Як правильно заповнювати інвентарні картки ОЗ

Для бюджетних установ порядок заповнення інвентарних карток обліку основних засобів (ОЗ) регулюється наказом Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818.

Нижче наведено основні правила та особливості заповнення інвентарних карток.

1. Вибір форми картки

Залежно від об'єкта обліку використовують різні форми:

• Інвентарна картка обліку об’єкта основних засобів — для окремого об'єкта (будівлі, машини, обладнання тощо).
• Інвентарна картка групового обліку основних засобів — для однотипних об'єктів, які мають однакову вартість, технічні характеристики та прийняті до обліку в одному місяці (наприклад, меблі, бібліотечні фонди, малоцінні необоротні матеріальні активи — МНМА).
• Інвентарна картка обліку тварин і багаторічних насаджень — для специфічних біологічних активів.

2. Основні реквізити та правила заповнення

Інвентарна картка відкривається в одному примірнику бухгалтерією на кожний об'єкт (або групу) при прийнятті на облік.

Обов'язкові дані для заповнення:

• Назва об'єкта та інвентарний номер: Номер має бути унікальним і зберігатися за об'єктом протягом усього часу його перебування в установі.
• Дата та номер акта приймання-передачі: Підстава для відкриття картки.
• Первісна вартість: Вартість, за якою актив зараховано на баланс (включаючи витрати на доставку, монтаж тощо).
• Коротка характеристика об'єкта: Зазначаються основні технічні показники, наявність дорогоцінних металів (якщо є), а також перелік пристосувань та приладдя, що належать до об'єкта.
• Місцезнаходження та матеріально відповідальна особа (МВО): Прізвище особи, за якою закріплено актив.

3. Відображення змін у картці

Інвентарна картка — це документ, у який вносяться записи протягом усього строку експлуатації:

• Дообладнання, реконструкція, модернізація: Записуються зміни первісної вартості та технічних характеристик після завершення робіт.
• Зміна МВО або місця експлуатації: Фіксується на підставі накладних на внутрішнє переміщення.
• Нарахування зносу: Дані про суму нарахованої амортизації (зносу) за рік або при вибутті об'єкта.

4. Особливості для окремих категорій

• МНМА (субрахунок 1113): Для них зазвичай використовують картку групового обліку. Оскільки амортизація на них нараховується у розмірі 50% при введенні в експлуатацію та 50% при списанні, це також відображається у відповідних графах.
• Бібліотечні фонди: Обліковуються груповим способом. У картці зазначається лише загальна кількість примірників та їх загальна вартість.

5. Зберігання та ведення

• Картки можуть вестися як у паперовому, так і в електронному вигляді.
• При веденні в електронному вигляді установа зобов'язана забезпечити можливість їх друку на вимогу у разі потреби.
• Після списання (ліквідації) об'єкта інвентарна картка зберігається в архіві установи протягом встановленого законодавством строку (зазвичай не менше 5 років).

Важливо: Якщо об'єкт передано установі на відповідальне зберігання (позабалансовий рахунок 021), заводити на нього стандартну інвентарну картку не обов'язково, оскільки він не є власністю установи. Для таких активів ведеться оперативний облік у довільній формі або в книгах обліку.