Годовая инвентаризация — 2025: организационные моменты

1. Годовая инвентаризация — процедура обязательная

Перечень случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным, определен п. 7 разд. I Положения № 879*. В частности, инвентаризация является обязательной перед составлением годовой отчетности.

* Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879.

Конечно, сейчас учреждения не могут провести годовую инвентаризацию на указанных территориях. Поэтому для них законодательством предусмотрена отсрочка этой процедуры. Об этих особенностях мы расскажем дальше.

Главная цель годовой инвентаризации — обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Во время инвентаризации активов и обязательств учреждения должны проверить и документально подтвердить их наличие, состояние, соответствие критериям признания и оценки.

Заметьте: проведение на протяжении года внеочередных и выборочных инвентаризаций по любым причинам, предусмотренным п. 7 разд. І Положения № 879, в любом случае не освобождает от проведения годовой инвентаризации. То есть если ваше учреждение уже провело инвентаризацию, например, в сентябре в связи с изменением материально ответственного лица (далее — МОЛ) или из-за повреждения имущества учреждения в результате обстрела, годовой инвентаризации все равно не избежать.

Так, годовая инвентаризация — это масштабное мероприятие. И она должна быть сплошной (п. 7 разд. І Положения № 879). То есть проверка должна охватить все активы и обязательства учреждения. Также инвентаризации подлежат объекты, которые переданы в прокат, аренду или находятся на реконструкции, модернизации, консервации или ремонте. В то же время необходимо проверить и все то, что учитываем вне баланса (активы, полученные учреждением напрокат, в распоряжение или на хранение и тому подобное).

Для разных групп активов и обязательств Положением № 879 предусмотрены свои сроки проверки и периодичность ее проведения. Далее расскажем об этом подробнее.

2. Сроки проведения инвентаризации

В целом годовую инвентаризацию следует провести до даты баланса, то есть до 31 декабря отчетного года.

Но главное — проверку необходимо осуществить в течение периода, установленного п. 10 разд. І Положения № 879 для разных групп активов и обязательств. И, конечно, завершить эту процедуру следует до конца отчетного года. Кстати, начинать годовую инвентаризацию до 1 октября также не стоит.

Так, в зависимости от вида активов и обязательств такую проверку следует начинать не ранее чем за три месяца до даты баланса — то есть в период с 1 октября по 31 декабря. А для некоторых видов активов и обязательств предусмотрены более поздние сроки проверки — не ранее 1 ноября.

Для наглядности сроки проведения годовой инвентаризации разных видов активов и обязательств приведем в таблице ниже.

Сроки проведения годовой инвентаризации

Конкретные сроки начала/окончания инвентаризации, ее продолжительность, а также объекты, которые подлежат инвентаризации, определяет руководитель учреждения в своем распорядительном документе.

Также в распорядительном документе должно быть обязательно указано, по состоянию на какую дату следует провести проверку фактического состояния и наличия активов и обязательств. Например, согласно приказу руководителя учреждения инвентаризацию следует провести по состоянию на 01.10.2025. Однако это вовсе не означает, что инвентаризацию материальных ценностей, находящихся на ответственном хранении конкретного МОЛ, следует осуществлять именно 1 октября 2025. Непосредственно проверка определенных объектов может быть проведена в течение установленного периода после этой даты (например, с 6 по 10 октября 2025 года или в другие сроки).

Заметьте: исключение составляет инвентаризация наличности в кассе учреждения. Наличные средства инвентаризируют по состоянию на дату фактической проверки. То есть если в распорядительном документе указано, что провести инвентаризацию кассы следует по состоянию на 30.10.2025, то проверку следует осуществить именно 30 октября.

3. Проведение инвентаризации неподконтрольного имущества

Учреждения, которые находятся на временно оккупированной территории и в районах ведения военных (боевых) действий, проводят инвентаризацию только в случае возможности безопасного и беспрепятственного доступа уполномоченных лиц к активам, необходимым первичным документам и регистрам бухучета. Об этом четко указано в п. 12 Порядка № 419* и абз. 1 п. 8 разд. І Положения № 879.

* Порядок представления финансовой отчетности, утвержденный постановлением КМУ от 28.02.2000 № 419.

