Як списати мишу, якої немає в обліку?

Спочатку з’ясуйте, чому миші немає на балансі

Для комп’ютерної миші цілком нормально не значитися на балансовому субрахунку 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», якщо раніше її належним чином придбали, оприбуткували, а потім передали в експлуатацію. Адже згідно з п. 36 розд. II Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11, вартість МШП, переданих в експлуатацію, виключають зі складу активів (списують з балансу). Після цього організовують оперативний кількісний облік таких предметів за місцями експлуатації та відповідальними особами протягом строку їх фактичного використання.

Тому сам факт, що стара миша відсутня на субрахунку 1812, ще не означає, що установа має «необлікований актив». Насамперед варто пошукати первинні документи минулих років, відомості видачі МШП, накладні (вимоги), акти списання, оборотні відомості, документи щодо придбання комп’ютерної техніки та інші відомості, за якими можна встановити походження миші. Якщо з документів видно, що мишу свого часу оприбуткували як МШП і її вартість списали при передачі в експлуатацію, повторно оприбутковувати її на субрахунок 1812 не потрібно. Фактично проблема полягає лише у відсутності належного оперативного кількісного обліку. Комісії доцільно зафіксувати цей факт, відновити інформацію про предмет в оперативному обліку, а якщо миша вже непридатна — оформити її вилучення з експлуатації.

А якщо жодних слідів миші в документах немає?

Інша ситуація — коли установа перевірила наявні документи, але не змогла встановити ані придбання миші, ані її оприбуткування, ані передачу в експлуатацію. Тоді не варто заднім числом створювати документи, нібито миша колись була оприбуткована на 1812 та видана працівникові. Якщо фактична наявність майна не відповідає даним бухгалтерського обліку, такі розбіжності встановлюють та оформлюють шляхом інвентаризації. За п. 4 розд. IV Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879, виявлені в лишку оборотні матеріальні цінності підлягають оприбуткуванню зі збільшенням доходу спеціального фонду бюджетної установи. Результати інвентаризації відображають у бухобліку того звітного періоду, в якому її закінчено.

Але тут є важливе застереження. Не кожну фізично наявну стару річ потрібно спочатку штучно перетворювати на актив, а потім того самого дня списувати. За п. 1 розд. II НП(С)БО 123 «Запаси», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202, запаси визнають активом, якщо їх вартість можна достовірно визначити та існує ймовірність отримання майбутніх економічних вигід від використання та/або вони мають потенціал корисності. Тож якщо знайдена миша працездатна або може використовуватися надалі, її слід розглядати як виявлений необлікований актив: провести інвентаризацію, оцінити, оприбуткувати, а надалі передати в експлуатацію у звичайному порядку.

Якщо ж комісія встановила, що миша вже фізично зношена, несправна, ремонту не підлягає і жодного потенціалу корисності для установи не має, підстав визнавати її повноцінним запасом за критеріями НП(С)БО 123 «Запаси» немає. У такому разі доцільно документально зафіксувати сам факт виявлення предмета, результати перевірки його походження, технічний стан та рішення комісії про вилучення непридатної речі. Якщо від ліквідації миші утворюються деталі, електронні компоненти чи інші матеріали, які можуть бути використані установою або мають вартість як вторинна сировина, питання їх оприбуткування вирішують окремо.

Який алгоритм застосувати?

• Крок 1. Перевірити документи та оперативний облік і спробувати встановити походження миші.

• Крок 2. Якщо підтверджено, що миша раніше була МШП, переданим в експлуатацію, — не оприбутковувати її повторно; за потреби відновити оперативний кількісний облік.

• Крок 3. Якщо походження встановити неможливо, зафіксувати фактичну наявність предмета під час інвентаризації.

• Крок 4. Визначити стан миші. Працездатну необліковану мишу, яка відповідає критеріям активу, оцінити та оприбуткувати як виявлений лишок.

• Крок 5. Якщо предмет повністю непридатний і не відповідає критеріям визнання активу, комісії зафіксувати це у документах та прийняти рішення про його вилучення.

• Крок 6. Перевірити, чи утворилися після вилучення матеріальні цінності, придатні для використання або реалізації, та за наявності підстав оприбуткувати їх.

