Службової записки водія недостатньо для списання шин. Їх стан має оцінити комісія. Старі шини окремо з вартості автомобіля не списуйте, а нові оприбуткуйте на субрахунок 1515 «Запасні частини».
Насамперед комісія установи має оглянути встановлені шини та визначити, чи дійсно вони непридатні для подальшої експлуатації. Саме комісія, а не водій одноосібно, визначає придатність складових пневматичного колеса до подальшої експлуатації. Тому службова записка водія є лише підставою для проведення огляду. Результати слід зафіксувати у Картках обліку пробігу (наробітку) пневматичних шин із зазначенням причини їх вилучення з експлуатації. Такі картки мають вестися на кожну шину, встановлену на автомобіль, у тому числі на шини, які входили до його первісної комплектації. Цього вимагають розд. XII Правил технічної експлуатації коліс та пневматичних шин колісних транспортних засобів категорій L, M, N, O та спеціальних машин, виконаних на їх шасі, затверджених наказом Мінінфраструктури від 26.07.2013 № 549, та Експлуатаційні норми середнього ресурсу пневматичних шин колісних транспортних засобів і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затверджені наказом Мінтрансу від 20.05.2006 № 488.
При цьому досягнення встановленої норми пробігу — не єдина можлива підстава для заміни шин. Якщо комісія виявить такі пошкодження або знос, за яких їх подальша безпечна експлуатація чи ремонт неможливі, шини можна вивести з експлуатації і до досягнення нормативного пробігу. Пункт 3.2 Норм № 488 прямо допускає списання шин через експлуатаційні або виробничі дефекти незалежно від фактичного ресурсу. Отже, одного формулювання водія «непридатні» замало — у документах бажано конкретизувати причину: критичний знос протектора, пошкодження боковини, тріщини, деформація тощо.
Оскільки наявні шини були складовою автомобіля при його придбанні і окремо на субрахунку 1515 «Запасні частини» не обліковувалися, жодного окремого бухгалтерського списання їх первісної вартості робити не потрібно. Не потрібно й зменшувати балансову вартість автомобіля. Заміна шин не є модернізацією чи поліпшенням транспортного засобу.
Нові шини, придбані окремо для заміни зношених, слід обліковувати на субрахунку 1515 «Запасні частини» незалежно від їх вартості. Порядок застосування Плану рахунків бухобліку в держсекторі, затверджений наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219, прямо відносить до цього субрахунку автомобільні шини у запасі та обороті.
Видатки на придбання нового комплекту шин проводьте за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».
Після отримання шин доцільно відобразити їх записом: Дт 1515/1 «Шини на складі» — Кт 6211.
Після встановлення на автомобіль рекомендуємо не списувати їх одразу на витрати, а перевести в межах субрахунку 1515: Дт 1515/2 «Шини в експлуатації» — Кт 1515/1. Такий варіант найкраще відповідає нормі Порядку № 1219, за якою на субрахунку 1515 шини обліковують не лише у запасі, а й в обороті, та дає змогу контролювати їх до фактичного списання.
На кожну нову встановлену шину відкрийте окрему Картку обліку пробігу.
Після остаточного вибуття нових шин з експлуатації їх вартість буде списана з субрахунку 1515 на матеріальні витрати: Дт 8013 (8113) — Кт 1515.
А зняті зараз старі шини, які входили до первісної комплектації автомобіля, фактично стають зношеними шинами. Якщо вони мають цінність як вторинна сировина і підлягають подальшій реалізації, використанню чи передачі, їх слід оприбуткувати як зношені шини на субрахунок 1518 «Інші виробничі запаси» за оцінкою, визначеною установою. Якщо ж вони непридатні для подальшого використання чи відновлення, необхідно організувати їх належне передання на утилізацію.