* Перечень территорий, на которых ведутся (велись) боевые действия или временно оккупированных Российской Федерацией, утвержденный приказом Мининтеграции от 28.02.2025 № 376.

В свою очередь, Перечень № 376 включает:

1) территории возможных боевых действий;

2) территории активных боевых действий;

3) временно оккупированные территории Украины.

Этот документ необходимо использовать для имущества, находящегося на этих территориях, в редакции по состоянию на дату принятия решения о проведении ежегодной инвентаризации. При этом главным условием для проведения инвентаризации любого неподконтрольного (в т. ч. временно оккупированного) имущества является наличие безопасного и беспрепятственного доступа к нему.

Следовательно, если населенный пункт, где расположено ваше бюджетное учреждение, попал в указанный Перечень, в таком случае следует:

1) провести годовую инвентаризацию по состоянию на 1-е число месяца, следующего за месяцем устранения опасности и препятствия для доступа к активам, первичным документам и регистрам бухучета;

2) отразить результаты инвентаризации в бухучете соответствующего отчетного периода.

Как поступить с имуществом, которое фактически находится на временно оккупированной территории или в районах проведения военных (боевых) действий и к которому теперь фактически нет доступа? Понятно, что провести инвентаризацию такого имущества учреждение не имеет возможности. Проверяем такие активы тогда, когда это станет возможно и безопасно.

Впрочем, такое имущество следует и в дальнейшем продолжать учитывать в составе активов учреждения. Никаких оснований для его списания с баланса сейчас нет.

При этом информацию о таких активах отражаем в годовой финотчетности по данным бухучета. Прямое указание на это содержит абз. 11 п. 12 Порядка № 419.

Напомним, это касается:

— активов, к которым невозможно обеспечить безопасный и беспрепятственный доступ, и

— обязательств и собственного капитала, которые не могут быть документально подтверждены в связи с отсутствием доступа к соответствующим первичным документам и регистрам бухгалтерского учета.

Следовательно пока доступ к такому имуществу отсутствует, продолжайте учитывать его на балансе и отражайте в финотчетности без подтверждения по результатам инвентаризации.

Также помните: информацию об отсутствии доступа к активам и первичным документам необходимо отразить в Примечаниях к годовой финансовой отчетности (ф. № 5-дс).

4. Подготовка к годовой инвентаризации

Обычно проведение годовой инвентаризации планируют заранее, поэтому учреждения имеют достаточно времени, чтобы подготовиться и сделать все правильно. Объясним, какие именно подготовительные действия необходимо произвести и кто за них является ответственным. Для наглядности покажем, из каких этапов состоит такая подготовительная работа.

Подготовка к проведению годовой инвентаризации: этапы и ответственные лица

Принятие распорядительного документа

Подготовка к годовой инвентаризации начинается с принятия распорядительного документа — приказа руководителя учреждения о проведении инвентаризации и назначении инвентаризационной комиссии.

В этом приказе должны указать:

1) цель инвентаризации — подтверждение достоверности данных бухгалтерского учета перед составлением годовой финансовой отчетности;

2) конкретные сроки (продолжительность) проведения инвентаризации активов и обязательств с уточнением даты ее начала и окончания;

3) порядок и сроки оформления материалов инвентаризации и отражения ее результатов в отчетности;

4) состав инвентаризационной комиссии и перечень МОЛ. Если состав такой комиссии утвержден отдельным приказом, достаточно привести ссылку на соответствующий распорядительный документ.

Образец приказа о проведении годовой инвентаризации приведем ниже.

Создание инвентаризационной комиссии

Один из важных этапов подготовки к годовой инвентаризации — это формирование инвентаризационной комиссии. Обычно такую комиссию в учреждении создают не только для проведения годовой инвентаризаций, но и для осуществления других проверок имущества и его списания.

Поэтому если в вашем учреждении уже создана такая постоянно действующая комиссия, в приказе о проведении годовой инвентаризации достаточно привести ссылку на соответствующий распорядительный документ.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены (п. 1 разд. ІІ Положения № 879):

— представители аппарата управления (например, руководители структурных подразделений);

— представители бухгалтерской службы учреждения;

— другие опытные работники, которые знают объект инвентаризации, цены и нюансы первичного учета (например, инженеры, технологи, экономисты, бухгалтеры и тому подобное).

