Функції Торгсофт для продажів у роздрібному магазині

Щоб успішно вести бізнес в умовах турбулентності та невизначеності, підприємцям часто доводиться проявляти гнучкість та стресостійкість. Сьогодні багато компаній прагнуть зменшити витрати, зокрема податкове навантаження, тому мусять бути винахідливими у бізнес-діяльності.

Надання унікального клієнтського досвіду й високого рівня обслуговування досі залишається важливим інструментом кризового менеджменту, адже попри зниження рівня життя, клієнти готові віддавати гроші за гарний сервіс.

Проте компаніям необов’язково підвищувати ціни на товари й послуги, щоб компенсувати збільшення витрат. Заощадити ресурси можна шляхом оптимізації  бізнес-процесів. Це і максимізація цінностей для споживача через слідування Lean-методології ощадливого використання ресурсів. І грамотний стратегічний менеджмент, і підвищення мотивації персоналу, і звернення до штучного інтелекту та машинного мислення.

Автоматизація процесів — швидкий спосіб зменшити витрати й примножити доходи бізнесу

Одним із простих і доступних способів не тільки збереження, а й примноження ресурсів бізнесу — є автоматизація. Автоматизовані системи зменшують рутину й беруть на себе більшість задач з обліку й управління.

Торгсофт — це українське програмне забезпечення для автоматизації торгівлі, яке спеціально розроблене для потреб малого та середнього бізнесу. Воно допомагає підприємцям легко керувати асортиментом і продажами, вести облік товару, підтримувати зручний сервіс для клієнтів, контролювати фінансові потоки та інші процеси в магазині.

Наслідком впровадження програмного обліку є впорядкування роботи у магазині, нарощення ресурсів компанії, що часто призводить до збільшення продажів та розвитку бізнесу.

Які можливості та функції Торгсофт допоможуть бізнесменам досягти таких цілей у роздрібному магазині?

Меню програми Торгсофт для обліку і продажу товару

Основні пункти меню програми Торгсофт: «Прихід», «Реалізація», «Повернення» та «Торгівля з випискою рахунку». Це базові функції обліку товару та продажів у роздрібному магазині, які полегшують роботу персоналу і власника[1] . Розглянемо більш детально кожен із них.

1. Прихід

Розділ «Прихід» у програмі Торгсофт використовується для внесення нових товарів у базу даних магазину. У ньому можна фіксувати всі товари, які прибувають на склад і вести чіткий облік кожної одиниці. Можливості Торгсофт у цьому напрямі:

• Введення нових товарів в облік: пункт меню програми «Формування довідника видів товару та додаткових характеристик» дозволяє вносити в базу детальну інформацію про товар (назва, артикул, ціна закупівлі, націнка, роздрібна ціна, постачальники, кількість), створювати довідник товарів за типами та налаштовувати додаткові характеристики для кожного виду товару. Це забезпечує точність обліку і дозволяє в будь-який момент перевірити, який товар є в наявності, а який продано.
• Фіксація нових партій товару. Спеціальна функція «Довідник постачання товару» дозволяє об’єднувати різні прихідні накладні в одну партію, аналізувати постачання товарів й визначати прибутковість окремих закупівель.
• Розрахунок закупівельних цін: даний пункт меню Торгсофт автоматично розраховує закупівельну ціну товару виходячи від його роздрібної ціни на дату закупівлі й підставить отримане значення в поле «Ціна постачальника». Це допомагає встановлювати конкурентоспроможні ціни й контролювати прибутковість.
• Звіти по приходу: програма фіксує інформацію про надходження товару, на основі якої генерує різні звіти за певний період. Така опція дає змогу аналізувати, які товари прибули, скільки було витрачено на закупівлі, і яким постачальникам була зроблена оплата. Це важливо для управління фінансами та планування майбутніх закупівель.

2. Реалізація

Пункт меню «Реалізація» у Торгсофт використовується для обліку продажів. Це основний модуль для проведення операцій із продажу товарів покупцям у звичайному роздрібному магазині. Його основні можливості:

