Нові правила копій документів: як правильно ставити відмітку «Копія» у 2026 році
З 4 квітня 2026 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України №667/5, яким оновлено правила проставлення відмітки «Копія» на документах. Про це ми писали в новині Мін’юст оновив правила діловодства та архівного зберігання документів
Що змінилось
Документом внесено зміни до Правил організації діловодства №1000/5 та чітко визначено порядок оформлення копій службових документів.
Відтепер:
- відмітка «Копія» є обов’язковою для кадрових документів;
- визначено точне місце її розміщення;
- повернуто раніше скасовану норму.
Де ставити відмітку «Копія»
Згідно з новими правилами:
- відмітка проставляється на лицьовому боці документа;
- у правому верхньому куті першого аркуша.
Слово «Копія» можна:
- написати від руки;
- або використовувати штамп.
Коли потрібно робити копії документів
Копії кадрових документів використовуються у таких випадках:
- формування особових справ працівників;
- видача копії наказу про звільнення (ст. 47 КЗпП);
- ведення військового обліку;
- оформлення внутрішньої документації.
Як правильно засвідчити копію
Алгоритм оформлення копії документа:
- виготовити копію документа;
- у правому верхньому куті поставити «Копія»;
- в кінці документа написати «Згідно з оригіналом»;
- вказати посаду відповідальної особи;
- поставити підпис, ім’я та прізвище;
- зазначити дату засвідчення;
- скріпити печаткою (за наявності).
Приклад оформлення
Згідно з оригіналом
Начальник відділу кадрів (підпис) Петро ПЕТРЕНКО
25.05.2026
Що варто зробити роботодавцям
Фахівці рекомендують оновити внутрішні інструкції з діловодства відповідно до нових вимог, щоб уникнути порушень під час оформлення документів.
Висновки
Нові правила фактично повертають обов’язковість відмітки «Копія» та встановлюють чіткий порядок її проставлення. Це важливо для правильного ведення кадрової документації та уникнення претензій під час перевірок.
