Згода працівників на обробку персональних даних: коли потрібна?

Захист персональних даних у трудових відносинах — це питання, яке безпосередньо стосується кожного роботодавця. Бухгалтери, кадровики, юристи та ІТ-фахівці щодня працюють із персональною інформацією працівників, і тому важливо чітко розуміти: коли потрібна згода на обробку даних, а коли достатньо законодавчих підстав для їх використання.

Які документи подає працівник під час прийняття на роботу

Відповідно до ст. 24 Кодексу законів про працю України, кандидат на роботу зобов’язаний надати:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• трудову книжку (якщо вона ведеться) або відомості з реєстру застрахованих осіб;
• документи про освіту;
• військово-облікові документи та інші довідки за необхідності.

Роботодавець, отримуючи ці документи, обробляє персональні дані, що в них містяться.

Чи потрібна згода працівника на обробку його персональних даних

Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI у ст. 11 передбачає 6 підстав для обробки даних. Серед них:

1) згода суб’єкта персональних даних на обробку його ПД;

2) дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю ПД відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень;

3) укладення та виконання правочину, стороною якого є суб’єкт ПД або який укладено на користь суб’єкта ПД чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта ПД;

4) захист життєво важливих інтересів суб’єкта ПД;

5) необхідність виконання обов’язку володільця ПД, який передбачений законом;

6) необхідність захисту законних інтересів володільця ПД або третьої особи, якій передаються ПД, крім випадків, коли потреби захисту основоположних прав і свобод суб’єкта ПД у зв’язку з обробкою його даних переважають такі інтереси.

У випадку з трудовими відносинами роботодавець не зобов’язаний вимагати окрему згоду працівника, адже він діє в межах законодавчого обов’язку.

Проте якщо дані планується передавати третім особам, і це прямо не визначено законом (наприклад, комерційні партнери, страхові компанії), доцільно отримати письмову згоду працівника.

Захист та нерозголошення персональних даних

Роботодавець має забезпечити надійний захист даних від:

• незаконного доступу,
• випадкової втрати чи знищення,
• несанкціонованої обробки.

Працівники, які мають доступ до ПД (кадровики, бухгалтери, юристи, ІТ-відділ), зобов’язані підписати письмове зобов’язання про нерозголошення. Це правило діє навіть після припинення трудових відносин.

Висновки для кадровиків і бухгалтерів

1. При виконанні службових обов’язків згода працівника на обробку даних не потрібна.
2. Якщо планується передача інформації третім особам без законної підстави — варто отримати письмову згоду.
3. Усі працівники, які мають доступ до персональних даних колег, повинні підписати зобов’язання про нерозголошення.
4. Роботодавець несе відповідальність за організацію захисту даних і дотримання правил їх зберігання.