• Просте оформлення продажу: у меню «Реалізація» касир може швидко оформити продаж, обравши необхідний товар зі складу та вказавши кількість. Програма автоматично розраховує підсумкову суму покупки з урахуванням знижок, якщо такі є.
• Швидке проведення оплати на касі: під час продажу програма пропонує кілька способів оплати, зокрема готівковий розрахунок, карткові платежі, часткову оплату. Це дозволяє клієнтам обрати найбільш зручний спосіб розрахунку.
• Зміна параметрів документа. У вікні реалізації касир може вносити коригування, такі як: період, дата проведення покупки, номер, вид операції (роздрібна чи гуртова). Також у налаштуваннях можна встановлювати ручне введення знижки й автоматичне (максимальну знижку на вид товару, виробника); продати товар за останньою закупівельною ціною тощо.
• Продаж товару VIP-клієнтам: дозволяє продавати товар привілейованим клієнтам у борг, погасити борг, провести часткову оплату тощо.
• Решта на картку: під час продажу програма надає можливість перевести суму решти по відкритому чеку на активовану дисконтну картку клієнта.
• Знижки та бонуси: Торгсофт підтримує різні системи лояльності, зокрема надання знижок та бонусів постійним клієнтам. У меню «Реалізації» касир може застосувати знижку до покупки, якщо клієнт має бонусну карту або акційний купон.
• Друк чека і фіскалізація: після завершення продажу програма автоматично формує чек і, за необхідності, передає дані про грошову операцію у податкову відповідно до вимог законодавства. Для цього потрібно налаштувати у програмі синхронізацію з фіскальним чи програмним реєстратором. Це важливо для дотримання правил ведення бізнесу й уникнення проблем з податковою службою.

3. Повернення

Функція «Повернення» використовується в тих випадках, коли клієнт хоче повернути придбаний товар. У фізичному магазині такі випадки не рідкість, і Торгсофт надає зручний інструмент для швидкої обробки та контролю повернень.

У пункті меню «Повернення» можна обрати товар, який клієнт хоче повернути, і внести його в базу як повернений. Можливості цього режиму:

• Автоматичний розрахунок повернення: програма автоматично розраховує суму повернення клієнту, з урахуванням початкової ціни та можливих знижок. Це спрощує роботу касира і мінімізує ризик помилок.
• Повернення товару без чека: продавець може повернути товар без чека, скориставшись ручним пошуком у Торгсофт по попереднім реалізаціям.
• Аналіз причин повернення: програма дозволяє фіксувати причини повернення товарів, що є корисним для аналізу якості продукції та роботи магазину в цілому. Якщо певний товар часто повертають, це може сигналізувати про його низьку якість або інші проблеми, які потрібно вирішити.
• Контроль терміну повернення: програма обліку сповістить, якщо термін повернення перевищує 14 днів. Це дозволить уникнути маніпуляцій з боку покупців та запобігти поверненню неліквідного товару.

4. Торгівля з випискою рахунку

«Торгівля з випискою рахунку» — це режим програми, який дозволяє виписати рахунок з накладною для клієнтів, які хочуть оплатити товар не одразу, а за певний час, або які бажають зробити покупку для організації чи компанії з відтермінуванням оплати.

Також цей пункт меню підходить для внесення оплат від клієнтів частинами, для відвантаження товару без оплати й бронювання оплаченого товару як резерву. Окрім рахунків, у меню можна створювати шаблони комерційних пропозицій, накладних, податкових накладних, рахунків-фактур та актів виконаних робіт. 

Можливості режиму:

• Виписка рахунків: у цьому пункті меню можна створити рахунок для клієнта, вказавши дату, регіон, номер розрахункового рахунка, одержувача, валюту рахунка, ціну та інші умови оплати. Це зручно для інтернет-торгівлі,  обслуговування гуртових покупців або корпоративних клієнтів.
• Відстеження оплат клієнтів: Торгсофт дозволяє контролювати статус оплати за кожним виставленим рахунком, а при підключенні додаткової опції “Банківські виписки по рахунках” отримувати виписки з банківських рахунків — клієнтів ПриватБанку і Монобанку. Також у програмі можна зв'язати оплату з рахунком. Це важливо, щоб мати чітке уявлення, які рахунки були сплачені, а які — ще у процесі.
• Друк рахунків і документів: програма дозволяє друкувати рахунки та інші фінансові документи, наприклад видаткові накладні, що підтверджує факт відвантаження товару. Окрім цього, у Торгсофт можна сформувати, надрукувати чеки РРО та відправити їх клієнтам на email або за номером телефону. Наявність всіх необхідних документів забезпечує зручність і для покупця, і для продавця.

Програма Торгсофт надає інструменти для ефективного управління продажами у фізичному магазині. Завдяки таким функціям, як «Прихід», «Реалізація», «Повернення» та «Торгівля з випискою рахунку», підприємці можуть легко контролювати обіг товарів між торговельними точками, оформлювати й проводити продажі та повернення, а також вести повноцінну роботу з рахунками для гуртових продажів чи обслуговування корпоративних клієнтів.

Це дозволяє оптимізувати роботу магазину, підвищити рівень обслуговування клієнтів і забезпечити точність усіх фінансових операцій. Використання таких автоматизованих систем дає змогу бізнесу рости та розвиватися в умовах сучасного ринку й економічної ситуації.