прежнему сыплется мелким песочком сквозь пальцы и остается самым неуловимым и неуправляемым жизненным ресурсом.  

Нина ШУЛЬГИНА

Мне кажется, главная причина затруднений, связанных с планированием времени, кроется в нашем отношении к этому ресурсу. Мы так привыкли контролировать все, до чего способны дотянуться, что просто не готовы честно признать: время — ресурс, неподвластный человеческому влиянию. Наверное, поэтому представления многих людей о системах тайм-менеджмента (ТМ) весьма ошибочны и расплывчаты. Вот типичные ошибки восприятия ТМ.

Ошибка 1. ТМ — система управления временем.

Мы можем управлять материальными ресурсами, людьми, собственным здоровьем. Временем управлять нельзя. Нужно осознать природу времени и научиться строить свою жизнь с учетом его основных особенностей — ограниченность временного ресурса и необратимость течения времени.

Ошибка 2. Время неосязаемо.

Как ни обидно, однако эта ошибка — следствие того, что мы слишком много думаем и привыкли все анализировать. Мы не можем обладать временем в какой-то физической форме, копить его и откладывать впрок, поэтому начинаем воспринимать его как что-то не совсем реальное. Отсюда наиболее распространенное заблуждение, которым мы оправдываем свои неудачи — «я думал, у меня еще есть время», «мне казалось, я все успеваю»…

В отличие от людей животные прекрасно соотносят свои действия с учетом реального времени. Они знают, когда наступает время охотиться, когда спать, а когда играть со своими сородичами, хотя и не пользуются часами, не имеют ежедневников и не составляют списка важных дел. Мы же сознательно планируем свои дела, но не учитываем реальных факторов — ограниченности и необратимости времени.

Чтобы избавиться от этого заблуждения, нужно осознать, что количество времени строго ограничено в пределах суток. Если мы не выполнили какое-то дело сегодня и решили перенести его на завтра, говоря себе, что завтра у нас будет больше времени, то мы обманываем себя. Ведь завтра у нас будет ровно столько же времени, 24 часа — и ни секундой больше! Мы не можем растянуть сутки или вернуться в прошедший день, чтобы завершить то, что не сделано.

Ошибка 3. Чтобы все успевать, необходимо работать много и быстро.

При таком подходе мы плотно заполняем день различными делами и задачами, пытаясь использовать каждую минуту. Как правило, втиснуть в рабочий график большое количество задач можно лишь за счет снижения качества исполнения. В результате поверхностное изучение информации приводит к стратегическим ошибкам, обед на бегу не приносит пользы и удовольствия, а быстрый визит к клиенту не способствует улучшению отношений. Мы проводим день в калейдоскопе беспорядочно перемешанных картинок и теряем силы, необходимые для общения с семьей и друзьями, занятий спортом или хобби. Стремясь сделать больше за меньшее время, мы не можем полноценно пережить чувство удовлетворения от достигнутой цели, помечтать о своих планах на будущее или просто как следует подумать.

Примите свой день как пространство, ограниченное временными рамками и вашими собственными способностями, и вы поймете, что на площади, имеющей границы, можно поместить только определенное количество дел и событий.

Не спотыкайтесь на мелочах. Все успеть нельзя, поэтому нужно научиться оставлять среди своих дел только по-настоящему важные, а от остальных безжалостно избавляться. Мне в таких ситуациях помогает примитивная аллегория. Я представляю свои дела как набор вещей, не влезающих в дорожную сумку, а свой день — как поездку, у которой есть сегодня определенная цель. Я решаю без каких «туфель» и «платьев» можно обойтись сегодня и просто выбрасываю их из «сумки».

Ошибка 4. Список дел задает тон рабочему дню.

