Термін зберігання табелів обліку використання робочого часу: що потрібно знати роботодавцям
Строки зберігання табелів обліку використання робочого часу визначено Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.
Загальне правило передбачає, що табелі обліку використання робочого часу необхідно зберігати 1 рік. Водночас для окремих категорій працівників законодавством встановлено значно триваліші строки.
Строки зберігання табелів
| Вид табеля | Строк зберігання | Нормативна підстава |
|---|---|---|
| Табелі обліку використання робочого часу (загальне правило) | 1 рік | Ст. 408 Переліку № 578/5 |
| Табелі працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими умовами праці | 75 років | Ст. 445 Переліку № 578/5 |
| Табелі обліку робочого часу осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи | 75 років | Ст. 694 Переліку № 578/5 |
Чому варто зберігати табелі довше
Хоча Перелік № 578/5 встановлює мінімальний строк зберігання табелів — 1 рік, експерти рекомендують не знищувати ці документи щонайменше 3 роки (1095 днів).
Такий підхід пов'язаний із вимогами підпункту 44.3.4 Податкового кодексу України, який визначає строки зберігання документів, необхідних для проведення податкових перевірок.
Крім того, табелі можуть знадобитися для підтвердження:
- правильності нарахування заробітної плати;
- розрахунку відпускних;
- нарахування лікарняних;
- обчислення інших виплат працівникам;
- даних під час податкових або трудових перевірок.
На що звернути увагу роботодавцям
Якщо підприємство має працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими умовами праці, або працівників, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, відповідні табелі необхідно зберігати 75 років.
Для інших роботодавців законодавчо встановлений мінімальний строк становить один рік. Однак із практичної точки зору безпечніше зберігати табелі не менше трьох років, щоб уникнути проблем під час податкових перевірок та підтвердження правильності розрахунку виплат працівникам.
Про нюанси заповнення табелю обліку використання робочого часу в окремих ситуаціях дізнавайтеся зі статей: «Табель обліку робочого часу: тонкощі заповнення»; «Табель обліку робочого часу: важливий документ».