Чи потрібен саме Акт списання запасів за наказом № 431?

Типову форму Акта списання запасів, затверджену наказом Мінфіну від 13.12.2022 № 431, застосовують для оформлення господарських операцій зі списання запасів. У ньому зазначають найменування запасів, номенклатурний номер (якщо такий облік ведеться), одиницю виміру, кількість, вартість, суму та підставу списання. Акт складає у двох примірниках комісія, призначена наказом (розпорядженням) керівника, а затверджує керівник або уповноважена ним особа.

Тому типовий Акт списання запасів найбільш логічний тоді, коли миша є запасом, який підлягає списанню з бухгалтерського обліку. Якщо ж ідеться про старий МШП, вартість якого вже була списана при передачі в експлуатацію, або про знайдений непридатний предмет, який взагалі не відповідає критеріям визнання активом, записувати в типовому акті, що він «вилучається з бухгалтерського обліку», хоча на балансі його немає, некоректно. У такому випадку безпечніше оформити окремий акт комісії про виявлення та вилучення з експлуатації необлікованого непридатного предмета. Форму такого внутрішнього документа установа може розробити самостійно з урахуванням вимог до первинних документів.

Зразок акта

ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник ________   ___________________
(підпис) (Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ)

«___» ____________ 2026 року

АКТ
про виявлення та вилучення непридатного предмета
м. ____________
«___» ____________ 2026 року

Комісія, створена відповідно до наказу ______________________________
від «___» ____________ 2026 року № _____, у складі:

голова комісії — _________________________________________________;

члени комісії — __________________________________________________
________________________________________________________________,

провела огляд майна, яке фактично знаходиться у _____________________

(найменування структурного підрозділу, кабінет, місце знаходження) та встановила:

Під час огляду виявлено комп’ютерну мишу __________________________, 1 шт.
(за наявності зазначити виробника, модель, серійний номер, інші ознаки).

За даними бухгалтерського обліку зазначена комп’ютерна миша на балансових рахунках установи не обліковується. Відомості про її перебування в оперативному кількісному обліку відсутні.

Комісією перевірено наявні документи щодо придбання, оприбуткування та передачі в експлуатацію малоцінних та швидкозношуваних предметів. Документів, за якими можливо достовірно встановити дату та джерело надходження зазначеної комп’ютерної миші, її первісну вартість та дату передачі в експлуатацію, не виявлено.

Під час огляду встановлено, що комп’ютерна миша ______________________

(опис несправності: не реагує на підключення, пошкоджений кабель, кнопки не працюють тощо).

Подальше використання предмета за призначенням неможливе. Ремонт є технічно неможливим / економічно недоцільним. Предмет не має потенціалу корисності для установи та не відповідає критеріям визнання запасом, установленим п. 1 розд. II НП(С)БО 123 «Запаси».

Комісія вирішила:

1. Визнати комп’ютерну мишу __________________________, 1 шт., непридатною для подальшого використання.
2. У зв’язку з відсутністю предмета в бухгалтерському обліку та невідповідністю критеріям визнання активом не здійснювати його оприбуткування на субрахунок 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».
3. Вилучити зазначений предмет з місця експлуатації.
4. Після вилучення оглянути складові предмета та визначити наявність матеріалів, які можуть бути використані установою або підлягають оприбуткуванню як вторинна сировина (відходи).
5. Непридатні залишки передати для утилізації (видалення) у порядку, встановленому законодавством.

Додатки:
за наявності — висновок відповідального працівника/спеціаліста про технічний стан; фотоматеріали; інші документи.

Голова комісії ____________ __________________________
                                (підпис)         (Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ)

Члени комісії: ____________ __________________________

Отже, не варто автоматично оприбутковувати стару несправну мишу лише для того, щоб одразу її списати. Спочатку встановіть причину відсутності предмета в обліку. Якщо це МШП, вартість якого свого часу правомірно списали при передачі в експлуатацію, повторного балансового оприбуткування немає. Якщо ж це справді необліковане майно, його подальша доля залежить від відповідності критеріям визнання активом: придатний предмет оприбутковують, а щодо повністю непридатного комісія документально фіксує його стан та вилучення.