Воспринимайте список дел не как оброк, который нужно выполнить любой ценой, а как обычную шпаргалку. Во-первых, чтобы адекватно реагировать на непредвиденные обстоятельства, вы должны быть гибки. Это означает, что список все равно будет постоянно меняться и дополняться. Во-вторых, мы нереалистично оцениваем временные затраты на то или иное дело и не учитываем время на раскачку, подготовку или завершение дела, что составляет до 20 % времени выполнения задачи. В-третьих, психологически мы начинаем выполнение дел с самого первого пункта в списке, вычеркивая их по мере выполнения. Таким образом, мы иногда не доходим до конца списка и переносим дела. Это может повторяться неоднократно, и задачи из «хвоста» списка не выполняются вообще либо выполняются значительно позже, чем мы себе наметили.

Исходя из вышесказанного, ТМ учит не управлять, а жить в ладу со временем. Для меня ТМ — это наука, которая позволяет понять ограниченность временного ресурса и своих возможностей и подсказывает, как использовать собственное несовершенство для эффективного достижения поставленных целей.

Но не только ошибочность понимания основ ТМ мешает его успешному шествию по земле украинской. Ответ также кроется в том, что никто не рассматривает управление временем с точки зрения кросс-культурных особенностей (кросс-культура буквально — это «пересечение культур»).

Славянскую широкую душу нельзя загнать в определенные англичанином рамки. И это не миф, а научно доказанный факт. Мы принадлежим к полиактивной культуре, а это означает ряд особенностей.

Представитель моноактивной культуры* (США, Германия, Швейцария)

Представитель полиактивной культуры (Россия, Украина, Италия)

Представитель реактивной культуры (Япония, Китай, Эмираты)

Систематически планируют будущее

Планирует в общих чертах

Рассматривает все возможности

Одно дело делает в одно время

Делает несколько дел одновременно

Не принимает быстрых решений — ему надо обдумать

Работают в фиксированное время

Работает в любое время

Подстраивается под график партнеров

Пунктуальны

Непунктуален

Реагирует по ситуации

Подчиняются расписанию

Не имеет расписания (не следует ему)

Реагирует по ситуации

Строго придерживается планов

Меняет планы

Вносит легкие корректировки

* По классификации культур Р. Льюиса.

Лозунг американцев «время — деньги» — типичный пример восприятия времени моноактивной нацией. Они воспринимают время линейно, как то, что можно разделить на части, упаковать и заставить работать на себя в ближайшем будущем. Время, измеряемое в деньгах, — лишь одна сторона медали. Швейцарцы, например, создали самые точные часы, оптические приборы, банковские системы и все для того, чтобы ни одна драгоценная секунда не оказалась неучтенной.

Заметьте, что большинство книг по ТМ написаны в Западной Европе и США. Почти нет книг по ТМ Востока, потому что восточные культуры лишь преклоняют голову перед течением Времени. Эти и другие различия в представлениях о времени приводят к конфликту разных культур.

Наш лозунг: «Работа не волк, в лес не убежит». Наш человек считает, что межличностное взаимодействие — лучшая форма инвестирования времени. Мы можем делать несколько дел одновременно. Притворяемся, что играем, соблюдая правила и графики, хоть все знают, что это не так. Каков образ нашего удалого молодца? Ястребом впрыгивает он в отъезжающий поезд, дожевывая бутерброд, назначает за 2 минуты до конца рабочего дня встречу с министром, от которой зависит его будущая карьера! Галстук перекручен, рубашка выбилась, но глаза, умные, хитрые, так и горят: «Поберегись, не то зашибу!» Можно ли загнать такого в рамки чуждой культуры?

Нет, нам нужны особые системы управления временем.

Западные методики «разрезают» время, что для нас, по меньшей мере, некомфортно. Нам нужно учиться видеть и использовать кайросы (удобные моменты для выполнения дел). Типичный кайрос — чтение в метро. Есть целая система поиска и использования кайросов, позволяющая осознать многослойность времени. А для этого линейное восприятие (графики, планы и таблицы) не всегда удобны. Поэтому разумно воспринимать теории ТМ, учитывая нашу полиактивность.

Преимуществом полиактивной культуры является приспосабливаемость к часто меняющимся обстоятельствам. Следовательно, нужно развивать данную нам от природы немалую скорость и гибкость мышления. Один из способов такого развития — составление списков. Мы привыкли, что списки составляются, когда человек не очень доверяет своей памяти (например, при семейной закупке продуктов). Но в качестве вспомогательного средства в процессе мышления списки используются редко, хотя этот инструмент очень эффективен.

