Звіт складають органи державної влади, інші державні органи, на працівників яких поширюється дія Закону України "Про державну службу" щокварталу станом на останній календарний день останнього місяця звітного періоду, а саме:
1) апарати державних органів, у тому числі апарати (секретаріати) органів судової влади та прокуратури;
2) підпорядковані державним органам, у тому числі апаратам (секретаріатам), територіальні органи;
3) Рада міністрів АР Крим, обласні державні адміністрації, Київська та Севастопольська міські державні адміністрації (апарати та структурні підрозділи);
4) районні, районні у містах Києві та Севастополі державні адміністрації (апарати та структурні підрозділи).
Звіт складає служба управління персоналом (структурний підрозділ або спеціаліст з питань персоналу) державного органу. Наказ чинний із 31.03.2023 року.