Обоснование для заключения прямого договора: когда и как составлять?

Закупки от 50 тыс. грн: когда нужно обоснование?

Заказчики должны составлять и обнародовать в электронной системе закупок (далее - ЭСЗ) обоснование оснований для осуществления закупок в таких случаях:

1) если заказчик осуществляет закупки товаров, работ и услуг на сумму от 50 тыс. грн (включительно) в соответствии с п. 9 постановления № 1178*.

* Особенности осуществления публичных закупок товаров, работ и услуг для заказчиков, предусмотренных Законом Украины "О публичных закупках", на период действия правового режима военного положения в Украине и в течение 90 дней со дня его прекращения или отмены, утвержденные постановлением КМУ от 12.10.2022 № 1178.

При этом заказчики руководствуются указанным пунктом постановления № 1178 и заключают прямые договоры без стоимостных ограничений в случае использования бюджетных средств на определенные нужды. В частности, речь идет об удовлетворении насущных потребностей функционирования государства в условиях военного положения, для ликвидации последствий боевых действий в условиях военного положения.

Собственно, случаи, когда заказчики осуществляют закупки товаров, работ и услуг согласно п. 9 постановления № 1178, определены непосредственно в этом пункте. Также предусмотрены законодательные основания для выделения средств заказчикам на соответствующие нужды;

2) если заказчик заключает прямой договор по закупке товаров, работ и услуг, стоимость которых превышает пороговые ограничения. Имеем в виду случаи, когда заказчик осуществляет приобретение товаров и услуг стоимостью свыше 100 тыс. грн, услуг по текущему ремонту - свыше 200 тыс. грн и работ - свыше 1,5 млн грн без применения открытых торгов и/или е-каталога. Исчерпывающий перечень таких случаев приведен в п. 13 постановления № 1178.

Таким образом, необходимость обнародовать обоснование касается только закупок, которые заказчики осуществляют согласно пп. 9 и 13 постановления № 1178. Это подчеркнул Минэкономики в своем письме*.

* Письмо Минэкономики "О внесении изменений в особенности осуществления публичных закупок на период действия правового режима военного положения и в течение 90 дней со дня его прекращения или отмены" от 19.09.2023 № 3323-04/50098-06.

Учитывая вышеуказанное, если учреждение осуществляет закупку любых товаров (в т. ч. продуктов питания), работ или услуг стоимостью от 50 тыс. грн на других основаниях, нежели предусмотренные пп. 9 и 13 постановления № 1178, составлять и обнародовать обоснование для заключения прямого договора оно НЕ должно.

Обоснование: требования к форме и содержанию

Дело в том, что в тексте постановления № 1178 отсутствуют какие-либо требования к форме и содержанию обоснования для заключения прямого договора. Конечно, это вызвало множество вопросов у заказчиков.

В то же время, учитывая объяснения специалистов Минэкономики, приведенные в вышеупомянутом письме, можно сделать определенные выводы о требованиях к форме и содержанию такого обоснования. Далее объясним подробнее, что и к чему.

Кто составляет?

Такой документ может подготовить как уполномоченное лицо, так и другое служебное лицо заказчика, например представитель структурного подразделения, которое является инициатором такой закупки, и т. п.

Собственно, это зависит от того, кто в вашем учреждении занимается подготовкой таких документов и как организован внутренний документооборот между подразделениями учреждения.

Но в любом случае, даже если такие обязанности возложены на уполномоченное лицо, оно не должно выполнять эту задачу самостоятельно. В частности, среди прочего, оно имеет право требовать и получать от служебных лиц и подразделений заказчика информацию и документы, необходимые для выполнения задач (функций), связанных с организацией и проведением процедур закупок.

Поэтому если обоснование будет составлять все-таки уполномоченное лицо, для правильного оформления такого документа оно имеет полное право получить исчерпывающую и достоверную информацию от других работников учреждения.

Кто утверждает?

Постановлением № 1178 предусмотрено, что обоснование составляют в форме распорядительного решения заказчика или другого документа. Это означает, что такой документ может быть оформлен как приказ, решение или распоряжение руководителя заказчика.

Кроме того, такой документ должен быть согласован или утвержден руководителем или лицом, определенным руководителем для совершения соответствующих действий.

Следовательно, для придания законной силы обоснованию достаточно, чтобы в шапке такого документа было указано: "утверждено" или "согласовано" руководителем заказчика.

Какие требования к содержанию?

Относительно этого Минэкономики в письме отметил, что заказчик самостоятельно определяет содержание обоснования. Такой документ может содержать, в частности, ссылки на законодательство, нормативные акты, условия или обстоятельства, причины, обусловливающие необходимость в закупке путем заключения прямого договора в соответствии с пп. 9 и 13 постановления № 1178 (ср. USER_SHOW_ID).

Поэтому в подавляющем большинстве случаев при составлении основной части такого обоснования уполномоченному лицу придется ориентироваться на протокол проведения закупки в соответствии с п. 13 постановления № 1178.

А вот в части оформления обоснования заказчикам следует руководствоваться Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5. Почему именно этим документом? Потому что им установлены единые требования к созданию управленческих документов и работе со служебными документами, а также порядок их архивного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности.

Когда обнародовать обоснование?

Заказчик должен обнародовать обоснование одновременно с отчетом о договоре о закупке, заключенном без использования ЭСО. Это подтвердил Минэкономики в своем письме.

То есть заказчик в случае заключения прямого договора согласно пп. 9 и 13 постановления № 1178 должен обнародовать:

- отчет о договоре о закупке, заключенном без использования ЭСЗ;

- договор о закупке и все приложения к нему;

- обоснование оснований для заключения прямого договора в соответствии с п. 13 постановления № 1178.

Напомним: срок обнародования такого отчета - 10 рабочих дней со дня заключения договора. Соответственно при обнародовании остальных документов в ЭСЗ заказчик должен придерживаться этого же срока.