Нова форма авансового звіту: що змінилося

Наказ Мінфіну від 09.05.2023 № 239.

ВИСНОВОК ДОКУМЕНТА

Викладено в новій редакції форму Звіту, який за необхідності складають та подають фізособи, що отримували кошти / електронні гроші на відрядження або під звіт. Також у новій редакції викладено Порядок складання зазначеного Звіту

З 01.04.2023 набула чинності нова редакція п. 170.9 ПКУ, що регулює питання оподаткування суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих фізособою — платником податку на відрядження або під звіт. Серед іншого, було змінено механізм звітування щодо коштів, наданих суб’єктами господарювання фізособам на відрядження або під звіт. Про це ми детально розповідали в тематичному випуску «Податки & бухоблік», 2023, № 25.

Така «підзвітна революція» призвела до необхідності оновити форму авансового Звіту та Порядок його складання, затверджені наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841. Це й було зроблено документом, який сьогодні коментується. Що ж назмінював Мінфін? Розповідаємо.

Форма Звіту.

У результаті ребрендингу:

1) Звіт отримав назву «Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт». Річ у тім, що з 01.04.2023 у відрядженні та для госппотреб можна використовувати як готівкові та безготівкові кошти, так і електронні гроші. Якщо ви пропустили цей момент, то у пригоді стане стаття «Електронні гроші, «підзвітна революція»: перші роз’яснення від податківців» // «Податки & бухоблік», 2023, № 20;

2) зі Звіту прибрали:

• інформацію про відділ, цех, професію, посаду підзвітної особи;
• блок «Звіт перевірено» та відривну частину «Розписка» про отримання бухгалтером Звіту та підтвердних документів.

Крім того, оптимізували кількість підписів бухгалтера, що проставляються у Звіті. У новій формі підпис особи, відповідальної за ведення бухобліку, проставлятиметься лише один раз. Як і раніше, Звіт затверджує керівник (уповноважена ним особа) або самозайнята особа;

3) в формі Звіту застарілий термін «платіжне доручення» змінено на «платіжна інструкція».

Порядок складання.

У цілому його приведено у відповідність до чинної редакції п. 170.9 ПКУ.

Нагадаємо, що з 01.04.2023 ПКУ вимагає подавати Звіт лише:

• у разі виникнення оподатковуваного доходу;
• за готівковими розрахунками, крім випадку, коли використана готівка не перевищила суму належних працівнику добових.

Строк подання Звіту встановлено п.п. 170.9.3 ПКУ. У загальному випадку його слід подати до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження або окремої цивільно-правової дії за дорученням роботодавця.

Якщо підзвітна особа застосовувала корпоративні чи особисті платіжні інструменти (їх реквізити) для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки у межах суми добових, то за відсутності оподатковуваного доходу з 1 квітня 2023 року Звіт не складається та не подається.

Так що, невже нічого цікавого в Порядку складання немає? Є! І це строки повернення надміру витрачених коштів. З 01.04.2023 вони встановлені ПКУ тільки для випадків, коли підзвітна особа здійснює безготівкові розрахунки із використанням корпоративних/особистих платіжних інструментів або їх реквізитів. А ось про готівкові розрахунки законодавці забули. Строк повернення надміру витрачених готівкових коштів не визначений ПКУ.

Тож, схоже, Мінфін вирішив заповнити цю порожнечу. В оновленому Порядку складання він прописав, що за наявності надміру витрачених коштів їх сума має бути повернена до каси або зарахована на рахунок особи, що їх видала, до або при поданні Звіту.

Якщо Звіт не подається, оскільки для цього відсутні підстави, то у загальному випадку повернути видані кошти потрібно до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження / виконання окремої цивільно-правової дії. Про те, в яких випадках Звіт можна не подавати та які події можуть подовжити строк подання Звіту, читайте в статті «Звітуємо про відрядження по-новому» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25.

Тобто Мінфін у Порядку складання не робить відмінностей між готівковими та безготівковими коштами.

Проте будьте уважні, якщо ви видавали готівку на госппотреби. В такому випадку слід пам’ятати про Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі — Порядок № 148). У ньому НБУ встановив свої строки повернення невикористаних готівкових коштів, що відрізняються від прописаних у Порядку складання.

У загальному випадку готівку на госппотреби видають на строк не більше 2 робочих днів, уключаючи день їх отримання (п. 19 Положення № 148). Виняток — закупівля сільгосппродукції (10 робочих днів) та брухту чорних і кольорових металів (30 робочих днів). Щоправда, за порушення таких НБУшних строків наразі відповідальності не передбачено.

А от порушення передбачених ПКУ строків повернення надміру витрачених коштів призводить до виникнення оподатковуваного доходу фізособи.

Як зазначено у п. 3 Порядку складання, дохід виникає, якщо платник податку не повертає суми надміру витрачених коштів / електронних грошей протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк подання Звіту.

На закінчення зазначимо, що наказ Мінфіну, що сьогодні коментується, набирає чинності з дня офіційного опублікування. На момент підготовки статті його ще не опубліковано.