Матеріально відповідальна особа йде у відпустку: чи можна передати матеріальні цінності без інвентаризації?
Працівник, з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність, іде у щорічну відпустку. Чи може інший працівник у цей час видавати та приймати матеріальні цінності без проведення інвентаризації та оформлення їх передачі?
Ні, не може. Якщо під час відпустки матеріально відповідальної особи (МВО) планується рух матеріальних цінностей, їх необхідно офіційно передати іншому працівнику із проведенням інвентаризації та належним документальним оформленням.
Чому передача є обов'язковою?
Матеріально відповідальна особа відповідає за збереження довірених їй матеріальних цінностей лише протягом часу, коли вони перебувають у її віданні.
Тому якщо працівник перебуває у відпустці, а в цей період здійснюватиметься видача, приймання або переміщення запасів, основних засобів чи інших матеріальних цінностей, вони повинні бути передані іншій особі, яка нестиме відповідальність за їх збереження.
Як правильно оформити передачу?
Передача матеріальних цінностей здійснюється після проведення інвентаризації відповідно до п. 7 розд. I Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.
На день приймання-передачі справ проводять інвентаризацію, після чого оформлюють:
- інвентаризаційні описи;
- акти інвентаризації;
- документ про приймання-передачу матеріальних цінностей.
Усі документи підписують працівник, який передає цінності, працівник, який їх приймає, а також члени інвентаризаційної комісії.
Читайте також: МВО відсутня через тривалу хворобу: як діяти?
Чи потрібно призначати нового матеріально відповідального працівника?
Так. Працівника, який тимчасово прийматиме матеріальні цінності, необхідно призначити матеріально відповідальною особою наказом керівника на період відсутності основної МВО.
Якщо для відповідної посади законодавство дозволяє укладення договору про повну матеріальну відповідальність (з урахуванням вимог ст. 1351 КЗпП та Переліку посад і робіт, затвердженого постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 № 447/24), такий договір доцільно укласти ще до передачі матеріальних цінностей.
Що робити після повернення працівника з відпустки?
Після повернення основної матеріально відповідальної особи проводять повторну інвентаризацію та оформлюють зворотну передачу матеріальних цінностей.
Читайте також: Звільняється МВО: як та кому передати ТМЦ, які були в неї на зберіганні
Коли передавати цінності не потрібно?
Якщо під час відпустки жодних операцій із матеріальними цінностями не планується (не буде їх видачі, приймання чи переміщення), законодавство не вимагає обов'язково передавати їх іншому працівнику.
У такому випадку необхідно:
- забезпечити відсутність доступу до місць зберігання матеріальних цінностей;
- призупинити всі операції з ними до повернення матеріально відповідальної особи.
Передача лише ключів від складу або усне доручення іншому працівнику видавати матеріальні цінності без проведення інвентаризації та документального оформлення не відповідають вимогам законодавства. Така практика створює ризики притягнення до відповідальності як працівників, так і керівника установи.
Висновок
Якщо під час відпустки матеріально відповідальної особи планується рух матеріальних цінностей, їх обов'язково потрібно передати іншому працівнику із проведенням інвентаризації, оформленням акта приймання-передачі та виданням відповідного наказу. Лише за відсутності будь-яких операцій із цінностями їх можна не передавати, але доступ до них має бути повністю виключений.
