Планируем закупки на 2024 год

Как организовать планирование закупок?

Традиционно в конце года заказчики занимаются планированием закупок на следующий год. Прежде всего это касается закупок товаров и услуг, в которых у распорядителя средств есть постоянная потребность. Например, это коммунальные и телекоммуникационные услуги, продукты питания и т. п.

Конечно, самостоятельно уполномоченному лицу (далее - УЛ) с этой задачей не справиться. Поэтому стоит приобщить к этому ответственному процессу работников других структурных подразделений учреждения.

Кто передает такие документы УЛ для формирования годового плана, по какой форме и в какие сроки? Механизм взаимодействия между структурными подразделениями при планировании закупок стоит обдумать заранее и определить в отдельном внутреннем распорядительном документе. Например, таким документом может быть Порядок (Положение) взаимодействия между структурными подразделениями при планировании и проведении закупок.

Процесс планирования закупок можно разбить на несколько шагов.

Можно ли начинать закупки на следующий год в 2023 году?

Да, конечно, заказчик может начать закупку необходимых товаров, работ или услуг в 2023 году для нужд 2024 года. В таких действиях заказчика нет никаких нарушений закупочного законодательства. Тем более постановление № 1178* также не запрещает проводить закупки до утверждения сметы.

* Особенности осуществления публичных закупок товаров, работ и услуг для заказчиков, предусмотренных Законом Украины "О публичных закупках", на период действия правового режима военного положения в Украине и в течение 90 дней со дня его прекращения или отмены, утвержденные постановлением КМУ от 12.10.2022 № 1178.

Так, заказчик осуществляет закупки на основании имеющейся потребности или в случае плановой потребности следующего года (плановых потребностей следующих периодов). Это четко предусмотрено в п. 14 постановления № 1178.

Запланированную закупку, независимо от ее стоимости, заказчик включает в годовой план закупок в соответствии со ст. 4 Закона № 922*. При этом руководствуемся основным правилом - если у заказчика возникла потребность закупить товары, работы или услуги на 2024 год, прежде всего необходимо утвердить годовой план на 2024 год. Только после этого заказчик имеет право начинать закупочные процедуры.

* Закон Украины "О публичных закупках" от 25.12.2015 № 922-VIII.

Будьте внимательны: если потребность в закупке товаров, работ и услуг касается 2024 года, то и формировать годовой план следует именно на 2024 год.

Таким образом, как в прошлых годах, так и в этом году заказчики в конце 2023 года могут начать закупки на 2024 год.

Когда заключать закупочный договор?

По общему правилу, стороны заключают договор с учетом сроков, установленных п. 49 постановления № 1178. Напомним: такой документ заказчик заключает со дня обнародования в ЭСЗ уведомления о намерении заключить договор о закупке в срок:

- не ранее чем через пять дней;

- не позднее чем через 15 дней.

В определенных случаях срок заключения договора может быть продлен до 60 дней. Главная задача заказчика - правильно обосновать и оформить такое решение.

Учитывая указанные требования, заказчик вполне правомерно может заключать со своими контрагентами закупочные договоры в конце декабря 2023 года. Более того, договорные вопросы даже правильно решать именно в декабре. Поскольку при таких условиях потребности учреждения в неотложных товарах и услугах будут гарантированно обеспечены в следующем году.

Впрочем, при заключении закупочного договора заказчику стоит учесть такие важные моменты:

- срок поставки товаров и услуг датируйте следующим годом - "с 01.01.2024". Именно при таких условиях вы обеспечите свое учреждение неотложными товарами и услугами с 1 января 2024 года;

- в проекте договора о закупке и непосредственно в договоре о закупке предусмотрите условие взятия обязательств в пределах временной сметы. Также пропишите возможность оплаты остатка суммы договора о закупке исключительно при наличии средств согласно постоянной смете;

- определите основания для внесения изменений в договор с учетом требований п. 19 постановления № 1178. При таких условиях вы избежите лишних хлопот в случае необходимости изменить цену на товары и услуги и стоимость договора по любым причинам;

- если планируете в 2024 году закупать локализованный товар, стоимость которого равна или превышает 200 тыс. грн, то степень локализации производства должна быть равна или превышать 20 %(п. 1 ч.⁶¹ разд. X Закона № 922).

Когда регистрировать договор в Казначействе?

Имея на руках заключенный договор, заказчики должны выполнять не только закупочные правила, но и требования бюджетного законодательства.

Прежде всего это касается требований, предусмотренных ч. 4 ст. 48 БКУ*.

* Бюджетный кодекс Украины от 08.07.2010 № 2456-VI.

Так, обязательства, взятые участником бюджетного процесса без соответствующих бюджетных ассигнований или с превышением полномочий, не считаются бюджетными обязательствами и не подлежат оплате за счет бюджетных средств . Взятие таких обязательств является нарушением бюджетного законодательства.

Также в этом вопросе определенные ограничения предусмотрены Порядком № 309*. В частности, органы Казначейства не регистрируют обязательства распорядителя бюджетных средств в случае отсутствия у него утвержденных бюджетных ассигнований. Учитывая это, Казначейство имеет право зарегистрировать договор и взять на учет обязательства только в пределах сумм, утвержденных сметой с учетом необходимости выполнения бюджетных обязательств прошлых лет.

* Порядок регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденный приказом Минфина от 02.03.2012 № 309.

Для наглядности приведем требования к взятию бюджетных обязательств по договорам, заключенным по результатам закупочных процедур и без использования электронной системы закупок (далее - ЭСЗ).

Правила взятия бюджетных обязательств по договорам