Об’єкти обліку: що це і з чим їх «їдять»

А давайте з початку

Уявіть, ви щойно відкрили бухгалтерську програму й готові «набивати» першу накладну. Хочеться одразу вказати: 5 пачок паперу, хліб, бензин… Але ні! Професійний бухгалтер починає не з накладної.

Він починає з визначення об’єкта обліку.

Саме об’єкт обліку визначає, як, на який рахунок і за якою логікою буде вестися облік цього майна. І це стосується не лише програми FIT-Бюджет — це базовий підхід у будь-якій системі, де є бухоблік, а не хаос.

Що таке об’єкт обліку — простими словами

Це не просто «назва речі». Це логічна одиниця, за якою ведеться облік. Для прикладу:

• Принтер вартістю 22 000 грн — основний засіб (рахунок 1014).
• Принтер за 19 000 грн — інший необоротний матеріальний актив (рахунок 1113).
• 400 однакових крісел у клуб — це 1 об’єкт у кількості 400 штук, а не 400 окремих об’єктів (!).
• Бензин А-95 по 50 грн і по 60 грн — один і той самий об’єкт (бензин А-95), але різні партії.

Один і той самий предмет ≠ один об’єкт обліку

Приклад із практики: хтось питає — «На який рахунок ставити насос?»

 А ми запитуємо: а в якому контексті?

• Якщо насос купили як запчастину до водокачки — це запас.
• Якщо насос є окремим інвентарним об’єктом — це основний засіб.
• Якщо коштує менше 20 тис. грн — може бути інший необоротний актив.

Важливо не що це, а як воно використовується і як оформлено.

Як Excel «прощав» помилки, а програма — ні

У Excel ви могли собі дозволити написати «насос», не переймаючись рахунком і типом об’єкта. Але в професійній програмі бухобліку — ні.

Спершу ви створюєте об’єкт обліку: вказуєте його назву, рахунок, термін корисного використання тощо.

І тільки потім — оформлюєте отримання, введення в експлуатацію тощо.

Коли бухгалтерський облік перетворюється на абсурд

З історії життя. Комунальне підприємство з благоустрою створило… 12 000 (!) об’єктів обліку основних засобів. Чому? Бо кожне дерево (ясен, дуб) вони оформили як окремий об’єкт з інвентарним номером.

Ясен — 16 грн, дуб — 25 грн. Акт інвентаризації — на 500 сторінок.

Як було б правильно: створити один об’єкт — «Багаторічні насадження в парку ім. 1 Травня», і вказати там: 400 ясенів, 800 дубів.

Різниця — між безладом і здоровим глуздом.

FIT-Бюджет і об’єкти обліку: все на своїх місцях

У програмі FIT-Бюджет об'єкти обліку — це окрема категорія. Ви можете створити їх вручну або імпортувати з Excel. Для кожного типу — свої налаштування:

• Основні засоби
  
• Інші необоротні матеріальні активи
  
• МШП (малоцінні швидкозношувані предмети)
• Запаси
  
• Позабалансові об'єкти
  
• НМА (нематеріальні активи)

І все це — з підказками, шаблонами та автоматичними перевірками.

Чому об’єкти обліку — це не «дрібниця»

Бо саме з них формується:

• правильне списання,
• реальна інвентаризація,
• точні обігові відомості,
• законне списання активів.

Помилка на цьому етапі — як неправильно вказана адреса на посилці: ідеш по ній — а куди саме, не знаєш.

Навчіться визначати об’єкти обліку — і ваша бухгалтерія «дихатиме»

Більшість труднощів у переході з Excel або паперового обліку виникає саме через нерозуміння логіки об’єктів. FIT-Бюджет допомагає це зрозуміти: не просто софт, а інструмент для впевненого бухгалтера.

Хочете впевнено розбиратись у бухобліку?

Перейдіть до FIT-Бюджет — і спробуйте, який вигляд усе це має на практиці:

Дізнатися більше про FIT-Бюджет