Для встановлення суміщення посад у штатному розписі підприємства, згідно Інструкції про порядок і умови суміщення професій (посад) № 53-ВЛ, має бути передбачена вакантна посада. У разі відсутності вільної посади або посади в штатному розписі, суміщення посад є неможливим і доплата за суміщення посад не може здійснюватись.
Суміщення посад може бути встановлено за заявою працівника або на підставі прийнятого роботодавцем рішення. Якщо суміщення ініційовано роботодавцем, працівник має бути повідомлений про зміни в організації виробництва та праці згідно з частиною третьою статті 32 Кодексом законів про працю України (далі по тексту - КЗпП України) не пізніше ніж за два місяці.
Оскільки працівник продовжує обіймати свою основну посаду, записи про суміщення до особової картки працівника та трудової книжки не вносяться. Водночас копію наказу про встановлення суміщення можна додати до особової справи працівника.
Суміщення професій (посад) оформлюється наказом роботодавця. Оскільки працівник продовжує обіймати свою основну посаду, записи про суміщення до особової картки працівника та трудової книжки не вносяться. Водночас копію наказу про встановлення суміщення можна додати до особової справи працівника.
В наказі в обов’язковому порядку вказують назву професії (посади), за якою відбуватиметься суміщення, та розмір доплати. Доплата провадиться винятково за наказом, оскільки виконання роботи за суміщенням посад не відображається в табелі обліку робочого часу та встановлюється відповідно до вимог статті 105 КЗпП України на умовах, передбачених колективним договором. В колективному договорі та наказі про суміщення має бути чітко зазначено, від якої саме посади встановлюється доплата. Адже, розмір доплати за суміщення затверджено тільки працівникам бюджетної сфери (на підставі пункту 3 Постанови № 1298 «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» доплату за суміщення проводять в розмірі до 50% посадового окладу (тарифної ставки) за основною посадою).
Зазначена доплата за суміщення не встановлюється керівникам бюджетних установ, закладів та організацій, їхнім заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ, закладів та організацій, їхнім заступникам (пп. 3 п. 3 Постанови № 1298).
Суміщення професій (посад) зазвичай не позначається на тривалості відпусток. Якщо працівник, за своєю основною роботою зайнятий на роботах із шкідливими умовами праці, виконує їх у повному обсязі, а також виконує додаткову роботу в порядку суміщення, за ним продовжують зберігатися передбачені чинним законодавством пільги в зв’язку з умовами праці.
Одночасно інформуємо, що законами і деякими підзаконними нормативно-правовими актами передбачено заборони та обмеження на сумісництво. Зокрема, заборонено займатися іншою оплачуваною діяльністю (а отже, і працювати за сумісництвом) особам, уповноваженим на виконання функцій держави або місцевого самоврядування (за винятком викладацької, наукової і творчої діяльності, медичної практики, інструкторської та суддівської практики в спорті). Під цю заборону підпадають держслужбовці, посадові особи органів місцевого самоврядування, народні депутати України, професійні судді, посадові особи інших державних органів.
Заборонено працювати за сумісництвом керівникам державних підприємств, установ та організацій, керівникам та заступникам структурних підрозділів.