Чтобы лучше понять суть методики составления списков при решении задач, предлагаю простенькое упражнение. Представьте, что вы консультируете кирпичный завод, который испытывает финансовые трудности. Руководителей завода интересуют новые сферы применения кирпича. Запишите новые варианты использования кирпича. Записывайте все идеи, которые приходят в голову. Не забывайте о подвижности и гибкости мышления, избегайте трезвых оценок и стандартных подходов. Следует заметить, что если задание выполняется письменно (вон он, наш список!), особенно при работе в группе, работа идет успешнее. Еще эффективней эта методика работает, если время выполнения задачи ограничено. Возможно, это обусловлено нашей любовью к состязательности, а также тем, что мозг полиактивного человека интенсивнее работает во время стресса. Независимо от причин, составление списков на бумаге концентрирует нашу энергию. В результате упражнения мы получаем зафиксированные данные. Любопытно, что у тех, кто пишет обдуманно, идей обычно меньше, чем у тех, кто записывает идеи без раздумий.

Как оценить гибкость и подвижность вашего мышления? В среднем за 5 минут находят 10 — 20 новых вариантов использования кирпичей. Очень немногим удалось генерировать более 30 или менее 5 вариантов. Если в списке перечислены такие идеи, как «построить стену, построить камин, выложить внутренний дворик, построить магазин» и т. п., то мышление можно назвать подвижным, но лишь в отношении одного из возможных вариантов использования обычного кирпича. Скорее всего, подобные варианты уже известны производителю. В этом упражнении очень важную роль играет гибкость мышления. Мышление человека можно считать по-настоящему гибким, если в его списке перечислены самые разнообразные идеи. Например, использование кирпича при постройке резервуаров для хранения воды, обогреве постельного белья холодными ночами, измерении уровня грязи в лужах, в качестве материала для скульптур, детских игр или для использования в новом виде спорта (в соревнованиях по укладке кирпича). Подобные идеи позволяют выйти за пределы стандартных рамок восприятия обычного кирпича. Если процесс мышления достаточно гибок, то в списке непременно найдутся забавные и даже смешные идеи. Но если он свидетельствует о недостаточной гибкости мышления, это значит, что его автор страдает от блока, связанного с навешиванием ярлыков. Именно он не позволяет выйти за стандартные рамки.

Гибкость и подвижность мышления позволяет «расслаивать» время, находить в нем кайросы. Если Вы откажетесь от стереотипов, то поймете, что одно действие в пределах одного отрезка времени в настоящем иногда способствует достижению многих целей в будущем. Например, можно воспользоваться идеей из предыдущего упражнения и реально провести на «тонущем» предприятии соревнования по укладке кирпича, пригласив СМИ, высокопоставленных гостей и местных жителей. Идея простенькая, не требует больших вложений для реализации и достаточно нестандартная, чтобы об этом стали говорить, а ведь вы и добиваетесь подобной акцией привлечения общественного внимания к проблемам завода. Кроме того, вы добиваетесь этим мероприятием еще многих других «второстепенных» целей. Например, сплотите и встряхнете коллектив, продемонстрируете, что вам не безразлична сложившаяся ситуация, пообщаетесь в неформальной обстановке с рабочими и руководством и т. д. Примените свой гибкий ум и найдите другие плюсы.

Я думаю, мы еще поговорим о приемах оптимизации времени, например о других методиках ТМ, в которых применяется инструмент составления списков, и о поисках кайросов. На сегодня ограничимся сказанным. Подводя итог, хочу заметить — литературу по ТМ, конечно же, нужно читать, знания не бывают лишними. Но чтобы сказка стала былью, применять ТМ на практике следует без фанатизма, с учетом особенностей нашей культуры и менталитета.

В статье использованы работы С. Кови, Дж. Л. Адамса, Н. Бондаренко, И. Михалициной



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (0)