Як працівник інформує роботодавця по зміну контактних даних
1 травня 2025 року Верховна Рада ухвалила Закон № 4412-IX, який змінює порядок обміну контактними даними між працівниками та роботодавцями під час воєнного стану. Це нововведення зачіпає всіх – незалежно від місця роботи чи умов трудового договору – і буде діяти весь час воєнного стану.
Закон чітко встановлює, хто, як та у які строки має інформувати іншу сторону про зміну своїх контактних даних.
Нормативне регулювання
Закон № 4412-IX вносить зміни до Закону № 2136-ІХ.
Набере чинності після підписання Президентом та опублікування.
Основна вимога: обидві сторони мають своєчасно повідомляти про зміну адреси проживання (місцезнаходження), e-mail (якщо є) та номера телефону.
Хто підпадає під дію
Усі працівники та роботодавці (зокрема ті, хто працює дистанційно, в офісі, або перебуває на окупованих територіях).
Зобов’язання поширюється незалежно від стану трудового договору (діючий / призупинений).
Як діє роботодавець
Оновлює свої контактні дані у ЄДР (єдине джерело офіційної інформації).
Для оновлення потрібен кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Строк для оновлення – 60 календарних днів після набрання чинності законом.
Як повідомляє працівник
Поштовий лист або електронний лист (на e-mail, вказаний у ЄДР).
Інші канали (месенджери, соцмережі) – не допускаються!
Якщо немає доступу до пошти чи інтернету – дозволено повідомлення через телефон або SMS на офіційний номер з ЄДР.
Повідомлення у формі письмової заяви
Працівник може подати інформацію у вигляді письмової заяви (зразок має надати роботодавець). Для тих, хто працює в офісі, паперова заява є належною формою повідомлення.
Строк повідомлення
10 календарних днів – загальний строк для обох сторін:
- Для роботодавця: строк для оновлення контактних даних у ЄДР.
- Для працівника: строк для надсилання повідомлення.
Перехідний період: особливості для окремих працівників
Для працівників, які відсутні понад 90 днів або чиє робоче місце знаходиться на окупованій території – також діє 60-денний строк повідомлення.
Наслідки неповідомлення
Якщо працівник або роботодавець не повідомили про зміну контактів, повідомлення, надіслане на останні відомі реквізити, вважається юридично отриманим.
Рекомендації для оновлення внутрішніх документів
Включіть новий обов’язок у ПВТР та інші локальні акти.
Уточніть механізм фіксації повідомлень (наприклад, зміни в особовій картці П-2 або додатки до справи).
Розміщуйте актуальні контакти роботодавця на корпоративному сайті або у внутрішній системі комунікації.
Коли нові правила не застосовуються
Якщо зв’язок за останніми відомими реквізитами відсутній – норми про обмін контактними даними не застосовуються.
Чекаємо додаткових роз’яснень Мінекономіки щодо таких випадків.
Висновки
- Новий Закон № 4412 запроваджує чіткі правила комунікації в умовах війни.
- Оновлення контактних даних – це обов’язок і роботодавця, і працівника.
- Дотримання 10-денного строку, актуалізація ПВТР та правильна фіксація контактних даних допоможуть уникнути спірних ситуацій.