Таким образом, инвентаризационную комиссию формируем исключительно из работников учреждения (работников бухгалтерии, экономистов, руководителей отделов или служб и тому подобное). Возглавляет комиссию по инвентаризации руководитель учреждения или его заместитель.

Кстати, количество членов инвентаризационной комиссии зависит от объема имущества, которое подлежит инвентаризации, и количества МОЛ. Так, в учреждениях, где из-за большого объема работ для проведения инвентаризации одной комиссии недостаточно (например, учреждение имеет несколько структурных подразделений), целесообразно создать рабочие инвентаризационные комиссии.

В таком случае рабочие инвентаризационные комиссии непосредственно занимаются проведением инвентаризации на местах хранения ценностей и оформлением необходимых инвентаризационных документов. Тогда как основная инвентаризационная комиссия выполняет по большей части организационные и контролирующие функции. Также она занимается установлением причин сверхнормативных недостач и потерь от порчи активов, а также формирует предложения по их урегулированию (п. 2.5 разд. ІІ Положения № 879).

В то же время они обязательно должны присутствовать во время проверки фактического наличия материальных ценностей на местах их пребывания.

5. Отсутствие членов комиссии или МОЛ: условия проведения инвентаризации

Инвентаризацию следует проводить полным составом инвентаризационной комиссии и в присутствии МОЛ. Это основное правило инвентаризации, которое прописано в абз. 5 п. 1 разд. ІІ Положения № 879.

Однако иногда возникают ситуации, которые вынуждают подстраиваться, чтобы выполнить упомянутое правило. Объясним, как действовать в случае отсутствия членов комиссии или МОЛ.

ОТСУТСТВИЕ ЧЛЕНОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННОЙ КОМИССИИ

Причины отсутствия могут быть разными: болезнь, командировка, переход на дистанционную работу и тому подобное. И в зависимости от причины отсутствия, варианты решения такой ситуации будут разными.

Болезнь, командировка. Если ожидается, что член комиссии или ее председатель будет отсутствовать непродолжительное время (например, в связи с командировкой), то решить эту ситуацию несложно. Для этого достаточно перенести срок начала инвентаризации.

Несколько сложнее, если сроки возвращения к работе работника точно не известны (как в случае продолжительной болезни) или нет возможности перенести сроки проверки. В таком случае вариант только один — обновить состав инвентаризационной комиссии. Для этого руководитель учреждения должен утвердить распорядительным документом новый состав такой комиссии. Соответственно уже новая комиссия в полном составе проведет годовую инвентаризацию.

Дистанционная работа. Другое дело, если работник, который входит в состав инвентаризационной комиссии, работает дистанционно.

Заметьте: дистанционная работа может вводиться приказом (распоряжением) работодателя без обязательного заключения трудового договора о дистанционной работе в письменной форме. Об этом напомнила Гоструда в своем письме от 27.10.2023 № 1866/2/2.2-ЗВ-23а (ср. USER_SHOW_ID). С таким приказом (распоряжением) работника следует ознакомить в течение двух дней со дня его принятия, но до введения дистанционной работы.

В таком случае заранее зафиксируйте в трудовом договоре или соответствующем приказе о дистанционной работе сочетание дистанционной работы работников — членов инвентаризационной комиссии с выполнением ими работы на рабочем месте.

Такие условия выполнения дистанционной работы предусмотрены ч. 6 ст. 60² КЗоТ* и п. 5 Типовой формы трудового договора о дистанционной работе, утвержденной приказом Минэкономики от 05.05.2021 № 913-21.

* Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71.

Наличие в трудовом договоре о дистанционной работе или соответствующем приказе вышеупомянутых требований поможет решить этот вопрос. При таких условиях достаточно будет лишь сообщить работникам (членам инвентаризационной комиссии), когда именно (дату и время) они должны присутствовать на рабочем месте для проведения годовой инвентаризации.

Следовательно дистанционная работа никоим образом не повод для отсутствия кого-либо из членов инвентаризационной комиссии во время ее осуществления, и подавно, для непроведения годовой инвентаризации.

Простой. Аналогичная ситуация с членами инвентаризационной комиссии, с которыми оформлен простой.

Предписанием ст. 34 КЗоТ предусмотрено: простой — это приостановка работы, вызванная отсутствием организационных или технических условий, необходимых для выполнения работы, неотвратимой силой или другими обстоятельствами.

Однако в упомянутой норме КЗоТ не определено, где в период простоя должны находиться работники учреждения: дома или на рабочем месте. Выходит, что этот вопрос полностью передан на откуп руководителю учреждения. А следовательно, в приказе о простое следует, в частности, прописать необходимость пребывания определенных работников во время простоя на рабочих местах.

Таким образом, простой не помешает участию членов инвентаризационной комиссии в проведении инвентаризации.

ОТСУТСТВИЕ МОЛ

Зато все значительно сложнее с отсутствием МОЛ. Ведь заменить МОЛ другим работником не так уж и просто. Но в зависимости от причины отсутствия такого лица также может быть несколько вариантов решения такой ситуации.

Болезнь. Самый простой вариант, если есть возможность, — подождать окончания больничного МОЛ и только потом продолжить инвентаризацию. Зато пока болеет одно МОЛ, инвентаризационная комиссия может проверить наличие и состояние материальных ценностей на ответственном хранении у другого МОЛ. Или, как вариант, — заняться проверкой других объектов инвентаризации (состоянием расчетов с контрагентами, доходов, расходов и тому подобное).

Другое дело, если установленные сроки проведения инвентаризации соответствующих активов подходят к концу, а МОЛ все еще болеет. Единственный вариант — перенести такую проверку на более поздний срок. В этом случае руководитель учреждения своим распорядительным документом должен назначить новую дату проведения инвентаризации.

Продолжительное отсутствие. Но наиболее сложная ситуация — когда МОЛ отсутствует продолжительное время и предусмотреть дату, когда оно сможет вернуться к выполнению своих прямых обязанностей, абсолютно не возможно.

Тут отметим: решить эту ситуацию следует сразу, как только стало известно о продолжительном отсутствии МОЛ. И в любом случае не стоит откладывать такую процедуру до момента проведения годовой инвентаризации.

Поэтому выход только один — передать материальные ценности другому лицу путем проведения инвентаризации.

То есть передачу материальных ценностей от одного МОЛ другому следует осуществлять по итогам инвентаризации, которая в этом случае является обязательной. Такое требование четко прописано в п. 7 разд. І Положения № 879.

Причем проверка должна охватывать именно те материальные ценности, которые находятся на ответственном хранении «первого» МОЛ. Такую инвентаризацию необходимо проводить в день приема-передачи дел.

Заметьте: инициировать проведение инвентаризации в случае смены МОЛ должен руководитель учреждения. Поскольку именно на него возложена ответственность за сохранность имущества учреждения. Поэтому он имеет достаточно полномочий для того, чтобы организовать учет и контроль за сохранностью активов учреждения. Соответственно в случае непредвиденного отсутствия МОЛ именно руководитель должен обеспечить передачу материальных ценностей другому лицу.

Во время передачи материальных ценностей другому МОЛ целесообразно придерживаться такого алгоритма действий:

1) руководитель учреждения издает приказ о проведении инвентаризации в связи с изменением МОЛ. Среди прочего, в этом распорядительном документе следует определить сроки проведения проверки и назначить членов инвентаризационной комиссии;

2) заключаем договор о полной материальной ответственности с новым МОЛ;

3) проводим инвентаризацию имущества в присутствии нового МОЛ.

Во время такой инвентаризации новое МОЛ передают ценности в присутствии руководителя и главного бухгалтера учреждения. В подтверждение передачи ценностей составляют Акт приема-передачи материальных ценностей с подписями указанных лиц. Такой акт оформляют в произвольной форме в день передачи дел;

4) в случае инвентаризации в связи со сменой МОЛ составляем инвентаризационные описи в общем порядке, а после окончания инвентаризации отражаем ее результаты в протоколе инвентаризационной комиссии.

Таким образом, на момент проведения или подготовки к проведению годовой инвентаризации материальные ценности будут находиться на ответственном хранении нового МОЛ. И уже в присутствии такого МОЛ комиссия учреждения проведет стандартную годовую инвентаризацию.